Giới thiệu tổng quan về phần mềm quản lý nguồn nhân lực HRM

Ngày đăng: 28/10/2020 – Ngày cập nhật: 02/08/2021

Hiện nay, chúng ta được nghe nhiều về những cụm từ phần mềm nhân sự, phần mềm quản lý nguồn nhân lực hay phần mềm HRM rồi kéo theo đó các thuật ngữ HRM đám mây, quản lý tài năng (TMS)… làm không ít người cảm thấy bối rối và tự hỏi phần mềm HRM thực sự là gì, bao gồm những gì và nó mang lại lợi ích nào cùng vô vàn câu hỏi khác.

Bài viết này sẽ cố gắng hệ thống các hiểu biết hiện nay về phần mềm HRM để bạn đọc có cái nhìn tương đối đầy đủ về giải pháp quản lý này.

Để bắt đầu, ta hãy cùng làm rõ quản lý nguồn nhân lực (HRM – human resource management) là gì và những gì HRM thực hiện. Một khi đã hiểu được HRM là như thế nào, chúng ta sẽ dễ dàng hình dung được công việc của phần mềm HRM.

HRM là gì?

Theo umn.edu, quản lý nguồn nhân lực là quy trình tuyển dụng con người, đào tạo, khen thưởng, phát triển các chính sách liên quan đến họ và phát triển các chiến lược để giữ chân họ.

Trong quá khứ, HRM chỉ bao gồm xử lý tính lương, gửi thiệp sinh nhật cho nhân viên, tổ chức các chuyến đi chơi cho công ty, và đảm bảo việc điền mẫu / phiếu phải đầy đủ… nói cách khác, HRM lúc này giữ vai trò hành chính hơn là vai trò chiến lược.

Hiện nay, HRM bao gồm rất nhiều khía cạnh, giúp nó giữ vai trò ngày càng lớn (chiến lược) trong các tổ chức, có thể tóm tắt trong hình dưới đây.

Ảnh 1: medium.com

Phần mềm HRM là gì?

Như vậy, có thể hiểu phần mềm HRM là các ứng dụng CNTT giúp cho việc thực hiện các quy trình HRM trở nên dễ dàng hơn.

Phần mềm HRM bao gồm tất cả các hệ thống tuyển dụng và quản trị lực lượng lao động dùng để cải thiện hiệu quả kinh doanh. Mục đích của phần mềm HRM là kết hợp các quy trình hành chính và nguồn nhân lực vào một chỗ, từ đó nhà quản lý có thể phân công công việc, theo dõi – đánh giá tiến độ, và khen thưởng.

*** Lưu ý về khác biệt giữa HRIS, HCM và HRMS

Có khá nhiều từ viết tắt dùng để mô tả các giải pháp phần mềm HR khác nhau như HRM, TMS (talent management system – hệ thống quản lý tài năng), ATS (applicant tracking system – hệ thống theo dõi ứng viên) hoặc LMS (learning management system – hệ thống quản lý học tập)… nhưng 3 từ được dùng phổ biến là HRIS (human resource infomation system – hệ thống thông tin nguồn nhân lực), HCM (human capital management – quản lý vốn con người) và HRMS (human resource management system – hệ thống quản lý nguồn nhân lực).

Theo hrmsolutions.com, sự khác biệt của 3 từ này được tóm tắt như sau:

Ảnh 2: hrmssolutions.com

Lợi ích của phần mềm HRM

Phần mềm HRM giúp hợp lý hoá quy trình quản lý lực lượng lao động, khai thác tối đa tiềm năng của nhân viên. Sau đây là những lợi ích chính của phần mềm HRM:

1. Giúp tuyển dụng hiệu quả. Giúp chuẩn bị thông báo tuyển, đưa lên các trang tuyển dụng khác nhau, lựa chọn và đánh giá các ứng viên phù hợp với tiêu chí.
2. Giúp đánh giá đầy đủ về nhân viên và kỹ năng của họ. Tập trung thông tin nhân viên, giúp phát triển chuổi hành động thông minh hơn khi phân công công việc, nhờ đó nhân viên dễ dàng biết được hồ sơ chi tiết của mình và các trách nhiệm được giao, tự mình cập nhật thông tin nếu cần.
3. Giúp quản lý toàn diện lực lượng lao động. Đem tất cả các hoạt động liên quan đến HR vào một lớp duy nhất, nghĩa là bạn có thể phân công công việc, theo dõi tiến độ hay khen thưởng từ một giải pháp duy nhất, hiệu quả về chi phí.
4. Giúp nâng cao sự cộng tác. Cung cấp cho người dùng một panel (bảng) giao tiếp để họ có thể theo dõi các cập nhật gần nhất, bình luận về công việc hay chia sẻ ý tưởng.
5. Quản lý tính lương. Bảo đảm lương, phúc lợi cho nhân viên, giảm tình trạng nghỉ việc, tuân thủ các quy định về thuế.
6. Giúp đánh giá & khen thưởng chính xác. Một hệ thống tốt giúp theo dõi sự tiến triển của mỗi nhân viên và phát triển các thực tiễn chất lượng để đánh giá công việc, khen thưởng xứng đáng cho nhân viên. Một vài hệ thống còn giúp phát hiện các xu hướng hay hình mẫu tiêu cực.

Phân loại phần mềm HRM

Theo công nghệ và hình thức mua bán, phần mềm HRM cũng được phân loại tương tự như phần mềm ERP hay phần mềm CRM. Theo công nghệ sẽ có Windows-based, Web-based và Cloud based. Còn theo hình thức mua bán, ta có On-premise, Subscription và In-house.

Phần mềm HRM Online của FAST là web-based HRM.

Các tính năng của phần mềm HRM

Một số tính năng thường thấy của phần mềm HRM:

1. Cơ sở dữ liệu (CSDL) nhân viên. Chứa các trường thông tin về nhân viên, có khả năng báo cáo hoặc khai thác dữ liệu.
2. Chấm công.
3. Tính lương. Mọi dữ liệu nhân sự và tính lương được chứa trong một hệ thống duy nhất, không còn nhập trùng hay chuyển đổi dữ liệu.
4. Quản lý phúc lợi. Theo dõi các dữ liệu về phúc lợi của nhân viên, cho phép cài đặt và bổ sung vào kế hoạch phúc lợi.
5. Quản lý đánh giá kết quả và khen thưởng. Tự động hoá quy trình đánh giá, giảm các công việc giấy tờ liên quan, cho điểm nhân viên, thiết lập mục tiêu, theo dõi thành công và tiến độ.
6. Tuyển dụng. Là tính năng quen thuộc của HRM, gần đây các phương án tuyển dụng online mang lại những lợi ích đáng kể như hỗ trợ ứng viên tiềm năng nộp đơn trực tiếp trên website, hỗ trợ tìm được ứng viên phù hợp trong CSDL, hỗ trợ ứng viên thiết lập hồ sơ và theo dõi quy trình tuyển.
7. Quản lý đào tạo. Khả năng theo dõi các dữ liệu đào tạo cơ bản, chẳng hạn khi ai đó hoàn thành khoá học hoặc khi đến hạn đào tạo, khi nào nhân viên cần được đào tạo và đào tạo lại.
8. Kiểm soát vị trí (position control). Cung cấp các dữ liệu liên quan đến nhân viên như đào tạo, phát triển nhân viên, bậc lương, chức vụ…
9. Hoạch định kế thừa. Giúp nhà quản lý xác định con đường sự nghiệp của mỗi nhân viên, bao gồm và theo dõi các yêu cầu để đạt được. Tích hợp thẳng vào các hệ thống đánh giá kết quả hoặc quản lý đào tạo.
10. Tuân thủ (compliance). Cung cấp các báo cáo về việc tuân thủ các quy định của chính phủ.
11. Thông báo qua email. Thiết lập email tự động thông báo các sự kiện như sinh nhật, ngày kỷ niệm, ngày review, ngày cấp chứng chỉ, ngày đào tạo.
12. Quản lý tự phục vụ (manager self-service). Cho phép nhà quản lý xem, thay đổi hoặc duyệt thay đổi đối với dữ liệu nhân viên như nhân khẩu học, thời gian biểu, chấm công, quản lý kết quả, hoạch định kế thừa và thông tin lương.
13. Nhân viên tự phục vụ (employee self-service). Cho phép nhân viên truy cập, thay đổi dữ liệu của mình.
14. Cho phép chỉnh sửa. Tạo các trường người dùng tự định nghĩa để theo dõi các dữ liệu chưa được theo dõi.

Lựa chọn phần mềm HRM

Kpaonline.com gợi ý 10 bước như sau khi tìm kiếm và lựa chọn phần mềm HRM:

1. Nâng cao kiến thức về HRM. Cố gắng biết rõ những khả năng / năng lực mà phần mềm HRM mang lại.

2. Xác định các nhu cầu phần mềm HRM của mình. Bạn cần cực kỳ chi tiết khi xác định nhu cầu của mình, càng chi tiết, càng dễ lựa chọn đúng phần mềm phù hợp.

   Hãy hỏi những người sẽ sử dụng phần mềm xem họ cần gì. Hỏi bộ phận đào tạo, tính lương hay quản trị rủi ro. Hỏi luôn những người có thẩm quyền duyệt mua phần mềm, xem liệu tính năng hay phương án nào đó có phù hợp với lợi ích của họ.

   Càng nhiều người được tham gia vào quá trình này, khả năng bạn tìm được phần mềm đáp ứng nhu cầu của toàn tổ chức sẽ cao hơn.

3. Tạo một bảng Excel các yêu cầu chi tiết đối với phần mềm HRM sử dụng trong suốt quá trình đánh giá. Một vài ví dụ về các yêu cầu:

   a. Tích hợp HR và chấm công, tính lương

   b. Quản lý đào tạo

   c. Hỗ trợ định kì

   d. Số ngày triển khai

   e. Giá phần mềm

   f. Chi phí triển khai.

4. Xác định ngân sách cho phần mềm. Việc này quan trọng, vì có đến 70% trường hợp không được duyệt chi vì bị coi là trung tâm chi phí, không đáng để đầu tư. Nếu ngân sách hạn chế thì có thể xem xét sử dụng hình thức phần mềm đám mây, chi phí đầu tư ban đầu thấp, chỉ phải trả mức phí nhất định theo tháng.

5. Lựa chọn các nhà cung cấp phần mềm để bắt đầu đánh giá. Có thể hỏi các nhân sự của phòng HR, các chuyên viên, hoặc xin lời khuyên trên các group, diễn đàn hoặc trang blog, điều này sẽ rút ngắn quá trình lựa chọn.

6. Đánh giá các hệ thống của phần mềm HRM. Cần đảm bảo bản demo phần mềm có chính xác các năng lực và yêu cầu bạn đưa ra, đặt thêm câu hỏi cho nhà cung cấp để có đánh giá chính xác hơn.

7. Nghiên cứu từng công ty phần mềm HRM. Rút ngắn danh sách nhà cung cấp (ví dụ, từ 5 xuống 2), và tìm hiểu thêm các vấn đề, chẳng hạn họ đã kinh doanh được bao lâu, có bao nhiêu khách hàng, khách hàng nói về họ ra sao.

8. Thiết lập các mong đợi khi triển khai và mức giá. Để chi phí của dự án luôn trong tầm kiểm soát, điều quan trọng là bạn phải định nghĩa phạm vi dự án càng chi tiết càng tốt.

9. Ra quyết định mua.

10. Đạt được sự chấp thuận cho quyết định mua. Hai yếu tố quan trọng của bước này là sự đồng thuận nhóm, nghĩa là càng nhiều người hoặc bộ phận đồng tình với giải pháp được chọn thì càng tốt; và sự diễn giải chi phí hợp lý (chú trọng vào giá trị gia tăng mà phần mềm mang lại).

Lịch sử phát triển và xu hướng tiếp theo của phần mềm HRM

Hãy cùng điểm qua các cột mốc của phần mềm HRM trên thế giới và xu hướng phát triển của nó:

• Những năm 1970, lần đầu tiên các máy tính lớn (mainframes) được sử dụng để tạo các báo cáo đơn giản, và quản lý các chức năng liên quan đến tính lương.

• 1979, SAP phát hành R/2, có tích hợp các tính năng HR vào ERP, lần đầu tiên người dùng có thể kết hợp các dữ liệu quan trọng vào môi trường máy tính lớn.

• 1987, Oracle phát hành Peoplesoft, một cột mốc quan trọng vì ứng dụng được thiết kế trên máy chủ – máy khách thay vì máy tính lớn như trước đó. Đây còn là hệ thống đầu tiên được xây dựng để đáp ứng các yêu cầu của HRM.

• Đầu những năm 1990, Oracle phát hành HR ERP, giúp thực hiện các chức năng HR quan trọng như báo cáo, tính lương, học tập, tuyển dụng và các nhiệm vụ quan trọng khác.

• Cuối những năm 1990, sự mở rộng của internet đánh dấu sự dịch chuyển từ máy chủ – máy khách sang các sản phẩm HRM chạy trên nền web, làm giảm nhu cầu cài đặt ứng dụng trên máy tính văn phòng.

• Đầu những năm 2000, các hệ thống chuyên biệt (best of breed) trở nên phổ biến, tập trung vào các khu vực HR chuyên biệt như tuyển dụng, thay vì phần mềm một cỡ vừa cho tất cả.

• 2006, giới thiệu các giải pháp trên nền điện toán đám mây, đánh dấu sự gia tăng số lượng các công ty sử dụng phần mềm HRM.

• 2014, sự phổ biến của di động và tablet thúc đẩy nhà cung cấp hỗ trợ truy cập trên các nền tảng di động phổ biến.

• 2015, để thúc đẩy và khuyến khích nhân viên, các doanh nghiệp bắt đầu sử dụng HRM với các tính năng game hoá, giúp môi trường làm việc hấp dẫn với nhân viên hơn, có thêm điểm nếu làm tốt công việc và đổi điểm thành tiền.

• 2016, các nhà tuyển dụng sử dụng ngày càng nhiều các hệ thống HRM hỗ trợ tuyển dụng bằng video, giảm thời gian đi lại và giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền cho quy trình phỏng vấn, tuyển dụng.

• Hiện nay, một số phần mềm HRM đã hỗ trợ nhận được các phản hồi theo thời gian thực nhờ các ứng dụng mạng xã hội, phân tích dữ liệu lớn (Big Data) về kết quả công việc và sự gắn kết của nhân viên.

Người ta dự đoán xu hướng trong tương lai của phần mềm HRM như sau:

• Các quy trình HR sẽ được tự động hoá để tiết kiệm thời gian, tăng năng suất.

• Nhà cung cấp phần mềm HRM làm cho ứng dụng thân thiện người dùng hơn.

• Tuyển dụng đặt trọng tâm vào ứng viên và cá nhân hoá hơn.

• Gia tăng nhu cầu đối với các công cụ HRM chuyên dụng.

Phần mềm HRM tại Việt Nam

Dù không rõ thời gian hình thành nhưng thị trường phần mềm HRM tại Việt Nam hiện nay đang rất sôi động với nhiều nhà cung cấp tham gia.

Do trình độ phát triển phần mềm tương đối chậm hơn so với thế giới, nên các tính năng được trang bị trên phần mềm HRM của Việt Nam chỉ đáp ứng các yêu cầu cơ bản như chấm công, tính lương, theo dõi nhân viên, lên lịch đào tạo… chứ chưa có (hoặc có nhưng rất ít doanh nghiệp sử dụng) các tính năng cao cấp hơn như phân tích hay cung cấp các báo cáo nhân sự có tính chiến lược cho đội ngũ quản lý.

Chi phí mua và sử dụng phần mềm HRM ở Việt Nam cũng đa dạng, tuỳ theo nhà cung cấp,  phân hệ hay số người dùng mà sẽ có những mức giá khác nhau.

• Với phần mềm HRM Web-based, bạn có thể tham khảo mức giá mà FAST cung cấp tại đây.

Kết bài

Như vậy, chúng ta vừa xem qua các thông tin rất cơ bản về phần mềm HRM, qua đó hy vọng bạn đọc có có nhìn đầy đủ hơn về ứng dụng này, thấy được vai trò chiến lược của HRM hay phần mềm HRM trong các tổ chức ngày nay.

Nguồn tham khảo:

1. Medium.com

2. Umn.edu

3. Hrmssolutions.com

4. Financesonline.com

5. Kpaonline.com

6. Techtarget.com