Ngày đăng: 10/08/2021 – Ngày cập nhật: 10/08/2021
Tác giả: Bùi Thúy Hà, 04-8-2021
Kế toán xây dựng đòi hỏi không chỉ có những kinh nghiệm về hạch toán mà cần có nhiều trải nghiệm thực tế như các công việc liên quan đến việc luân chuyển hồ sơ chứng từ của các bộ phận đi từ kho, công trình, đến xử lý trên văn phòng.
1. Những vấn đề chung
Hồ sơ thầu
Lập đơn mời thầu, làm hồ sơ thầu, khi đã trúng thầu công trình tham gia thầu, đã có khối lượng, giá trị, có dự thầu. Kế toán căn cứ vào dự toán đã trúng thầu tiến hành bóc chi phí để biết được công trình này có những loại chi phí gì để hạch toán cho đúng tài khoản và khoản mục chi phí tương ứng.
Mỗi một công trình có một dự toán, hợp đồng riêng. Từ dự toán đó, cần bám vào dự toán đã bóc được để tập hợp các loại chi phí vào từng công trình cho đúng. Lưu ý phải bám sát vào dự toán đã bóc; Đặc biệt là phải đúng về mặt khối lượng, còn giá trị thì căn cứ vào trên hóa đơn (Nhưng đơn giá trên hóa đơn thường bé hơn so với trên dự toán) để sao cho khi hạch toán công trình còn có lãi.
Theo dõi chi phí theo công trình
Đặc điểm về xây dựng là Chi phí của công trình nào thì cho đúng và công trình đó. Đối với các Công ty hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC thì các loại chi phí được thể hiện rõ trên đầu các Tài khoản chi tiết liên quan: TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp, TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp, TK 623 – Chi phí máy thi công, TK 627- Chi phí chung khác. (Áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC thì hạch toán vào TK 154 – Chi tiết các khoản mục chi phí cho phù hợp). Phân biệt được chi phí chung và chi phí khác trong xây dựng
Do đặc điểm Công ty xây dựng là thi công nhiều nơi khác nhau, do đó cần căn cứ vào thông báo giá của mỗi nơi để áp giá đúng cho mỗi công trình.
Thuế vãng lai
Áp dụng các Thông tư về thuế vãng lai (Thông tư mới hiện nay là Thông tư 26/2015/TT-BTC của Tổng Cục Thuế quy định đối với công trình ngoại tỉnh có giá trị đã bao gồm cả thuế GTGT mà lớn hơn 1 tỷ đồng thì phải nộp thuế GTGT vãng lai 2% tại Chi cục thuế nơi công trình thi công). Chuẩn bị hồ sơ để làm các thủ tục liên quan đến thuế vãng lai, cụ thể như sau:
- Thủ tục mở mã số thuế (MST) vãng lai.
- Đơn đề nghị cấp MST vãng lai (Mẫu này ở cơ quan thuế).
- Các hồ sơ liên quan để thực hiện đúng các yêu cầu về Luật thuế GTGT vãng lai.
Dự toán chi phí và chi thực tế
Vật tư các công trình nào thì phải đúng định mức như trong dự toán không được xuất quá khối lượng vượt mức thì sẽ bị gạt chi phí không hợp lý.
Chi phí nhân công cũng cần bám sát vào trong dự toán bóc rồi để biết được nhân công cho từng hạng mục công trình và cho cả công trình để từ đó có hướng chuẩn bị hồ sơ nhân công cho đúng với mỗi công trình.
Xuất hóa đơn
Mỗi hạng mục công trình, công trình khi xuất hóa đơn (Có kèm biên bản nghiệm thu). Vì nếu không có biên bản nghiệm thu khổi lượng công việc hoàn thành thì không biết được giá trị xuất hóa đơn và không đủ căn cứ để hạch toán doanh thu trong xây dựng.
Xuất hóa đơn cho hạng mục công trình, công trình cần xem xét kỹ giá trị nghiệm thu so với nội dung hóa đơn.
Bám sát nhật ký thi công hạng mục công trình, công trình cùng với hóa đơn chứng từ để hạch toán cho chính xác và mang tính trung thực hơn.
2. Hồ sơ chứng từ cần lưu trong Công ty xây dựng
- Căn cứ vào hợp đồng thi công.
- Căn cứ dự toán thi công , thanh lý hợp đồng.
- Bảng dự thầu, bảng dự toán công trình.
- Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành công việc.
- Căn cứ hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra.
- Bảng chấm công, bảng lương.
- Hợp đồng giao khoán, hợp đồng nhân công.
- Các hồ sơ chứng minh thuế TNCN như kết quả đăng ký mã số thuế cá nhân (MSTCN), Kết quả đăng ký MSTCN cho người phụ thuộc, mẫu chứng minh thu nhập dưới 132 triệu đồng là Mẫu 02/TNCN…
3. Các lưu ý về việc hạch toán trong công ty xây dựng
Đối với các chi phí liên quan đến nguyên vật liệu
Nếu mua NVL về nhập kho, ghi:
Nợ TK 152
Nợ TK 133
Có TK liên quan
Khi xuất kho (Chọn công trình), ghi:
Nợ TK 621 (Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC), 154 (Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Có TK 152
Nếu mua NVL về xuất thẳng cho các công trình => Chọn vào đúng các công trình liên quan, ghi:
Nợ TK 621 (Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Nợ TK 154 (Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Nợ TK 1331
Có TK liên quan
Đối với chi phí nhân công
Trích chi phí nhân công vào các công trình, ghi:
Nợ TK 622 (Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC), 154 (Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Có TK 334
Chi lương (Nên chi qua chuyển khoản), ghi:
Nợ TK 334
Có TK 112, 111
Chi lương qua tạm ứng (Thường xảy ra trong Công ty xây dựng), ghi:
Nợ TK 622
Có TK 141
Nếu trích lương qua công nợ vay của ngân hàng, ghi:
Nợ TK 622
Có TK 334
Khi chi lương vào chứng từ nghiệp vụ khác, ghi:
Nợ TK 334
Có TK 341
Lưu ý: Khi lập bảng lương nhớ ghi trên tiêu đề là lương cho công trình nào, ngày, tháng, năm. Hạch toán không bị nhầm giữa lương công trình này cho công trình khác.
Đối với chi phí máy thi công
Đối với máy thi công Công ty có sẵn thì tính khấu hao cho các máy thi công; Nếu trong tháng máy thi công tham gia vào nhiều công trình khác nhau thì làm lệnh điều động máy từ công trình này sang công trình khác và lập bảng khấu hao máy thi công theo tỷ lệ % cho các công trình tham gia (Tổng là 100%). Trích chi phí máy thi công cho các công trình, ghi:
Nợ TK 623 (Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC) ,
Nợ TK 154 (Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Có TK 214
Đối với máy thi công Công ty đi thuê ngoài thì cần có hợp đồng thuê máy thi công, bảng kê thuê ca máy theo giờ, hóa đơn thuê máy, biên bản thanh lý hợp đồng, ghi:
Nợ TK 623
Nợ TK 1331
Có TK 331, 111
Lưu ý: Chi phí trích khấu hao và CCDC được thực hiện vào cuối mỗi tháng.
4. Đối với các loại chi phí khác, chi phí chung
Chi phí khác trong xây dựng bao gồm: Chi phí tiếp khách liên quan công trình, chi phí ngoại giao, chi phí phân bổ CCDC, chi phí bảo hộ lao động, chi phí lán trại…
Các chi phí chung: Chi phí phân bổ CCDC, chi phí xăng xe, điện thoại, chi phí lương cho các cán bộ giám sát công trình xây dựng…
Các chi phí này hạch toán như sau:
Nợ TK 627
Nợ TK 1331
Có TK liên quan.
5. Giá thành công trình xây dựng
Như các chi phí nêu trên cuối mỗi kỳ hoàn thành công trình. Tính giá thành các công trình, kiểm tra xem công trình nào đã hoàn thành, công trình nào đang thi công dở dang để theo dõi trên dự nợ TK 154.
Đối với công trình hoàn thành một phần hoặc hoàn thành toàn bộ:
Nợ TK 6322
Có TK 154 – Giá vốn công trình hoàn thành
Lập và theo dõi báo cáo giá thành của từng công trình (Lập chi tiết cho các công trình).
So sánh doanh thu và giá vốn chi tiết cho mỗi công trình cụ thể. Lưu ý là các công trình về mặt so sánh doanh thu – giá vốn này luôn để lãi dù là nhỏ. Đảm bảo đúng nguyên tắc TK 5112 luôn lớn hơn TK 6322 (Đảm bảo cho các công trình chứ không phải số liệu tổng trên cân đối tài khoản).
Lập bảng theo dõi chi phí kinh doanh dở dang cho các công trình đang thi công chưa hoàn thành (Vì các công trình xây dựng thường có tính chất kéo dài từ năm này sang năm khác). Đảm bảo các nội dung chi tiết dở dang cho các công trình như Chi phí NVL dở dang, Chi phí nhân công dở dang, chi phí máy thi công,…
Theo dõi doanh thu tổng cho công trình mẹ so với giá vốn tổng cho công trình mẹ và tương ứng cho các hạng mục công trình con.
Cuối cùng so sánh giữa các bảng tổng hợp NVL hạch toán so với dự toán, cũng như gia thành thực tế so với giá thành của dự toán.
6. Theo dõi đối chiếu các báo cáo kế toán
Báo cáo công nợ với Chủ đầu tư
- Một Công ty có thể thi công cho một Chủ đầu tư nhiều công trình khác nhau nên khi hạch toán công nợ cần theo dõi chi tiết vừa theo Chủ đầu tư, đồng thời vừa theo tên công trình, hạng mục công trình thì mới đáp ứng được yêu cầu quản lý.
- Lập báo cáo tổng hợp công nợ phải thu của các khách hàng.
- Lập các biên bản đối chiếu cuối mỗi năm.
Báo cáo tồn kho nguyên vật liệu
- Theo dõi chi tiết các nguyên vật liệu tồn kho để lên kế hoạch xuất kho cho các công trình trong năm tới.
- Báo cáo công nợ phải trả cho nhà cung cấp: Căn cứ hợp đồng và điều khoản thanh toán cônh nợ với các nhà cung cấp để thanh toán đúng hạn theo hợp đồng nếu quá hạn thì kế toán còn lập điều chỉnh các vấn đề liên quan đến thuế GTGT.
- Báo cáo trích khấu hao tài sản cố định và các Báo cáo tính phân bổ công cụ dụng cụ.
- Các báo cáo về dòng tiền. Để có hướng khắc phục nếu thiếu dòng tiền như thay đổi đăng ký kinh doanh, làm các hợp đồng vay, mượn tiền của các tổ chức, cá nhân để bổ sung dòng tiền hợp lý.
7. Lập báo cáo tài chính
- Công việc cuối cùng của kế toán xây dựng là lập BCTC. Ngoài một số lưu ý trong báo cáo tài chính đã trình bày ở trên, cần nắm vững một số nội dung sau:
- Bảng cân đối tài khoản.
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.