Ngày đăng: 19/07/2021 – Ngày cập nhật: 26/07/2021
Khi công ty phát triển thì nhu cầu của nó cũng thay đổi. Các doanh nghiệp quy mô nhỏ thường bắt đầu bằng việc sử dụng những giải pháp kế toán căn bản, đơn giản như Fast Book, QuickBooks hoặc lựa chọn sử dụng các bảng tính Excel và Access.
Việc sử dụng những phần mềm này chỉ tốt trong thời gian đầu. Khi quy trình xử lý thủ công như vậy trở nên phức tạp và nặng nề, là lúc các doanh nghiệp nên bắt đầu suy nghĩ về những giải pháp tài chính mạnh hơn, hay thậm chí là giải pháp ERP – sẽ tích hợp các quy trình và số liệu ở những phòng ban khác nhau.
Làm thế nào để biết được thời điểm cần phải thay đổi?
Thực tế không có câu trả lời nào là chính xác bởi bản chất mỗi doanh nghiệp là khác nhau với những mục tiêu, nguồn lực, ngân sách, quản lý và văn hóa riêng biệt, tất cả những điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến sự sẵn sàng và quyết tâm thay đổi.
Tuy nhiên, bạn có thể tiến gần hơn đến việc tìm ra thời điểm công ty sẵn sàng bằng việc tiến hành một vài đánh giá nhỏ về nhu cầu trước khi thay đổi.
Dưới đây là 6 tiêu chí quan trọng cần xem xét để biết là doanh nghiệp cần chuyển từ giải pháp tài chính hiện tại và bắt đầu mua một hệ thống phần mềm chuyên sâu hơn.
1. Chuyên sâu / Toàn diện
Một câu hỏi tốt cần đặt ra là doanh nghiệp cần những chi tiết ở mức nào và ở những lĩnh vực nào? Phần mềm kế toán quản lý các khoản phải thu và phải trả, hoạch định ngân sách, lương bổng tốt, nhưng có phải doanh nghiệp chỉ cần mỗi kế toán?
Một giải pháp tài chính toàn diện hơn có thể bao quát được vấn đề quản lý hàng tồn kho hoặc phân tích tài chính.
Hiện nay, các doanh nghiệp lớn có lẽ cần đến một hệ thống ERP, giải pháp tích hợp các phòng ban về tài chính, nhân sự, phân phối / sản xuất, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và thêm một số vấn đề khác. Tuy nhiên, ERP là tương đối đắt và mất nhiều thời gian để triển khai.
Vì vậy, có lẽ những giải pháp kế toán của các công ty phần mềm tầm trung là tương đối toàn diện – họ có thể tích hợp hoặc cung cấp thêm các giải pháp khác với mức chi phí sở hữu (tiền phần mềm, triển khai và hỗ trợ vận hành) thấp hơn.
2. Ra quyết định
Tại một thời điểm nào đó, các doanh nghiệp bắt đầu đưa ra nhiều hơn những quyết định dựa trên các số liệu, chứ không chỉ dựa hoàn toàn vào khả năng hiểu biết / chuyên gia cùng với một ít dữ liệu kế toán là được.
Thời gian cũng quan trọng – chính vì thế, một vài hệ thống tiên tiến đã tích hợp các dữ liệu thời gian thực với nhau. Bạn hãy tự đánh giá xem liệu việc đưa ra những quyết định này cần dựa trên thông tin chi tiết đến mức nào và tầm quan trọng của việc có sẵn những dữ liệu này ngay khi bạn cần?
Nếu việc kinh doanh của bạn trở nên phức tạp hơn, bạn sẽ cần đến ứng dụng phân tích thông minh (BI) với số liệu tài chính của mình.
3. Tự động hóa
Tự động hóa nghĩa là tăng tốc độ xử lý so với làm thủ công trước đó. Vì thế, câu hỏi đặt ra liên quan đến tự động hóa để giúp tiết kiệm thời gian nói chung là sẽ ứng dụng hệ thống mới hay tiếp tục thực hiện công việc theo phương thức thủ công?
4. Tích hợp
Liệu rằng hệ thống đang sử dụng có giải quyết những vấn đề mong muốn, cung cấp những thông cần thiết chia sẻ giữa các phòng ban và gửi đến đúng nơi cần?
Mỗi phần mềm cho từng phòng ban có thể là tốt, nhưng có thể các báo cáo lại không trùng khớp, và các quá trình thì bó gọn trong từng phòng ban mà doanh nghiệp thì lại cần kết nối bằng một hệ thống ERP hoặc một hệ thống tích hợp khác.
ERP thiết lập các ứng dụng giúp các bộ phận có thể chia sẻ các số liệu về các hoạt động, bao gồm sản xuất, nhân sự, mua / bán hàng, tài chính và nhiều thứ khác. Hệ thống ERP cung cấp cơ sở dữ liệu chung cho tất cả các ứng dụng và có giao diện nhất quán.
5. Phù hợp
Tại thời điểm xem xét những hệ thống thực hành tốt nhất trong ngành cần lưu ý liệu công ty có cần phải tuân theo các điều luật và tiêu chuẩn của Nhà nước?
Một hệ thống ERP sẽ khiến cho việc tuân thủ này trở nên đơn giản hơn bởi nó tích hợp những chuẩn thực hành cho các quy trình kinh doanh.
6. An toàn / Trách nhiệm
Mặc dù không phải lúc nào cũng đứng đầu danh sách các tiêu chí, nhưng việc đánh giá mức độ an toàn cần thiết của doanh nghiệp cũng rất hữu ích.
Hệ thống ERP kiểm soát được nhiều hơn, bao gồm cả vấn đề an toàn, kiểm soát… sẽ khiến mọi thứ trở nên dễ dàng hơn nếu doanh nghiệp của bạn muốn đạt tới một tiêu chuẩn an toàn nhất định.
Bước kế tiếp: So sánh các phần mềm với nhau
Việc đầu tư vào một giải pháp phần mềm mới hay phiên bản cập nhật của nó là một sự cam kết quan trọng và tất cả các doanh nghiệp đều thu được lợi ích thông qua việc phân tích các quá trình kinh doanh trước khi bắt đầu quy trình lựa chọn phần mềm.
Bạn muốn chắc chắn rằng bạn đầu tư đúng thứ bạn cần và bạn sẽ thu được đầy đủ lợi ích từ giải pháp mới đó, vì vậy một hệ thống ERP sẽ thỏa mãn những yêu cầu đó bởi nó sẽ đem lại cho bạn cái nhìn toàn diện và sâu hơn, tăng khả năng ra quyết định của bạn, nhưng những giải pháp tích hợp thì rất tốn thời gian và nhân lực để thực hiện, và có thể rất đắt đỏ, đòi hỏi những thay đổi lớn trong quy trình làm việc của nhân viên.
Hãy xem xét những tiêu chí nêu trên, và nếu bạn muốn nhiều hơn những gì đang có ở nhiều hơn một tiêu chí, thì có lẽ nên nâng cấp hệ thống hiện tại và cần một hệ thống phù hợp hơn.
Catherine Muir (YếnPTB dịch)