Những sai sót thường gặp khi làm kế toán thủ quỹ thu chi

Mục lục

Ngày đăng: 13/01/2021 – Ngày cập nhật: 07/12/2021

Nguồn: Bùi Thúy Hà, Facebook

Những sai sót thường gặp mà kế toán thủ quỹ thu chi hay mắc phải cụ thể như sau:

1. Chi phí quà, thưởng không có danh sách, bảng kê đính kèm như chi quà tết, quà biếu khách hàng, tổ chức hội nghị…

Không có các bảng kê mua hàng, địa chỉ mua hàng,…
Không có các giấy báo hỏng khi sửa chữa máy móc, công cụ dụng cụ.
Chi sửa chữa lớn không có biên bản bàn giao đưa vào sử dụng.
Chi đào tạo học nghiệp vụ thiếu quyết định cử đi học, chương trình kế hoạch học tập, làm việc; Chỉ có đề nghị thanh toán và hóa đơn tài chính.
Thanh toán chi phí xăng dầu: Thanh toán trên cơ sở thực chi ghi trên theo hóa đơn tài chính, không có định mức.
Chi từ quỹ dự phòng mất việc làm cho đào tạo tại chức cán bộ nhân viên, không có tài liệu giải trình về sự thay đổi công nghệ dẫn đến người lao động bị mất việc làm.
Thanh toán tiền lương cho nhân viên không có chữ ký xác nhận của người nhận tiền.
Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính logic về mặt thời gian.
Ngày trên hóa đơn trước ngày viết tờ trình.
Ngày trên đề nghị thanh toán sau ngày hóa đơn tài chính.
Ngày tháng trên các hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu không logic.

Cần thống kê để loại ra khỏi chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế như:

Thanh toán chi khoán tiền điện thoại chỉ có danh sách ký nhận, không có hóa đơn kèm theo. Phải có hóa đơn tài chính, còn việc khoán chỉ là căn cứ để khống chế mức chi.
Chi phí thuê nhà của cá nhân quá 100 triệu/năm không có hóa đơn tài chính (Mặc dù đây là chi phí thực tế của doanh nghiệp).
Thanh toán chi phí qua qua thẻ Mastercard chỉ kèm sao kê của ngân hàng, không có chứng từ gốc kèm theo.
Thanh toán chi độc hại bằng tiền mặt, không bằng hiện vật và có chứng từ gốc kèm theo.
Chi phí tiền nước, tiền điện thoại, hóa đơn tài chính không ghi tên, mã số thuế doanh nghiệp.

Các mẫu chứng từ sử dụng không đúng theo quy định hiện hành (Do các kế toán ít cập nhật các Thông tư, Nghị định,… hiện hành).
Lập các phiếu thu, phiếu chi không đầy đủ các yếu tố. Đây là sự bất cẩn của người kế toán. (Trong các phiếu thu, chi thiếu sót, sai sót một số yếu tố như: Thiếu chữ ký của những người có liên quan, không đánh số liên tục theo tuần tự số phiếu, không ghi đầy đủ chi tiết nội dung một cách rõ ràng).
Các chứng từ gốc không đầy đủ, không đảm bảo các yếu tố như hợp lý, hợp lệ.
Các hợp đồng được ký kết chưa đảm bảo thỏa mãn yêu cầu cần có của hợp đồng.
- Ký hợp đồng theo các luật cũ không còn giá trị trong thời điểm hiện tại.
- Hợp đồng không đưa ra đủ các thông tin, đưa các thông tin không chính xác so với thực tế, trình bày thiếu khoa học.
- Người ký kết trong bản hợp đồng không có đủ chức năng, thẩm quyền được ký.

Chưa theo dõi sát xao các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán:

Chưa có các sổ theo dõi tiến độ của các hợp đồng.
Chưa thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng.
Không lập các hợp đồng bổ sung khi có sự thay đổi về giá trị, khối lượng,… trong hợp đồng gốc.

Hạch toán sai tài khoản do không nắm vững mảng nguyên lý kế toán làm cho việc hạch toán sai. Dẫn đến hệ quả rất to lớn sau này.

Lập các phiếu thu, chi không đúng thời điểm, không phản ánh rõ ràng khiến quá trình hạch toán bị trùng lặp, không phản ánh đúng thời điểm nhận, chuyển tiền.
Lập phiếu chi sau khi đã chi tiền.
Ghi nhận thiếu trong hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị số dư tiền gửi tại một số ngân hàng (Phát hiện thông qua thủ tục đối chiếu xác nhận số dư với ngân hàng).
Một số đơn vị không tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt.
Quản lý việc thu – chi không có sự chặt chẽ: Không mở sổ quỹ hoặc mở nhưng ghi chép không đúng trình tự nhập, xuất quỹ nên sổ quỹ tiền mặt của một số ngày còn có hiện tượng dư âm, hoặc khi có sự chênh lệch giữa Sổ kế toán và tiền mặt kiểm kê thực tế. Rất khó phát hiện ra các nguyên nhân chênh lệch.

Chứng từ thu chi không được lưu trữ cẩn thận, an toàn.
Việc lưu trữ chưa có tính khoa học, hợp lý:
- Không có sự riêng biệt của các loại chứng từ như: Các chứng từ về công nợ được lưu trữ cùng với các chứng từ về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Không có sự phân biệt về thứ tự chứng từ, sự liên tục về mảng thời gian.
Các chứng từ còn thiếu các phụ lục đi kèm nhưng không có sự bổ sung kịp thời.
Lưu trữ các chứng từ tại những nơi an toàn, có khả năng chống cháy nổ cao.