Ngày đăng: 19/07/2021 – Ngày cập nhật: 30/07/2021
Phần mềm kế toán hiện đã trở nên phổ biến. Sinh viên ngành kế toán đã được học sử dụng phần mềm. Tuy nhiên không phải mọi doanh nghiệp đều chọn được một phần mềm kế toán phù hợp cho mình. Dưới đây là một số gợi ý về các tiêu chí cần xem xét để lựa chọn được một phần mềm kế toán cũng như nhà cung cấp phù hợp.
Có thể đưa ra 5 tiêu chí sau để sử dụng khi lựa chọn phần mềm kế toán.
- Phần mềm kế toán phải phù hợp với quy mô của doanh nghiệp
- Phần mềm kế toán phải phù hợp với loại hình hoạt động của doanh nghiệp
- Phần mềm kế toán phải đáp ứng các yêu cầu về quản trị và tính giá thành
- Phần mềm kế toán phải phù hợp với yêu cầu đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp
- Phần mềm kế toán phải phù hợp đối với yêu cầu về công nghệ.
Hãy xem xét chi tiết từng tiêu chí.
1. Phần mềm kế toán phải phù hợp với quy mô của doanh nghiệp
Mỗi phần mềm kế toán chỉ phù hợp với một quy mô của doanh nghiệp.
Về quy mô của doanh nghiệp có thể chia ra thành các loại: siêu nhỏ, nhỏ và vừa, vừa và lớn.
Để cho thuận tiện có thể tạm xác định quy mô của doanh nghiệp như sau: nếu như doanh nghiệp chỉ có 1 kế toán thì có thể thuộc nhóm doanh nghiệp siêu nhỏ; có từ 2-7 kế toán là doanh nghiệp nhỏ và vừa; trên 7 kế toán là doanh nghiệp vừa và lớn.
Khi lựa chọn phải xác định, có thể hỏi nhà cung cấp, xem phần mềm dành cho doanh nghiệp có quy mô như thế nào. Cũng có thể xem danh sách khách hàng xem các khách hàng sử dụng thuộc quy mô nào.
2. Phần mềm kế toán phải phù hợp với loại hình hoạt động của doanh nghiệp
Về loại hình hoạt động có thể tạm chia doanh nghiệp thuộc các nhóm sau:
- Các doanh nghiệp dịch vụ
- Các doanh nghiệp thương mại
- Các doanh nghiệp xây lắp
- Các doanh nghiệp sản xuất
- Các cá nhân làm dịch vụ kế toán.
Mỗi loại hình hoạt động có các yêu cầu riêng. Vì vậy, khi lựa chọn phải nắm rõ phần mềm kế toán đang tìm hiểu chuyên sâu cho loại hình hoạt động nào của doanh nghiệp, hoặc phần mềm đó có các phiên bản dành riêng cho từng loại hình hoạt động của doanh nghiệp không. Một phần mềm kế toán “chung chung”, không tách riêng theo loại hình sẽ khó đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.
3. Phần mềm kế toán phải đáp ứng các yêu cầu về quản trị và tính giá thành
Kế toán được chia thành 2 mảng: kế toán tài chính và kế toán quản trị.
- Kế toán tài chính là đáp ứng các yêu cầu về sổ sách và báo cáo cho các cơ quan nhà nước, các nhà đầu tư, ngân hàng.
- Kế toán quản trị phục vụ nhu cầu quản trị nội bộ của công ty, đó là cung cấp các báo cáo phân tích số liệu về bán hàng, khách hàng, mua hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho, phân tích chi phí… Các báo cáo quản trị phân tích số liệu theo nhiều chiều, nhóm số liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau và các báo cáo phân tích số liệu theo thời gian…
Đối với các doanh nghiệp xây lắp và sản xuất thì phần mềm phải đáp ứng tốt việc tính giá thành. Các phần mềm kế toán thông thường chỉ tính được giá thành đơn giản. Để tính được giá thành phức tập cần có phần mềm kế toán chuyên sâu cho bài toán này.
4. Phần mềm kế toán phải phù hợp với yêu cầu đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp
Các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn thì thường có yêu cầu cao hơn đối với phần mềm kế toán, cần phải đáp ứng các đặc thù của ngành nghề.
Ngành nghề thì rất đa dạng, mỗi ngành nghề có yêu cầu đặc thù riêng: thuỷ hải sản, vật liệu xây dựng, hoá chất, bán lẻ, bán buôn, hậu cần logistic, nhà hàng, du lịch…
Cần phải hỏi nhà cung cấp xem phần mềm có đáp ứng các yêu cầu đặc thù ngành nghề không hoặc xem danh sách khách hàng của ngành nghề đang tìm hiểu.
5. Phần mềm kế toán phải phù hợp đối với yêu cầu về công nghệ
Liên quan đến công nghệ thường xem xét các vấn đề sau:
- Phần mềm là ứng dụng windows-based hay là ứng dụng web-based
- Phần mềm là ứng dụng người dùng mua về cài đặt hay là ứng dụng đám mây
- Phần mềm chạy được trên các hệ điều hành nào hay là chạy được trên các trình duyệt (web browser) nào.
- Sử dụng cơ sở dữ liệu nào.
Tiếp theo, hãy đến với các tiêu chí giúp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp:
1. Nhà cung cấp phải có đủ “thâm niên” hoạt động
Thời gian hoạt động của nhà cung cấp là một tiêu chí quan trọng, nó nói lên độ bền vững của doanh nghiệp. Khách hàng mua phần mềm kế toán để sử dụng trong nhiều năm chứ không chỉ dùng trong 1 thời gian ngắn rồi bỏ.
Theo yêu cầu của cơ quan thuế thì chứng từ, sổ sách kế toán phải lưu trữ 10 năm mới được quyền tiêu huỷ. Trong thời đại máy tính ngày này, khi xem xét số liệu kế toán thì xem bằng phần mềm, vì vậy phần mềm cũng nên giữ sử dụng trong thời gian tương ứng.
2. Nhà cung cấp phải có dịch vụ tư vấn ứng dụng chuyên nghiệp
Mặc dù hiện nay phần mềm kế toán đã khá phổ biến, tuy nhiên để khai thác hiệu quả phần mềm kế toán thì cần có dịch vụ tư vấn ứng dụng chuyên nghiệp. Nếu chỉ mua về và tự cài đặt, tự tìm hiểu để khai thác thì sẽ không hiệu quả.
Khách hàng và nhà cung cấp phần mềm cần trao đổi làm việc với nhau về bài toán, về các yêu cầu để đưa ra giải pháp phù hợp. Ví dụ:
- Cần tư vấn và thống nhất cách tổ chức danh mục tài khoản, bộ phận hạch toán, khoản mục phí như thế nào để đáp ứng yêu cầu về theo dõi các lĩnh vực kinh doanh, các trung tâm chi phí và lợi nhuận, phân tích về chi phí…
- Cần tư vấn về cách mã hoá và phân nhóm các danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hoá, hợp đồng… như thế nào để đáp ứng các yêu cầu về phân tích số liệu cho các đối tượng nêu trên;
- Cần tư vấn về quy trình xử lý các nghiệp vụ đặc thù, và đặc biệt là tư vấn về thiết lập các mã, các tham số… để tính được giá thành sản phẩm đối với các doanh nghiệp xây lắp hoặc doanh nghiệp sản xuất.
[ Xem thêm: Quy trình tư vấn ứng dụng phần mềm ]
Trong tài liệu [1] có đưa dẫn các tiêu chí khác nhau mà người lần đầu mua phần mềm kế toán và người mua phần mềm kế toán đã có kinh nghiệm (lần mua thứ 2). Các tiêu chí này do hãng kiểm toán và tư vấn Deloitte và Touche thực hiện khảo sát.
Đối với người mua lần đầu thì 3 tiêu chí xếp đầu là giá, dễ triển khai và dễ sử dụng.
Nhưng đối với người mua có kinh nghiệm thì 3 tiêu chí xếp đầu là tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp, nhà cung cấp có danh tiếng và phần mềm phải phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
Có thể bạn lần đầu tiên đang tìm mua phần mềm kế toán, nhưng hãy sử dụng các tiêu chí lựa chọn của những người mua có kinh nghiệm, để tránh việc sau một thời gian ngắn lại phải đi tìm mua phần mềm kế toán khác để thay thế.
Tài liệu tham khảo