Ngày đăng: 12/09/2024 – Ngày cập nhật: 12/09/2024
Nguồn: Thư Viện Pháp Luật
Thiên tai, bão lũ không chỉ gây thiệt hại lớn về cơ sở vật chất mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài liệu kế toán của các doanh nghiệp. Khi sổ sách, chứng từ kế toán bị mất hoặc hủy hoại do các yếu tố khách quan, doanh nghiệp phải thực hiện một quy trình phục hồi và xử lý theo đúng quy định của pháp luật. Vậy trường hợp sổ sách, chứng từ kế toán hư hỏng do thiên tai, bão lụt thì đơn vị kế toán cần phải xử lý như thế nào?
Trường hợp sổ sách, chứng từ kế toán hư hỏng do thiên tai, bão lụt thì đơn vị kế toán cần phải làm gì?
Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2010/TT-BTC trách nhiệm của đơn vị kế toán có sổ sách, chứng từ kế toán hư hỏng do thiên tai, bão lụt như sau:
- Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan.
- Phải thu thập và phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế toán và các tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của đơn vị kế toán bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.
- Phải sưu tập, sao chụp lại đến mức tối đa các tài liệu kế toán bị mất.
- Phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý liên quan.
Trách nhiệm của kế toán trong việc lưu trữ và bảo quản tài liệu là gì?
Căn cứ theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015 quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:
- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
- Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.
- Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
- Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
- Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.
Tài liệu kế toán bị mất thì doanh nghiệp phải đến đâu để xin sao chụp tài liệu kế toán?
Tại khoản 5 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định việc sao chụp tài liệu kế toán như sau:
Tài liệu kế toán sao chụp
…
- Trường hợp tài liệu kế toán của đơn vị kế toán bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính thì tài liệu kế toán sao chụp để lại đơn vị phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định này.
- Trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.
- Trường hợp đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động thì người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cần sao chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng và lập “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được” đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác định đó.
Như vậy, theo quy định, trường hợp tài liệu kế toán bị mất do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì doanh nghiệp phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán.
Lưu ý: Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.