Ngày đăng: 19/05/2022 – Ngày cập nhật: 28/05/2022
Phần mềm CRM bất động sản được xem là công cụ hỗ trợ cho việc quản lý, chăm sóc khách hàng hiệu quả nhất hiện nay. Đây là giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng, cải thiện doanh số cho doanh nghiệp. Vậy CRM cho bất động sản là gì? Cần lưu ý những yếu tố nào khi triển khai? Cùng tìm hiểu tất tần tật trong bài viết dưới đây.
Các vấn đề doanh nghiệp gặp phải trong ngành bất động sản
Việc quản lý khách hàng, dự án bất động sản mà không có sự trợ giúp của phần mềm khiến doanh nghiệp gặp không ít khó khăn. Một số vấn đề cơ bản doanh nghiệp bất động sản thường gặp phải:
Quản lý bằng excel khó tổng hợp thông tin
Đa số các doanh nghiệp bất động sản chọn sử dụng excel để quản lý thông tin khách hàng. Tuy nhiên, việc này dẫn đến mỗi nhân viên, nhóm kinh doanh sẽ quản lý theo một cách khác nhau. Khi cần báo cáo, việc tổng hợp mất nhiều thời gian. Việc lưu trữ trên nhiều file excel dễ nhầm lẫn, bỏ sót cho nhân viên. Ngoài ra, nhân viên sẽ gặp tình trạng trùng lặp khách. hàng do không có công cụ kiểm tra.
Thiếu công cụ thống kê, đo lường
Việc quản lý thủ công hay bằng excel không giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan tình hình tăng trưởng khách hàng của công ty. Việc kiểm soát chi phí để có khách hàng hay các chi phí marketing khác cũng khó thống kê và đo lường. Quá trình ghi nhận khách hàng về từ nguồn nào, chi phí nguồn đó như thế nào, chi phí trên mỗi khách hàng ở mỗi nguồn là bao nhiêu? Các chỉ số này thường không được tính chi tiết nếu như bạn không có sự hỗ trợ từ phần mềm. Quá trình tổng hợp báo cáo khách hàng tiềm năng cũng mất nhiều thời gian. Cấp quản lý không thể chủ động xem báo cáo mà phải đợi nhân viên tổng hợp thông tin.
Không có hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng
Thông thường, khách hàng sẽ được chuyển từ bộ phận marketing xuống cho nhân viên kinh doanh và lưu trữ thông tin trên excel. Các thông tin này phụ thuộc quá nhiều vào nhân viên. Trường hợp nhân viên nghỉ, file excel lưu trữ bị lỗi, máy tính bị hư, nhân viên nghỉ việc… dữ liệu bị mất và hầu như không thể lấy lại.
Không kiểm soát được quá trình chăm sóc khách hàng
Quá trình chăm sóc khách hàng đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh. Tư vấn khách hàng ngay khi nhận yêu cầu sẽ mang lại chuyển đổi cao hơn. Chính vì vậy, việc kiểm soát quá trình chăm sóc khách của nhân viên là cần thiết. Tuy nhiên, công cụ thủ công không giúp nhà quản trị theo dõi quá trình này nhanh chóng và chi tiết nhất. Hậu quả dẫn đến mất khách, nhân viên chăm khách không tốt nhưng quản lý không phát hiện ra vấn đề để xử lý.
Rò rỉ thông tin khách hàng ra bên ngoài
Thông tin khách hàng đóng vai trò quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nếu không bảo mật sẽ dễ bị tuồn ra bên ngoài cho các đối thủ hiện tại trên thị trường. Việc quản lý bằng sổ sách hay các file excel sẽ khó kiểm soát lịch sử truy cập của nhân viên. Vì vậy thông tin khách hàng dễ bị sao chép.
Thiếu liên kết giữa các bộ phận trong công ty
Khi không có một hệ thống để xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp, mỗi bộ phận quản lý một cách riêng dẫn đến thiếu sự thống nhất. Điển hình, các phòng ban phải nhập liệu lại nhiều lần cùng 1 trường thông tin nếu không có phần mềm tự động, liên kết các bộ phận với nhau. Từ đó là giảm hiệu suất làm việc của từng nhân viên và toàn doanh nghiệp.
Phần mềm CRM bất động sản là gì?
Phần mềm CRM được viết tắt từ các cụm từ Customer Relationship Management. Đây là phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động quan hệ và chăm sóc khách hàng. Phần mềm CRM Bất động sản là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng toàn diện, dành riêng cho ngành bất động sản.
Trước tình hình thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp bất động sản cần sự hỗ trợ từ các phần mềm để phát triển tốt mối quan hệ với khách hàng. CRM bất động sản ra đời để giúp doanh nghiệp cải thiện trải nghiệm dịch vụ của khách hàng, hài lòng và tin tưởng đối với thương hiệu và mang tới doanh thu lâu dài.
Chức năng chính của phần mềm CRM bất động sản là lưu trữ thông tin khách hàng, phân loại khách hàng và lưu vết lịch sử tương tác giữa khách hàng và nhân viên. Từ đó công ty sẽ phân tích được các chiến dịch truyền thống nào mang lại hiệu quả cao. Đồng thời, công ty cũng nắm bắt được nhu cầu, xu hướng thay đổi của thị trường để đưa ra chiến lược truyền thông, kinh doanh phù hợp.
Với các phần mềm CRM được xây dựng trên nền tảng đám mây, doanh nghiệp có thể linh hoạt sử dụng trên cả máy tính và thiết bị di động. Các thông tin liên quan đến khách hàng được cập nhật, tra cứu một cách nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi.
CRM cho bất động sản giúp gì cho doanh nghiệp?
Phần mềm CRM bất động sản ra đời để giúp doanh nghiệp tận dụng công nghệ để phát triển mối quan hệ với khách hàng một cách đơn giản và tiết kiệm. CRM giúp doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu để thực hiện các chiến dịch truyền thông với cốt lõi “Gửi đúng thông điệp đến đúng khách hàng vào đúng thời điểm”
Quản lý, bảo mật thông tin khách hàng
Với phần mềm CRM bất động sản, thông tin khách hàng được cập nhật chi tiết và nhanh chóng. Các thông tin liên quan đến khách hàng như tên, số điện thoại, ngành nghề, nhu cầu tìm kiếm, ghi chú từ khách hàng… được cập nhật chi tiết cho nhân viên chăm sóc. Từ đó, nhân viên dựa trên các thông tin này để cá nhân hóa khi tương tác với khách hàng. Điều này góp phần làm khách hàng hài lòng và tăng trải nghiệm của người mua bất động sản tiềm năng.
Hệ thống cho phép data khách hàng trả về trực tiếp cho quản lý/nhân viên chăm sóc. Đồng thời, phần mềm cho phép phân quyền cho từng nhân viên truy cập. Cụ thể, chỉ quản lý và nhân viên chăm sóc mới có thông tin về khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp bảo mật được thông tin khách hàng đối với bên ngoài lẫn nội bộ.
Cải thiện và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên
Với sự hỗ trợ từ CRM bất động sản, nhân viên tiết kiệm được thời gian tìm kiếm, quản lý thông tin khách hàng. Nhân viên tập trung nhiều hơn vào phát triển bán hàng mang lại hiệu quả kinh doanh tốt hơn cho doanh nghiệp. Thay vì quản lý phải mất nhiều thời gian để phân chia công việc, kiểm soát tiến độ của nhân viên thì nhờ có hệ thống các việc này được tiến hành tự động. Nhân viên không mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo mà quản lý có thể trực tiếp xem trên phần mềm.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Theo một cuộc khảo sát, 80% khách hàng mong nhận được tư vấn trong vòng 1 tiếng, ngành bất động sản cũng không ngoại lệ. Hệ thống sẽ cập nhật thông tin nhanh chóng để nhân viên kinh doanh tiếp cận khách hàng. Chính vì vậy, khách hàng sẽ đánh giá được sự chuyên nghiệp, tận tâm trong cách làm việc của doanh nghiệp. Việc phản hồi nhanh chóng giúp khách hàng có thêm thiện cảm, niềm tin với công ty và sẵn lòng để có thêm các trao đổi chi tiết hơn. Đối với CRM, doanh nghiệp không chỉ cập nhật thông tin khách nhanh chóng mà còn có các hệ thống tự động như SMS, email để gửi thông báo đến khách hàng.
Quản lý hợp đồng, biểu mẫu của dự án
Ngoài việc quản lý các hoạt động liên quan đến khách hàng, CRM cho bất động sản còn hỗ trợ quản lý hợp đồng, biểu mẫu. Nhờ hệ thống, doanh nghiệp không còn mất nhiều thời gian, chi phí lưu trữ và tìm kiếm thông tin hợp đồng, hồ sơ khách hàng. Với phần mềm CRM cho ngành bất động sản, mỗi biểu mẫu sẽ có một mã riêng. Khi cần, nhân viên chỉ cần nhập mã để lấy thông tin.
Tăng trưởng doanh thu bán hàng
Không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí quản lý, CRM bất động sản còn là công cụ hỗ trợ đắc lực để thúc đẩy tăng trưởng doanh thu. Theo một cuộc khảo sát, doanh nghiệp có thể tăng trưởng doanh thu lên 37% nếu sử dụng CRM. Bằng việc hiểu rõ khách hàng, nhân viên dễ dàng tiếp cận và tư vấn gần với nhu cầu của khách để đẩy nhanh quá trình giao dịch.
Các tính năng cần thiết trong phần mềm CRM cho bất động sản
Thông thường, phần mềm CRM cho các ngành sẽ tương tự nhau. Tuy nhiên, bạn nên chọn các phần mềm có các tính năng được thiết kế chuyên biệt cho ngành bất động sản.
Quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng
Các phần mềm CRM bất động sản phải có chức năng tự động chuyển khách hàng từ kênh quảng cáo lên hệ thống cho quản lý/nhân viên sales. Các thông tin cần thiết như tên, số điện thoại, email, ngành nghề… được lưu sẵn trên CRM. Hệ thống sẽ phân loại khách hàng theo nguồn quảng cáo, nhu cầu, khu vực địa lý… Sau đó nhân viên dựa trên các thông tin có sẵn để tư vấn cho khách hàng đúng nhu cầu. Chức năng phân loại và chấm điểm ưu tiên chăm sóc theo nhu cầu của từng khách hàng.
Theo dõi hiệu quả của các chiến dịch truyền thông
Hệ thống CRM được tích hợp với các kênh quảng cáo của công ty để chuyển khách hàng trực tiếp đến nhân viên chăm sóc. Chức năng phân loại khách hàng theo nguồn, chiến dịch, link url giúp đội marketing phân tích, đánh giá được hiệu quả của các kênh quảng cáo. Từ đó, bộ phận marketing tối ưu được hoạt động quảng cáo và khai thác tối đa các kênh truyền thông mang lại khách hàng tiềm năng cho công ty.
Quản lý dự án, sản phẩm
Ngoài các chức năng liên quan đến CRM, doanh nghiệp bất động sản cần xem xét các hệ thống có sẵn các phân hệ khác như quản lý dự án, sản phẩm. Chức năng này cho phép quản lý thông tin liên quan đến dự án như giỏ hàng, vị trí, hình ảnh… Chức năng cập nhật tình trạng giỏ hàng (còn trống, đã cọc, đã bán) liên tục theo thời gian thực giúp nhân viên sales chủ động trong việc bán hàng.
Báo cáo hiệu quả kinh doanh
Đối với cấp quản lý, việc theo dõi được báo cáo real time là thực sự cần thiết. Chức năng tổng hợp báo cáo có trên hầu hết các phần mềm giúp giảm thời gian tổng hợp của nhân viên. Các loại báo cáo như doanh thu, doanh thu thuần, doanh thu theo dự án, doanh thu theo sàn phân phối, xu hướng thị trường, tốc độ tăng trưởng khách hàng… được cập nhật liên tục. Ngoài ra, hệ thống còn quản lý và báo cáo tiến độ hoàn thành công việc của từng nhân viên.
Quản lý hợp đồng, biểu mẫu
Tất cả hợp đồng mua bán, sang nhượng, booking… đề được hệ thống lưu trữ. Nhân viên không phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm. Các hạng mục khác như quản lý tiến độ thanh toán, chính sách hoa hồng, chiết khấu, quà tặng… cho từng dự án, sản phẩm cũng được cập nhật trên hệ thống để dễ theo dõi.
Theo dõi công nợ, tiến độ thanh toán
Mỗi phần mềm quản lý ngành bất động sản đều có chức năng quản lý công nợ, tiến độ thanh toán của từng hợp đồng. Mỗi khi đến hẹn thanh toán hệ thống tự động nhắc lịch cho nhân viên admin để thông báo khách hàng. Chức năng này góp phần đẩy nhanh tốc độ thanh toán của khách hàng.
Nguồn tham khảo:
1.www.realestateexpress.com: What Is a Real Estate CRM and Why Is It Important?
2. www.agilecrm.com: What is Real Estate CRM and How to Manage Customer Relationships With It