Ngày đăng: 09/07/2025 – Ngày cập nhật: 09/07/2025
Người mua có thể trả lại hàng hóa, dịch vụ do hàng không đúng mẫu mã, chất lượng hoặc hay thay đổi nhu cầu… Trong trường hợp này, hộ kinh doanh phải xử lý hóa đơn đã lập theo quy định của cơ quan thuế để đảm bảo lợi ích khi xác định nghĩa vụ thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết hộ kinh doanh xử lý hóa đơn điện tử khi người mua trả lại hàng hóa, dịch vụ áp dụng cho cả trường hợp hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền và HĐĐT thông thường.
1. Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ
Việc xử lý HĐĐT trong trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ căn cứ theo quy định tại Khoản 13, Điều 1, Nghị Định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, các bước như sau:
Bước 1: Xác nhận với người mua về việc hoàn trả hàng hóa, dịch vụ
Hộ kinh doanh xác nhận với người mua về việc hoàn trả hàng hóa, dịch vụ, số lượng, lý do và giá trị hàng hóa, dịch vụ trả lại.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
Người bán được lựa chọn phương thức lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế phù hợp với trường hợp của mình để thuận tiện cho việc kê khai thuế.
- Trường hợp người mua trả lại 1 phần hàng hóa dịch vụ (cần điều chỉnh về số lượng, giá trị của hàng hóa) => lập hóa đơn điều chỉnh.
- Trường hợp hàng hóa được trả lại toàn bộ => lập hóa đơn thay thế.
Bước 3: Ghi rõ nội dung điều chỉnh trên hóa đơn
Người bán ghi rõ nội dung điều chỉnh: số hóa đơn gốc, ngày lập hóa đơn, lý do trả lại hàng hóa, dịch vụ cụ thể, số lượng hàng hóa/dịch vụ trả lại.
- Nếu người bán lập hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Nếu người bán lập hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 4: Gửi HĐĐT điều chỉnh cho người mua
Người bán gửi HĐĐT điều chỉnh cho người mua qua hệ thống hóa đơn điện tử được kết nối với cơ quan thuế.
Bước 5: Lưu trữ chứng từ
Người bán lưu trữ chứng từ kèm theo biên bản trả hàng, hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh.
Lưu ý:
- Người bán không hủy bỏ hóa đơn đã lập trước đó.
- Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội điều chỉnh nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua HĐĐT giao cho người bán. Khi này, người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.
2. Xử lý hóa đơn điện tử trong các trường hợp đặc biệt khi trả lại hàng hóa
Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử (có thể là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện tử thông thường) đặc biệt lưu ý việc trả lại hàng hóa, dịch vụ đã mua có một số trường hợp đặc biệt như sau:
(1) Trả lại hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu
Trường hợp người mua trả lại hàng hoá là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hóa đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan. Nếu người mua là đối tượng sử dụng HĐĐT thì người mua thực hiện lập hoá đơn trả lại hàng cho người bán.
(2) Trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu
Đối với trường hợp phải hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm, người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền.
Cụ thể, căn cứ vào hóa đơn đã lập và biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ:
- Số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (không bao gồm thuế giá trị gia tăng);
- Số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn);
- Lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm.
Lưu ý: Biên bản thỏa thuận cần được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu.
(3) Trường hợp đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ
Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực lập HĐĐT điều chỉnh hóa đơn đã lập sai. Trên HĐĐT điều chỉnh hóa HĐĐT đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Trên đây là hướng dẫn hộ kinh doanh xử lý hóa đơn điện tử khi người mua trả lại hàng hoá, dịch vụ từ 1-6-2025. Hộ kinh doanh và người mua lưu ý phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hoá, dịch vụ và phải xuất trình khi được yêu cầu. Việc xử lý tốt hóa đơn điện tử khi người mua trả lại hàng hóa là một nghiệp vụ quan trọng cần nắm vững trong giai đoạn chuyển đổi số. Điều này, không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro về thuế mà còn góp phần xây dựng hình ảnh kinh doanh minh bạch, chuyên nghiệp.
Nguồn: Einvoice.vn