Ngày đăng: 19/11/2021 – Ngày cập nhật: 19/11/2021
Nguồn: Hoàng Thị Bích Hạnh, Facebook,12-11-2021
1. Chi phí và đối tượng
Kế toán chi phí kinh doanh vận tải gồm:
- Tiền lương của lái xe, phụ xe. Tiền lương bộ phận bán hàng, văn phòng, quản lý khác….
- Trích BHXH, BHYT, BHTN trên tiền lương.
- Nhiên liệu.
- Vật liệu phụ
- Chi phí CCDC
- Chi phí săm lốp
- Chi phí sửa chữa phương tiện.
- Chi phí khấu hao phương tiện
- Chi phí dịch vụ mua ngoài.
- Các khoản chi phí khác.
Đối tượng tập hợp chi phí kinh doanh vận tải được tập hợp theo từng đội xe, đoàn xe chi tiết thành đối tượng
- Vận chuyển hành khách
- Vận chuyển hàng hóa ký gửi.
2. Phương pháp tập hợp
Phương pháp tập hợp chi phí giá thành:
Chi phí nguyên liệu : Căn cứ vào số km xe chạy và định mức tiêu hao nhiên liệu để xác định tổng nhiên liệu tiêu hao theo Công Thức:
Nhiên liệu tiêu hao = Số km xe chạy x định mức tiêu hao
Nhằm mục đích quản trị ở 1 số công ty thực hiện khoán chi phí nhiên liệu cho lái xe thì nhiên liệu tiêu hao được xác định trên cơ sở hợp đồng khoán và thanh lý hợp đồng khoán.
Chi phí xăng xe:
- Nhân viên lái xe nộp các phiếu mua xăng cho phòng kế toán khi kết thúc ca hoặc định kỳ
- Đơn vị cung cấp xăng gửi bảng kê tiền xăng từng ngày theo từng đầu xe
- Phòng kế toán kiểm tra đối chiếu với bảng kê, đối chiếu với số xăng dầu tiêu hao của từng xe trên cơ sở định mức tiêu hao nhiên liệu và quãng đường
- Chi phí nhân công trực tiếp : là tiền lương phải trả cho lái xe, phụ xe và trích các khoản BHXH, BHYT…..
Chi phí lương lái xe:
- Kế toán xác định doanh thu khi lái xe kết thúc ca
- Kế toán đối chiếu với bảng định mức doanh thu để tính lương cho từng ca. Bảng định mức doanh thu để tính lương. Có thể tính trực tiếp tiền lương của từng lái xe,hoặc phân bổ nếu không tính lương trực tiếp cho từng lái xe được
Chi phí săm lốp xe : Gồm chi phí mua, sửa chữa săm lốp. Đây là 1 khoản chi phí phát sinh 1 kỳ với số tiền lớn nhưng lại liên quan đến nhiều kỳ, vì thế khoản chi phí này sẽ tiến hành trích trước. và được theo dõi trên bảng phân bổ cuối kỳ tiến hành trích và phân bổ.
3. Cách xác định chi phí
Số tiền trích trước = Tổng số tiền mua, sửa săm lốp/ số tháng sử dụng ước tính ( thường là 1 năm)
- Chi phí khấu hao phương tiện ( Khấu hao TSCĐ)
- Chi phí khác : Chi phí nguyên liệu phụ, công cụ dụng cụ để sửa xe, điện thoại, chi phí quản lý đội xe, vé cầu đường….những chi phí này được coi là chi phí sản xuất chung để phân bổ.
- Chi phí sửa chữa
- Hạch toán trực tiếp cho từng đầu xe, hoặc hợp đồng. Việc sửa chữa, thay thế thiết bị cũng được theo dõi theo từng đầu xe và quãng đường thực hiện để tính định mức thay thế lốp, phụ tùng khác cho từng xe
4. Xây dựng đựng mức nhiên liệu
Các doanh nghiệp tự xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu cho các hoạt động của doanh nghiệp và gửi cho cơ quan thuế, thuận lợi cho việc kiểm tra chi phí khi kiểm tra quyết toán sau này.
Định mức là do doanh nghiệp tự xây dựng và tự lập. Mỗi doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của mình để xây dựng định mức phù hợp.
Căn cứ để xây dựng định mức là các thông số kỹ thuật của phương tiện vận tải mà doanh nghiệp đang sử dụng. việc xây dựng không xây dựng cao quá mức, vì bên thuế họ có kinh nghiệm, họ sẽ so sánh với các doanh nghiệp cùng ngành khi thanh kiểm tra sẽ bóc chi phí rất mạo hiểm
Kế toán căn cứ cung đường định chuyển và định mức đã lập để làm căn cứ phân bổ chi phí nguyên vật liệu sử dụng cho phù hợp khi tính giá thành
Nếu công ty xe không đứng tên công ty thì phải có hợp đồng thuê mượn xe.Nếu giao khoán cho đơn vị thứ 3 vận chuyển công ty bạn chỉ là trung gian ăn hoa hồng thì không đưa thêm tài xế, xăng dầu vì đã giao khoán thì bên nhận giao khoán đã đầy đủ các thủ tục trên họ phải lo tất cả
Có lương tài xế, nếu không có tài xế thì hợp đồng thuê xe phải thuê luôn tài xế.
5. Hạch toán kế toán
Mua xăng dầu, nhiên liệu:
- Phiếu nhập kho
- Hóa đơn tài chính
- Chứng từ thanh toán
- Chứng từ hạch toán: Chi tiền hoặc hạch toán kế toán
Nợ TK 152
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112, 331
Chú ý: Nếu xăng dầu mua thường xuyên liên tục thì lập hợp đồng kinh tế: hàng ngày lấy phiếu xăng, cuối tháng căn cứ bảng kê chi tiết đối chiếu phiếu xuất 01 hóa đơn hoặc mua bán giao dịch phát sinh lần nào lấy hóa đơn chứng từ lần đó
Xuất kho nhiên liệu cho xe:
- Phiếu yêu cầu nhiên liệu nếu có
- Phiếu xuất kho
- Phiếu cấp xăng dầu
Nợ TK 621 (Nếu theo quyết định 48/2006/QĐ–BTC là TK 1541)
Có TK 152
Trường hợp khoán nhiên liệu cho lái xe: phương pháp này áp dụng để mục đích tránh tình trạng lái xe gian lận tiền xăng dầu hút ra khi chạy xe để bán riêng thu lợi bất chính
Khi ứng tiền cho lái xe mua nhiên liệu:
Nợ TK 141
Có TK 1111
Cuối kỳ thanh lý hợp đồng khoán:
Nợ TK 621
Nợ TK 133
Có TK 141
Kết chuyển toàn bộ CP nhiên liệu trong kỳ:
Theo quyết định 15/2006/QĐ–BTC (Thay thế bằng Thông tư 200/2014/TT–BTC):
Nợ TK 154
Có TK 621
Theo quyết định 48/2006/QĐ–BTC:
Nợ TK 154
Có TK 152
Chi phí nhân công:
Tính lương lái xe:
Nợ TK 622 (TK 15412)
Có TK 334
Trích BHXH, BHYT, BHTN:
Nợ TK 622 (TK 15412)
Có TK 3383
Có TK 3384
Có TK 3388
Trả lương:
Nợ TK 334
Có TK 1111, 112
Chi phí khấu hao phương tiện (KH TSCĐ)
Nợ TK 627 (Nợ TK 15413 nếu QĐ48)
Có TK 214
Chi phí khác:
Nợ TK 627 (Nợ TK 15418)
Có TK 111,112,331
Trích trước chi phí xăm lốp:
Khi mua hoặc sửa lốp:
Nợ TK 142,242
Có TK 1111, 1121
Phân bổ (12 tháng):
Nợ TK 627 (TK 15413)
Có TK 142,242
Ngoài ra cần có chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112
Doanh thu
Khi xuất hóa đơn GTGT cho khách:
Nợ TK 131, 111, 112
Có TK 511
Có TK 33311
Nếu có chiết khấu, giảm giá:
Nợ TK 521
Nợ TK 33311
Có TK 111, 112, 131
Cuối kỳ kết chuyển
Kết chuyển CP vào giá vốn :
Theo quyết định 15/2006/QĐ–BTC (Thay thế bằng Thông tư 200/2014/TT–BTC):
Nợ TK 154
Có TK 621
Có TK 622
Có TK 627
Theo quyết định 48/2006/QĐ–BTC thì ngay từ đầu đã hạch toán Nợ TK 154
Tập hợp giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 154
Kết chuyển giá vốn:
Nợ TK 911
Có TK 632
Kết chuyển doanh thu:
Nợ TK 511
Có TK 911
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 911
Có TK 642
Xác định kết quả kinh doanh:
Lỗ :
Nợ TK 421
Có TK 911
Lãi:
Nợ TK 911
Có TK 421
Chú ý:
- Cuối năm lập bảng đối chiếu công nợ
- Bảng tính giá thành phải chi tiết từng đơn hàng, hoặc đơn vận chuyển hành khách, càng chi tiết càng dễ giải trình thuế