Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp (AIS)

Ngày đăng: 17/09/2021 – Ngày cập nhật: 21/09/2021

Nguồn: https://www.investopedia.com,
Người dịch: TươiNT, Cty FAST, 16-9-2021

1. Hệ thống thông tin kế toán là gì?

Hệ thống thông tin kế toán (AIS – Accounting Information system) là một hệ thống mà doanh nghiệp sử dụng để thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính-kế toán của mình. Hệ thống thông tin kế toán có thể được sử dụng bởi nhân viên kế toán, chuyên gia tư vấn, kế toán trưởng, chuyên gia phân tích kinh doanh, ban lãnh đạo, giám đốc tài chính (CFOs – Chief Financial Officers), kiểm toán viên, hay các nhà quản lý và cơ quan thuế.

Các nhân viên kế toán được đào tạo chuyên sâu để làm việc với AIS, đảm bảo tỷ lệ chính xác cao nhất khi thực hiện các giao dịch và ghi chép – lưu trữ số liệu trong doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo dữ liệu tài chính luôn sẵn sàng cho những ai có nhu cầu hợp pháp sử dụng chúng – trong khi vẫn giữ nguyên vẹn và an toàn.

NHỮNG ĐIỂM QUAN TRỌNG:

• Hệ thống thông tin kế toán được các doanh nghiệp dùng để thu thập, lưu trữ, quản lý, xử lý, truy xuất và làm báo cáo dữ liệu tài chính.
• AIS được sử dụng bởi kế toán, chuyên gia tư vấn, chuyên gia phân tích, nhà quản lý, giám đốc tài chính, kiểm toán viên và các cơ quan Thuế.
• AIS giúp các phòng ban trong một doanh nghiệp làm việc cùng nhau.
• Một AIS hiệu quả sử dụng phần cứng và phần mềm để lưu trữ và truy xuất dữ liệu một cách hiệu quả.
• Kiểm soát nội bộ và bên ngoài hệ thống AIS là rất cần thiết để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin kế toán

2. Sáu thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là cách để theo dõi tất cả các hoạt động kế toán và kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm sáu thành phần chính:

1. Con người
2. Dữ liệu
3. Thủ tục và hướng dẫn
4. Phần mềm
5. Hạ tầng công nghệ thông tin
6. Kiểm soát nội bộ.

Tiếp theo là giới thiệu chi tiết từng thành phần.

2.1. Con người

Con người trong AIS đơn giản đó là người sử dụng AIS. AIS giúp các phòng ban khác nhau trong một công ty có thể làm việc với nhau. Những người sử dụng bao gồm:

1. Kế toán
2. Người quản lý
3. Giám đốc tài chính
4. Người phân tích kinh doanh
5. Chuyên gia tư vấn
6. Kiểm toán viên.

Ví dụ: Người quản lý đưa ra các mục tiêu bán hàng, từ đó nhân viên đặt số lượng hàng tồn kho thích hợp. Hàng về kho thông tin cho bộ phận kế toán một khoản phải trả mới. Khi hàng được bán thì những người, bộ phận tham gia vào có thể bao gồm:

1. Nhân viên bán hàng nhập đơn đặt hàng vào AIS.
2. Kho sắp xếp hàng theo đơn hàng.
3. Kế toán lập hóa đơn và gửi cho khách hàng.
4. Bộ phận vận chuyển chuyển hàng cho khách hàng.
5. Bộ phận kế toán sẽ có một khoản phải thu mới với yêu cầu thanh toán trong vòng 30, 60 hoặc 90 ngày.
6. Bộ phận dịch vụ khách hàng theo dõi đơn hàng và giao giao cho khách hàng.
7. Người quản lý sẽ sử dụng AIS để tạo báo cáo bán hàng và thực hiện phân tích chi phí giá vốn và chi phí vận chuyển.

Với một AIS thiết kế tốt mọi người trong doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập vào cùng một hệ thống và truy xuất cùng một thông tin. AIS cũng giúp đơn giản hóa quá trình báo cáo thông tin cho những người bên ngoài tổ chức, khi cần thiết.

Ví dụ, các nhà tư vấn có thể sử dụng thông tin trong AIS để phân tích sự hiệu quả trong cấu trúc giá của doanh nghiệp bằng cách xem xét dữ liệu chi phí, dữ liệu bán hàng và doanh thu. Tương tự, kiểm toán viên có thể sử dụng dữ liệu để đánh giá kiểm soát nội bộ, tình trạng tài chính và việc tuân thủ các quy định của nhà nước.

AIS phải được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của những người sử dụng chúng. Hệ thống cần được cải tiến và dễ sử dụng để không cản trở hiệu quả làm việc của người sử dụng.

2.2. Các thủ tục và các hướng dẫn

Thủ tục và hướng dẫn của AIS là các phương thức mà nó sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý, truy xuất và xử lý dữ liệu. Những phương pháp này có thể là thủ công hoặc tự động. Dữ liệu có thể đến từ cả hai nguồn: nội bộ (ví dụ: nhân viên trong doanh nghiệp) và nguồn bên ngoài (ví dụ: các đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng).

Các thủ tục và hướng dẫn này sẽ được lập trình trong phần mềm AIS. Tuy nhiên các thủ tục và hướng dẫn cũng cần được “lập trình” vào người sử dụng thông qua tài liệu và đào tạo. Các thủ tục và hướng dẫn phải được tuân thủ nhất quán để có được hiệu quả cao nhất.

2.3. Dữ liệu của AIS

Để lưu trữ thông tin, AIS phải có cấu trúc dữ liệu giống như ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL), là ngôn ngữ máy tính thường xuyên được sử dụng cho cơ sở dữ liệu. SQL cho phép dữ liệu trong AIS có thể truy vấn và xử lý để lập các báo cáo.

AIS cũng sẽ cần nhiều các màn hình đầu vào khác nhau để cho các người sử dụng khác nhau nhập dữ liệu đầu vào, cũng như các định dạng đầu ra khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu của các người dùng khác nhau và các loại thông tin khác nhau.

Dữ liệu chứa trong AIS là tất cả các thông tin tài chính-kế toán phù hợp với thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp. Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào tác động đến hệ thống tài chính của doanh nghiệp đều phải được đưa vào hệ thống.

Loại dữ liệu trong AIS sẽ phụ thuộc vào đặc thù của doanh nghiệp, tuy nhiên nó có thể bao gồm những loại dữ liệu sau đây:

• Đơn bán hàng
• Nhật ký bán hàng
• Các báo cáo phân tích bán hàng
• Yêu cầu mua hàng
• Nhật ký mua hàng
• Nhật ký thu chi
• Sổ cái
• Sổ kho
• Sổ lương
• Bảng chấm công
• Thông tin thuế.

Dữ liệu có thể được sử dụng để lập báo cáo kế toán và báo cáo tài chính như báo cáo các khoản phải thu, bảng khấu hao TSCĐ, bảng cân đối thử và báo cáo lãi lỗ…

Việc có tất cả dữ liệu này ở một nơi – trong AIS – tạo điều kiện thuận lợi công việc ghi chép và lưu trữ số liệu, lập báo cáo, phân tích, kiểm toán và ra quyết định. Để dữ liệu trở nên hữu ích, nó phải đầy đủ, chính xác và phù hợp.

Mặt khác, các ví dụ về dữ liệu sẽ không được đưa vào AIS bao gồm các bản ghi nhớ, thư từ, bản trình bày và sách hướng dẫn. Những tài liệu này có thể có mối quan hệ mật thiết với tài chính của công ty, nhưng, ngoại trừ phần chú thích tiêu chuẩn, chúng không thực sự là một phần việc ghi chép lưu trữ dữ liệu.

2.4. Phần mềm AIS

Phần mềm của AIS là các chương trình máy tính được sử dụng để lưu trữ, truy xuất, xử lý và phân tích dữ liệu tài chính của doanh nghiệp.

Trước khi có máy tính, AIS là một hệ thống thủ công, dựa trên giấy tờ. Nhưng ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm máy tính làm nền tảng của AIS.

Tùy quy mô của doanh nghiệp mà sử dụng phần mềm kế toán phù hợp với quy mô.

Chất lượng, độ tin cậy và bảo mật là các thành phần chính của phần mềm AIS hiệu quả. Nhà quản lý dựa vào thông tin để đưa ra quyết định cho doanh nghiệp và họ cần thông tin chất lượng cao để đưa ra quyết định đúng đắn.

Phần mềm AIS có thể được điều chỉnh để đáp ứng các nhu cầu của từng loại hình kinh doanh khác nhau. Nếu một chương trình có sẵn không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp thì phần mềm cũng có thể được phát triển bởi nội bộ bên trong doanh nghiệp với sử tham gia đáng kể từ người dùng cuối hoặc có thể được phát triển bởi một công ty thứ ba thực hiện riêng cho doanh nghiệp. Hệ thống thậm chí có thể được thuê ngoài cho một công ty chuyên biệt.

Không quan trọng là dùng phần mềm nào, quan trọng là AIS phải đáp ứng các quy định của nhà nước.

2.5. Hạ tầng CNTT

Cơ sở hạ tầng CNTT là tên gọi cho phần cứng được sử dụng để vận hành AIS. Các phần cứng cần phải có này trong doanh nghiệp bao gồm:

• Máy tính
• Thiêt bị di động
• Máy chủ
• Máy in
• Ổn áp
• Bộ định tuyến (router)
• Thiết bị lưu trữ
• Nguồn cung cấp điện dự phòng (UPS, máy phát điện).

Ngoài vấn đề chi phí, cần xem xét các yếu tố khi lựa chọn phần cứng bao gồm tốc độ, khả năng lưu trữ và khả năng mở rộng và nâng cấp hệ thống.

Có lẽ quan trọng nhất, phần cứng được chọn cho hệ thống phải phù hợp phần mềm. Nó không chỉ phù hợp mà còn tối ưu – một hệ thống rườm rà sẽ không mang lại hiệu quả so với một hệ thống xử lý nhanh. Các doanh nghiệp có thể dễ dàng đáp ứng các yêu cầu về khả năng tương thích phần cứng và phần mềm là mua một hệ thống chìa khóa trao tay bao gồm cả phần cứng và phần mềm mà doanh nghiệp cần. Về mặt lý thuyết, việc mua một hệ thống chìa khóa trao tay có nghĩa là doanh nghiệp sẽ có được sự kết hợp tối ưu giữa phần cứng và phần mềm cho AIS của mình.

Một AIS tốt cũng phải bao gồm kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, thay thế và nâng cấp các thành phần của hệ thống phần cứng, cũng như kế hoạch xử lý phần cứng bị hỏng và lỗi thời, có thể làm cho dữ liệu nhạy cảm bị phá hủy hoàn toàn.

2.6. Kiểm soát nội bộ

Việc kiểm soát nội bộ là các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu thông tin nhạy cảm. Có thể đơn giản như mật khẩu hoặc phức tạp như nhận dạng sinh trắc học. Các giao thức bảo mật sinh trắc học có thể bao gồm lưu trữ các đặc điểm của con người không thay đổi theo thời gian, chẳng hạn như dấu vân tay, giọng nói và nhận dạng khuôn mặt.

AIS phải có các biện pháp kiểm soát nội bộ để bảo vệ chống lại việc truy cập máy tính trái phép và hạn chế quyền truy cập của những người dùng được ủy quyền, bao gồm một số người dùng trong doanh nghiệp. Cần ngăn chặn việc truy cập tệp trái phép bởi những cá nhân chỉ được phép truy cập vào các phần được chọn của hệ thống.

AIS chứa thông tin mật không chỉ là các thông tin của doanh nghiệp mà còn của nhân viên và khách hàng. Dữ liệu này có thể bao gồm:

• Số CMND/CCCD, số BHXH, BHYT
• Thông tin về tiền lương và nhân sự
• Số thẻ tín dụng
• Thông tin khách hàng
• Dữ liệu tài chính của doanh nghiệp
• Thông tin tài chính của nhà cung cấp và nhà cung cấp

Tất cả dữ liệu trong AIS phải được mã hóa và việc truy cập vào hệ thống phải được ghi lại và giám sát. Hoạt động của hệ thống vào được theo dõi.

AIS cũng cần được bảo vệ khỏi virus, tin tặc, nhưng nguy cơ bên trong và từ bên ngoài đe dọa hệ thống bảo mật mạng. AIS cần được bảo vệ trước các thảm họa như hỏa hoạn, lũ lụt, động đất, mất điện… làm mất dữ liệu.

3. Lời kết

Tất cả sáu thành phần của AIS hoạt động cùng nhau để giúp các nhân viên chủ chốt thu thập, lưu trữ, quản lý, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính của họ. Có một AIS được xây dựng tốt và duy trì tốt, hoạt động hiệu quả và chính xác là một thành phần thiết yếu của một doanh nghiệp thành công.