A-Z về Phần mềm kế toán (P.2): Những câu hỏi cơ bản

Ngày đăng: 19/07/2021 – Ngày cập nhật: 30/07/2021

Càng mơ hồ trong việc hiểu được phần mềm kế toán, và những giá trị nó mang lại, bạn càng dễ mắc sai lầm khi lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp của mình.

Với Phần 1 của A-Z về Phần mềm kế toán, chúng ta đã có bức tranh tổng thể về lịch sử hình thành và phát triển của nghề kế toán, một quá trình dài gắn liền với xã hội loài người từ thuở ban đầu với các phép cộng trừ đơn giản, rồi dần hoàn thiện về kỹ thuật khi hoạt động kinh doanh của con người phát triển lên mức độ cao hơn và thời điểm năm 1955 được coi như điểm đánh dấu sự ra đời của phần mềm kế toán, kéo theo đó là bước phát triển vượt bậc cả về công nghệ, phạm vi ứng dụng và số lượng nhà cung cấp tham gia vào thị trường này.

Vậy đến nay, phần mềm kế toán đã phát triển ra sao và nếu có nhu cầu về phần mềm kế toán, chúng ta phải dựa trên điều gì để có được quyết định đúng đắn?

Phần 2 sẽ tập trung làm rõ những vấn đề hoặc câu hỏi được đặt ra liên quan đến phần mềm kế toán, từ việc định nghĩa phần mềm kế toán là gì, chúng ta sẽ lần lượt đi qua các câu hỏi cơ bản nhất về phần mềm kế toán, đó là:

• Vai trò và lợi ích của phần mềm kế toán với doanh nghiệp
• Phân loại các phần mềm kế toán có mặt trên thị trường hiện nay
• Phân biệt sự khác nhau giữa phần mềm kế toán và giải pháp ERP
• Các đặc điểm của một phần mềm kế toán tốt

Các hiểu biết này đạt được thông qua việc tham khảo và tổng hợp từ nhiều nguồn tài liệu và bài viết về phần mềm kế toán (được dẫn vào cuối bài). Mong rằng với các thông tin được cung cấp, doanh nghiệp và các tổ chức sẽ có bức tranh chi tiết và đầy đủ hơn, làm cơ sở đủ mạnh để ra quyết định tốt khi lựa chọn phần mềm kế toán cho mình.

Vậy ta hãy bắt đầu!

Phần mềm kế toán là gì?

Trải qua nhiều năm tháng thay đổi, cho đến nay phần mềm kế toán vẫn giữ một ý nghĩa nhất quán, vẫn là…

Một phần mềm máy tính có chức năng ghi nhận và xử lý các giao dịch mà công việc kế toán phải thực hiện mỗi ngày như các khoản phải thu, các khoản phải trả, số cái, tiền lương, bảng cân đối thử… và từ đó cung cấp các báo cáo, phân tích nhanh chóng giúp doanh nghiệp có nhiều thông tin trong việc ra quyết định.

Trong thời đại kỹ thuật số, kể cả doanh nghiệp nhỏ nhất cũng thu được nhiều lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán, không chỉ giúp giảm thiểu lỗi con người trong tính toán, mà còn giúp thu được những hiểu biết sâu sắc mà chúng ta khó mà thấy trong hình dạng giấy giờ, chẳng hạn như các dự báo doanh số trong quý tới, xác định mặt hàng tồn đọng, hoặc đâu là dịch vụ ít sinh lợi nhất.

Về mặt xây dựng, phần mềm kế toán có thể được phát triển bởi chính công ty sử dụng (thường là các công ty lớn có nhu cầu chuyên biệt), hoặc có thể mua từ bên thứ ba, hoặc kết hợp giữa mua từ bên thứ ba nhưng có điều chỉnh theo yêu cầu của bên sử dụng.

Về độ phức tạp, phần mềm kế toán căn bản nhất được gọi là hệ thống kế toán đơn, chủ yếu phục vụ cho việc quản lý tài chính cá nhân, hỗ trợ ghi séc và theo dõi giao dịch. Phức tạp hơn một chút ta có hệ thống kế toán kép, chuyên xử lý sổ cái, các khoản phải thu, các khoản phải trả… Phức tạp hơn nữa thì sẽ đụng tới tính lương, tồn kho, lập hoá đơn, quản lý tài sản cố định và phân tích kinh doanh. Và phức tạp nhất là ERP – giải pháp quản lý toàn diện cho doanh nghiệp, lát nữa bạn sẽ phân biệt được sự khác nhau giữa ERP và phần mềm kế toán, vì trên thực tế thì hai khái niệm này dễ bị nhầm lẫn và thường được sử dụng thay thế nhau.

Còn về mặt công nghệ thì sao?

Như đã chia sẻ tại phần 1, phần mềm kế toán có thể chỉ là bảng tính Excel đơn giản, hoặc được đóng gói mua/tải về cài đặt hoặc chạy trực tiếp trên nền internet (phần mềm kế toán đám mây). Mỗi hình thức đều có ưu và nhược điểm riêng, tuỳ vào các điều kiện về quy mô phát triển, phạm vi ứng dụng hoặc nhận thức mà doanh nghiệp sẽ quyết định sử dụng hình thức nào.

Phần mềm kế toán có vai trò và lợi ích nào trong doanh nghiệp?

Vậy, ngoài việc tự động hóa những gì phải làm bằng tay, giúp tiết kiệm công sức và thời gian so với trước đây, phần mềm kế toán còn thể hiện những vai trò và lợi ích nào?

• Thứ nhất, nó hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi thông tin tài chính cho nhiều chức năng kinh doanh khác nhau, theo dõi các tài liệu và quy trình dòng tiền, thực hiện các tính toán phức tạp, ghi nhận giao dịch và cung cấp các báo cáo chuyên sâu làm cơ sở cho quyết định của đội ngũ quản lý.
  Khi có phần mềm kế toán phù hợp, lãnh đạo doanh nghiệp không chỉ hoạt động hiệu quả hơn, mà còn đạt được hiểu biết tốt hơn về các chức năng vận hành trong công ty.
• Thứ hai, nó hỗ trợ trong việc gia tăng khả năng sinh lợi, hiệu quả vận hành, tăng hiệu suất và giảm chi phí. Thông tin thu được từ phần mềm kế toán còn có thể được dùng cho hoạch định sản xuất và hoạch định chiến lược marketing.
• Thứ ba, một phần mềm kế toán tốt còn hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật kịp thời các quy định về thuế, luật của chính quyền hoặc cơ quan thuế, tránh mắc phải những sai lầm có thể gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
• Thứ tư, khi được tích hợp các công cụ và chức năng hữu ích cho phân tích kinh doanh và tài chính, phần mềm kế toán có thể giúp doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán của mình, đi xa hơn các chức năng hiện có.

Phân loại phần mềm kế toán trên thị trường hiện nay

Thực sự mà nói thì việc phân loại phần mềm kế toán diễn ra khá đa dạng. Nếu bạn nghĩ rằng chỉ tồn tại khoảng 2-3 loại gì đấy thì chắc sẽ phải bất ngờ lắm khi con số thực tế và tiêu chí phân loại có thể khác xa.

Phần này không cố làm bạn rối rắm, mà chỉ muốn cung cấp cho bạn các tiêu chí / cách thức phân loại hiện đang có (tất nhiên vẫn chưa đầy đủ), hoặc nếu bạn đã có tiêu chí phân loại hoàn toàn khác biệt so với những gì được liệt kê bên dưới, hãy chia sẻ cùng chúng tôi.

Phân loại theo độ phức tạp

• Bảng tính: Doanh nghiệp thường dùng các chương trình bảng tính như Microsoft Excel hoặc Google Spreadsheet. Bạn có thể tuỳ biến bảng tính theo hầu hết nhu cầu kế toán căn bản nào, ví dụ như liệt kê chi phí, doanh số hoặc các dữ liệu tài chính khác, hoặc xử lý các chức năng kế toán cao cấp. Các doanh nghiệp đơn giản thì chủ yếu dựa trên bảng tính cho kế toán, còn với doanh nghiệp khác, bảng tính thường mang ý nghĩa phụ trợ, bổ sung cho quy trình kế toán.
• Phần mềm kế toán thương mại: Xử lý hầu hết nhu cầu kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho phép tạo ra các chức năng tuỳ biến phù hợp nhu cầu cụ thể, thường bao gồm biểu đồ tóm lược dữ liệu và các báo cáo sức khoẻ doanh nghiệp. Mỗi phần mềm kế toán loại này đều có điểm yếu và mạnh riêng.
• ERP: Chủ yếu dùng cho các công ty lớn quản lý có bộ máy vận hành phức tạp. Thường tích hợp kế toán với các dịch vụ khác như quản lý dòng công việc, BI (Business Intelligence) và hoạch định dự án. Khi chọn sử dụng loại này, doanh nghiệp phải đi theo một lộ trình cần thiết bao gồm thu thập thông tin từ nhà cung cấp, chạy thử sản phẩm và tìm hiểu thông tin với các công ty khác sử dụng phần mềm đó.
• Phần mềm kế toán theo yêu cầu: Doanh nghiệp có thể tự làm phần mềm kế toán cho riêng mình, khi hoạt động kinh doanh phát triển, đội ngũ có trình độ sẽ được yêu cầu viết phần mềm để xử lý nhiều tình huống kế toán khác nhau. Những doanh nghiệp này tạo ra phần mềm kế toán tuỳ chỉnh bởi vì không có phần mềm kế toán thương mại nào phù hợp với nhu cầu của mình.

Phân loại theo nhiệm vụ

• Kế toán cốt lõi. Kế toán phải thu, phải trả, quản lý tồn kho, quản lý đơn hàng, sổ cái, nhật kí….
• Kế toán dự án: Các ứng dụng đồng bộ với quy trình tài chính trong quản lý dự án.
• Kế toán quỹ: Hệ thống kế toán quỹ cho tổ chức lợi nhuận và phi lợi nhuận.
• Quản lý tồn kho: Các ứng dụng căn bản theo dõi tồn kho.
• Tính tiền và lập hoá đơn: Ứng dụng theo dõi, quản lý doanh số sản phẩm.
• Lập ngân sách và dự báo: Hoạch định ngân sách, giúp công ty đồng bộ quy trình ra quyết định.
• Kế toán tài sản cố định: Ứng dụng cho chuyên gia thuế và kế toán, muốn theo dõi và tính toán khấu hao.
• Quản lý lương: Tổ chức tính lương và thuế thu nhập cá nhân của các nhân viên.

Phân loại theo quy mô doanh nghiệp

• Kế toán cơ bản. Phù hợp cho doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ có 5, 6 nhân viên. Cung cấp các chức năng kế toán tiêu chuẩn như các khoản phải thu, các khoản phải trả và báo cáo tài chính cơ bản. Một số nhà cung cấp có thể đề xuất bản miễn phí hoặc cho dùng thử gói kế toán cơ bản. Một số nhà bán lẻ, nhà sản xuất sử dụng phần mềm kế toán dạng này như một dạng bổ sung vào hệ thống kinh doanh hiện tại.
• Kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bên cạnh các tính năng căn bản có trong kế toán cơ bản như trên thì còn bổ sung vào các mô-đun cho các phương diện khác của hoạt động kinh doanh, gồm tồn kho, nguồn nhân lực, POS (điểm bán hàng) và thu mua. Về mức độ hoàn thiện thì loại này được đánh giá là tiệm cận giải pháp ERP. Các phần mềm nổi tiếng trong loại này là Quickbooks Enterprise, NetSuite ERP và FinancialForce ERP.
• Phần mềm kế toán doanh nghiệp lớn: Được thiết kế cho các tổ chức lớn. Có vài điểm tương đồng với kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng tính năng thì cao cấp và mạnh hơn, tất nhiên, giá cũng cao hơn. Trừ khi là công ty lớn hoặc có nhu cầu đặc thù mà không phần mềm nào trên thị trường đáp ứng được thì hãy đầu tư vào loại phần mềm này. Phần mềm kế toán doanh nghiệp lớn có thể có chức năng CRM, theo dõi quan hệ với khách hàng và phản hồi nhanh với yêu cầu từ họ. Cung cấp chức năng BI và hệ thống báo cáo mạnh mẽ. Các bộ dữ liệu có thể được tích hợp và xử lý để tạo ra hiểu biết sâu sắc, giúp người dùng ra quyết định nhanh và đầy đủ thông tin). Phần mềm nổi tiếng là Salesforce, Intacct và Xero.

Riêng với kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, ta lại có 4 loại sau:

• Tính lương và kế toán. Đây là một trong những phần mềm kế toán phổ biến mà bạn có thể mua và tải về rồi cài trên desktop. Những sản phẩm này cung cấp công cụ và báo cáo kế toán cơ bản để tạo ra tài liệu tài chính, tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu và viết báo cáo. Nhiều tính năng quen thuộc, như tính toán dòng tiền, định dạng kéo thả, và nhiều người dùng. Có thể cung cấp thêm các chức năng phụ trợ như POS, bán lẻ và quản lý vốn.
• Quản trị kinh doanh. Có nhiều tính năng hơn so với tính lương và kế toán. Loại này nhắm vào doanh nghiệp vừa và lớn, và bao gồm tất cả các tính năng sau: đơn đặt hàng, quản lý tồn kho, CRM, tính tiền, thu mua, quản lý nguồn lực. Thường được tiếp thị như một giải pháp hoàn chỉnh để đáp ứng nhu cầu kế toán, còn trên thực tế bạn cần trả thêm cho các phần bổ trợ để hoàn thiện hệ thống.
• Ứng dụng chạy web. Được gọi là SaaS (Software as a Service – phần mềm như là một dịch vụ) hoặc điện toán đám mây. Điểm khác biệt nằm ở việc SaaS là mô hình thu phí theo tháng, truy cập và sử dụng qua kết nối internet. Đây là phân hệ phát triển nhanh nhất hiện nay nhờ hạ tầng công nghệ điện toán đám mây và internet ngày càng tốt và sự tự tin ngày càng tăng của doanh nghiệp lớn trong việc đưa dữ liệu lên đám mây. Lợi ích hấp dẫn nhất của kế toán đám mây là chi phí sử dụng hệ thống thấp. Thay vì trả một khoản lớn để mua bản quyền, phần cứng và thuê nhân viên kỹ thuật để chạy phần mềm, bạn đơn giản là thuê nó. Dĩ nhiên, đổi lại bạn phải tin cậy giao phó dữ liệu cho nhà cung cấp thứ 3.
• Phần mềm kế toán miễn phí. Hãy tiếp cận những sản phẩm này bằng sự ngờ vực. Nhiều trong số đó ghi là miễn phí, nhưng nhiều khi không như vậy, chúng lấy dữ liệu của bạn để thúc bạn đăng ký. Nếu được, hãy kiếm ứng dụng miễn phí từ những nhà cung cấp uy tín, được đánh giá cao vì thương hiệu lớn thì nhiều danh tiếng trong việc bảo vệ bạn hơn.

Phân loại theo loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD)

Đây là cách phân loại khá phổ biến được nhiều nhà cung cấp phần mềm kế toán sử dụng, mục tiêu là để doanh nghiệp chọn phần mềm kế toán phù hợp nhất với loại hình hoạt động sxkd của mình, giảm được chi phí và giảm các phần dư thừa không sử dụng đến. Thông thường có các phần mềm ứng với các loại hình sxkd sau:

• Phần mềm kế toán chuyên ngành dịch vụ
• Phần mềm kế toán chuyên ngành thương mại
• Phần mềm kế toán chuyên ngành xây dựng
• Phần mềm kế toán chuyên ngành sản xuất
• Phần mềm kế toán dành riêng cho các chuyên viên hành nghề kế toán (làm kế toán thuê)

Xong, đến lúc này có lẽ bạn đã rõ những các phân loại khác nhau trên thị trường phần mềm kế toán, tuy nhiên nên nhớ rằng việc phân loại chỉ là tương đối, trên thực tế một sản phẩm có thể là tổng hợp của nhiều phân loại được liệt kê ở trên.

Bây giờ, chúng ta sẽ thực hiện một so sánh được đề cập từ đầu, đó là…

Khác biệt giữa phần mềm kế toán và phần mềm ERP

Như đã đề cập ngay từ phần 1, ngày nay chúng ta rất dễ hiểu lầm phần mềm kế toán là phần ERP và sử dụng 2 khái niệm này để thay thế cho nhau mà không biết rằng chúng rất khác nhau về mặt ý nghĩa và phạm vi ứng dụng.

Thực sự thì phần mềm kế toán chỉ là một tập con của phần mềm ERP.

Phần mềm ERP và phần mềm kế toán

Lý do mà chúng ta đều nghĩ phần mềm kế toán và ERP như cùng một thứ là vì phần mềm kế toán như chúng ta thường hiểu đã biến mất. ERP giờ đã hoàn toàn hoà trộn ý nghĩa cũng như chức năng của phần mềm kế toán.

Tuy nhiên, phần mềm kế toán đã từng và sẽ luôn là thành phần quan trọng nhất của phần mềm ERP vì doanh nghiệp kiểu gì cũng phải vận hành dựa trên cơ sở kế toán chính xác và vì ERP được xây dựng từ cái lõi là phần mềm kế toán mà ra.

Ta có thể phân biệt như thế này.

Phần mềm kế toán được sử dụng để đề cập đến khía cạnh tài chính trong vận hành doanh nghiệp. Bao gồm khoản phải thu, phải trả, tiền lương và bảng cân đối thử. Nó khởi nguồn từ bán hàng, mua hàng, tiền mặt, thanh toán và kết thúc ở bảng cân đối kế toán, cho biết tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Còn giải pháp ERP đi xa hơn thế, nó bao gồm mọi tính năng của phần mềm kế toán và nhiều hơn nữa, có thể dự báo lãi lỗ và xu hướng thay đổi của thị trường, cơ hội kinh doanh hay cách gia tăng biên lợi nhuận, cách hạ giá thành sản xuất…

Một hệ thống ERP trải dài từ việc theo dõi tài chính doanh nghiệp, đến việc theo dõi tài sản hữu hình và vô hình, nguồn nhân lực và nguyên vật liệu. Các chỉ số thời gian làm việc, vòng đời sản phẩm, KPI và quan hệ khách hàng, dù không phải là các thước đo tài chính, nhưng có thể tác động đến tài chính công ty, và là cốt lõi của kế toán.

Hầu hết các công ty cung cấp phần mềm ERP ngày nay đều đề nghị cung cấp phần mềm kế toán như gói phần mềm cơ sở. Khi doanh nghiệp phát triển, phát triển thêm yêu cầu tự động hoá quy trình, ghi nhận và báo cáo phức tạp hơn, thì có thể bổ sung các module cụ thể theo hoạt động, nhờ đó, chuyển phần mềm kế toán thành ERP.

Các đặc điểm của một phần mềm kế toán tốt

Business News Daily gợi ý một số tính năng / đặc điểm mà phần mềm kế toán nên chào mời nếu mục tiêu là giúp bạn tiết kiệm thời gian và quản lý tài chính tốt hơn.

• Các chức năng kế toán cơ bản. Hầu như doanh nghiệp nào cũng phải đụng tới những chức năng căn bản có trong phần mềm kế toán như lập hoá đơn, theo dõi chi phí và thu nhập, báo cáo tài chính, quản lý khách hàng/nhà cung cấp.
• Tự động. Những thứ như tính tiền tự động, thanh toán định kì, thông báo đáo hạn và các quy trình tự động khác tiết kiệm thời gian cho bạn vì không cần phải làm tay chi nữa.
• Tạo báo giá. Sử dụng các mẫu được làm sẵn (có thể tuỳ biến) để tạo báo giá cho khách hàng, tự động chuyển thành hoá đơn sau đó.
• Chuẩn bị thuế. Bao gồm tính thuế tự động, nhiều thuế suất, và báo cáo thuế, và khả năng email tức thì những dữ liệu và tập tin cần thiết cho kế toán chỉ bằng 1 cú click.
• Truy cập nhiều người dùng. Cho phép nhiều người dùng truy cập, để bạn không phải làm mọi thứ 1 mình.
• Xử lý tính lương. Truy cập thời gian biểu, tính lương, in séc và thanh toán cho nhân viên.
• Truy cập di động. Sử dụng mọi lúc mọi nơi, mọi thiết bị. Đặc biệt hữu ích cho chủ doanh nghiệp hay đi mây về gió và quá bận, không thể ngồi hoặc quản lý sổ sách trên máy tính.
• Tích hợp bên thứ 3. Phần mềm kế toán làm cho việc vận hành doanh nghiệp dễ hơn thông qua tích hợp và tự động nhập dữ liệu theo thời gian thực từ các ứng dụng và công cụ mà bạn xài. Bao gồm POS, tồn kho, thương mại điện tử, ERP, thẻ tín dụng, CRM và Google apps.

Kết phần 2

Đến đây FAST xin được kết thúc phần 2 của loạt bài A-Z về Phần mềm kế toán, dù rằng rất muốn tìm hiểu và bổ sung thêm để chủ đề này ngày càng sâu sắc và cung cấp nhiều thông tin hữu ích cho người đọc, nhất là doanh nghiệp. Lưu ý rằng đây chỉ là những hiểu biết chung về phần mềm kế toán đang phổ biến trên thế giới, các dẫn chứng hoặc thông tin đưa ra chủ yếu là ở nước ngoài.

Việt Nam cũng có một thị trường phần mềm kế toán năng động và có bề dày lịch sử riêng, dù cũng bị ảnh hưởng ít nhiều về mặt công nghệ hoặc ứng dụng nền tảng từ thế giới. Có chăng trong một dịp thuận lợi, FAST sẽ cung cấp một bức tranh riêng về lĩnh vực phần mềm kế toán ở Việt Nam để bạn có thêm nhiều kiến thức và thông tin hữu ích.

Chờ đón đọc phần 3, rất hữu ích khi muốn lựa chọn phần mềm phù hợp doanh nghiệp của bạn.

LâmTT – Phòng FMK FAST