Ngày đăng: 16/10/2025 – Ngày cập nhật: 16/10/2025
Trong bối cảnh công nghệ số phát triển nhanh chóng, trí tuệ nhân tạo (AI) đang dần trở thành trợ thủ đắc lực trong môi trường làm việc hiện đại. Trước nhu cầu ngày càng cao về hiệu quả và tốc độ trong công việc, hàng loạt giải pháp AI đã được phát triển, từ những công cụ hỗ trợ viết email tự động, trợ lý ảo đến phần mềm phân tích dữ liệu theo thời gian thực. Dưới đây là danh sách 10 giải pháp AI nổi bật, được đánh giá cao về tính ứng dụng trong môi trường công sở, giúp người lao động làm việc chủ động hơn trong quản lý công việc hằng ngày.
Microsoft 365 Copilot (PowerPoint): Trợ lý AI tạo bài thuyết trình
Microsoft 365 Copilot là một trợ lý AI mạnh mẽ được tích hợp trực tiếp trong PowerPoint, giúp người dùng đơn giản hóa quy trình tạo bài thuyết trình. Chỉ cần nhập một yêu cầu bằng văn bản. Ví dụ như “trình bày về ẩm thực chay ở New York”, Copilot sẽ tự động tạo ra một bản trình chiếu hoàn chỉnh với các trang trình bày được thiết kế hợp lý, bao gồm tiêu đề, nội dung chính, bố cục trực quan và hình ảnh minh họa phù hợp.
Tính năng chính:
- Tạo trang trình bày từ mô tả: Tự động xây dựng bài trình chiếu gồm tiêu đề, nội dung và hình ảnh, đồng thời cho phép thêm slide hoặc viết lại nội dung.
- Gợi ý nội dung và câu hỏi: Đề xuất chủ đề liên quan, cải thiện văn bản và dự đoán câu hỏi từ khán giả.
- Tối ưu bố cục và hình ảnh: Tự động chọn thiết kế slide chuyên nghiệp và hình minh hoạ phù hợp từ thư viện 365.
Hạn chế:
- Chỉ khả dụng với gói Microsoft 365 Copilot trả phí.
- Kết quả AI đôi khi chưa sát với ý người dùng (đặc biệt về hình ảnh minh hoạ).
Loom: Công cụ đa năng, hỗ trợ ghi màn hình và webcam
Loom là công cụ quay video màn hình (screencast) kết hợp webcam được thiết kế tối ưu cho giao tiếp nội bộ, đào tạo và trình bày nhanh trong môi trường doanh nghiệp. Người dùng có thể ghi hình màn hình, khuôn mặt hoặc cả hai cùng lúc, sau đó chia sẻ video qua đường dẫn mà không cần tải file.
Ứng dụng tập trung vào trải nghiệm đơn giản, không yêu cầu kỹ năng chỉnh sửa video chuyên sâu. Gói miễn phí phù hợp với người dùng cá nhân, trong khi phiên bản Business và AI Add-On cung cấp nhiều tính năng nâng cao cho nhóm làm việc chuyên nghiệp.
Tính năng nổi bật:
- Ghi hình và chia sẻ nhanh: Quay màn hình, webcam hoặc kết hợp cả hao, sau đó tự động lưu trữ trên nền tảng đám mây và tạo link chia sẻ ngay lập tức.
- Chỉnh sửa cơ bản sau quay: Cho phép cắt ghép nhanh, thêm phụ đề, tắt tiếng ồn, chèn phông nền ảo và điều chỉnh âm thanh nền.
- Phản hồi video: Người xem có thể để lại bình luận, emoji phản hồi trực tiếp trên từng mốc thời gian trong video.
- AI Add-On: Tự động tạo tiêu đề, tóm tắt nội dung video, đề xuất CTA, xoá từ đệm (filler words) và thêm phụ đề tự động (gói trả phí bổ sung).
- Tích hợp ứng dụng khác: Kết nối với Slack, Gmail, Salesforce cùng các công cụ quản lý nhóm khác để chia sẻ nội dung dễ dàng.
- Phiên bản doanh nghiệp: Hỗ trợ đăng nhập một lần (SSO), quyền riêng tư nâng cao và thư viện video phân quyền theo nhóm.
Hạn chế:
- Công cụ chụp ảnh màn hình còn đơn giản, không hỗ trợ thêm chú thích hay chỉnh sửa nâng cao.
- Tính năng AI nâng cao không bao gồm trong gói chính – người dùng cần trả thêm phí nếu muốn sử dụng.
Gamma: Nền tảng tạo bài trình chiếu
Gamma là nền tảng tạo nội dung trình chiếu dựa trên AI, cho phép người dùng tạo slide, tài liệu hoặc trang web chỉ từ một đoạn mô tả văn bản ngắn. Không cần kỹ năng thiết kế, người dùng có thể nhập ý tưởng hoặc dàn bài và hệ thống sẽ tự động xây dựng bài thuyết trình với bố cục dạng thẻ cuộn hiện đại. Ưu điểm nổi bật của Gamma là khả năng tạo slide gần như tức thì từ một dòng lệnh, bao gồm tiêu đề, nội dung, hình ảnh minh họa và định dạng sẵn từng trang trình bày.
Tính năng chính:
- Tạo slide tự động bằng AI: Nhập đề tài hoặc prompt, Gamma tạo tiêu đề, nội dung bullet, đề xuất hình ảnh và định dạng bố cục phù hợp chỉ trong vài giây.
- Nhập tài liệu sẵn có: Hỗ trợ tải file (Word, PDF) để AI Copilot trích xuất ý chính và dựng slide.
- Bố cục cuộn hiện đại: Slide trình bày theo dạng thẻ cuộn (scrolling deck), tối ưu khi chia sẻ trực tuyến.
- Tùy chỉnh dễ dàng: Cho phép chỉnh sửa nội dung, thay đổi bố cục và hình ảnh sau khi tạo.
- Yếu tố tương tác và cộng tác: Hỗ trợ nhúng video, biểu đồ, GIF, khảo sát và cho phép nhiều người chỉnh sửa cùng lúc như Google Docs.
Hạn chế:
- Chưa hỗ trợ xuất file sang định dạng PowerPoint, hạn chế khả năng sử dụng ngoại tuyến hoặc chỉnh sửa sâu bằng phần mềm truyền thống.
- Không tối ưu với dữ liệu kỹ thuật cao hoặc biểu đồ phức tạp.
- Một số lỗi định dạng nhỏ có thể xảy ra khi số lượng slide lớn. Nền tảng còn mới, nên khả năng tích hợp với các hệ sinh thái phổ biến (như Slack, Teams) còn hạn chế.
Prezi Design (Infogram): Công cụ tạo infographic trực quan
Prezi Design, trước đây được biết đến với tên gọi Infogram, là công cụ thiết kế trực tuyến tập trung vào trực quan hóa dữ liệu. Ứng dụng cho phép người dùng tạo infographic, biểu đồ, bản đồ và báo cáo tương tác với giao diện kéo-thả đơn giản. Nền tảng này hướng tới việc giúp người không chuyên thiết kế vẫn có thể trình bày dữ liệu một cách trực quan và chuyên nghiệp.
Ngoài thư viện template phong phú, Prezi Design còn tích hợp tính năng AI hỗ trợ tự động sinh biểu đồ hoặc infographic dựa trên dữ liệu đầu vào.
Tính năng nổi bật:
- Thiết kế infographic và biểu đồ động: Hỗ trợ tạo bản đồ, báo cáo, infographics bằng thư viện đa dạng các biểu đồ, bản đồ và ảnh minh họa có sẵn.
- Tích hợp dữ liệu tự động: Cho phép nhập liệu từ CSV, Excel hoặc kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu (như MySQL, PostgreSQL) để tự động cập nhật khi dữ liệu thay đổi.
- AI Infographic Generator: Tính năng trí tuệ nhân tạo giúp tạo infographic nhanh chỉ từ chủ đề hoặc bảng dữ liệu người dùng cung cấp. Công cụ cũng gợi ý biểu đồ phù hợp thông qua tính năng Instant Charts & Graphs.
- Hiệu ứng tương tác: Hỗ trợ hiệu ứng động như zoom, bounce, GIF giúp bản trình bày sinh động hơn. Có thể nhúng trực tiếp vào website hoặc xuất bản dưới dạng trình chiếu.
- Tùy chọn xuất file: Xuất file dưới nhiều định dạng khác nhau (PDF, PNG, PowerPoint) tùy mục đích sử dụng.
Hạn chế:
- Một số tính năng nâng cao như thư viện biểu tượng chất lượng cao, xuất bản không watermark hoặc ở độ phân giải cao chỉ có trong gói trả phí.
- Tập trung mạnh vào dữ liệu nên không có nhiều yếu tố minh họa sáng tạo như ở các nền tảng thiết kế đa năng (ví dụ Canva hoặc Visme).
- Phiên bản miễn phí giới hạn lựa chọn biểu đồ và không phù hợp nếu cần thiết kế tài liệu có yêu cầu kỹ thuật cao hoặc mang tính thương mại.
Superhuman AI: Ứng dụng quản lý email
Được biết đến một ứng dụng quản lý email tập trung vào hiệu suất làm việc, Superhuman AI hỗ trợ người dùng Gmail và Outlook. Công cụ này được biết đến với giao diện tối giản, tốc độ xử lý nhanh và hệ thống phím tắt đa dạng. Từ năm 2024, Superhuman đã tích hợp thêm nhiều tính năng AI nhằm nâng cao trải nghiệm người dùng, đặc biệt trong việc xử lý, tóm tắt và phản hồi email.
Tính năng nổi bật:
- Auto Summarize: Tự động tạo tóm tắt cho các chuỗi email dài.
- Write with AI: Soạn nội dung email dựa trên phong cách viết cá nhân của người dùng.
- Instant Reply / Instant Event: Hỗ trợ trả lời nhanh hoặc đề xuất lịch họp từ nội dung email (dành cho gói Business).
- Split Inbox: Tách hộp thư theo mục đích sử dụng.
- Phím tắt đa chức năng: Hỗ trợ thao tác nhanh với hàng nghìn tổ hợp phím.
- Tích hợp lịch và công cụ họp: Cho phép chia sẻ lịch trống, lên lịch họp ngay trong giao diện email.
Hạn chế:
- Mức phí cao (khoảng $30/người/tháng) và không có bản dùng thử miễn phí.
- Chỉ hỗ trợ Gmail và Outlook, không tương thích với các nền tảng email khác.
- Cần thời gian làm quen với giao diện và hệ thống phím tắt để khai thác tối đa hiệu quả.
Glean: Trợ lý ảo và tìm kiếm nội bộ
Glean là một nền tảng tìm kiếm nội bộ và trợ lý ảo dành cho doanh nghiệp, được phát triển dựa trên trí tuệ nhân tạo. Ra mắt từ năm 2019 bởi các cựu kỹ sư Google, công cụ này sử dụng mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) để xử lý các truy vấn bằng ngôn ngữ tự nhiên, từ đó truy xuất thông tin từ toàn bộ kho dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp.
Ví dụ, người dùng có thể nhập câu hỏi như “Tìm tất cả email liên quan đến ngân sách marketing” và Glean sẽ cung cấp câu trả lời phù hợp dựa trên dữ liệu được cấp quyền truy cập.
Tính năng nổi bật:
- Tìm kiếm hợp nhất: Kết nối và tổng hợp dữ liệu từ hàng nghìn nguồn như Microsoft, Google Workspace, Salesforce, Atlassian,… vào một chỉ mục tìm kiếm duy nhất.
- Trợ lý AI hội thoại: Trả lời truy vấn bằng ngôn ngữ tự nhiên như một chatbot nội bộ, hỗ trợ thực hiện các truy vấn phức tạp nhiều bước mà không cần kiến thức lập trình.
- Giao diện tương tác: Cho phép tìm kiếm thông tin, tạo báo cáo, hoặc thực hiện các tác vụ dựa trên dữ liệu có sẵn như tổng hợp báo cáo tài chính hoặc truy vấn tài liệu cũ.
- Tích hợp phân quyền: Hệ thống tự động tuân thủ các quyền truy cập nội bộ, đảm bảo người dùng chỉ thấy được dữ liệu phù hợp với vai trò của mình.
Hạn chế:
- Phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn, yêu cầu chi phí đầu tư đáng kể và quá trình triển khai tương đối phức tạp.
- Không có phiên bản miễn phí.
Reclaim.ai: Công cụ quản lý lịch trình công việc
Reclaim.ai là một công cụ hỗ trợ quản lý lịch trình làm việc, hoạt động như một “lớp phủ thông minh” trên Google Calendar hoặc Outlook. Thay vì thay thế lịch truyền thống, Reclaim cho phép người dùng thiết lập các quy tắc thời gian cụ thể như khung nghỉ trưa, giờ tập trung, hoặc các thói quen hàng ngày. Công cụ sử dụng AI để tự động điều chỉnh, giữ chỗ và sắp xếp lại các khoảng thời gian trong lịch, nhằm đảm bảo người dùng có đủ không gian cho công việc ưu tiên hoặc sinh hoạt cá nhân.
Tính năng nổi bật:
- Tạo khung giờ linh hoạt: Cho phép lên lịch tự động cho các hoạt động cá nhân (nghỉ trưa, tập trung làm việc, rèn luyện thói quen) và điều chỉnh linh hoạt khi có cuộc họp hoặc tác vụ phát sinh.
- Lập lịch họp tối ưu: Tạo các khoảng họp linh hoạt (flexible meeting blocks) nhằm tối ưu hóa thời gian trống đồng bộ giữa các thành viên trong nhóm.
- Điều chỉnh thông minh: Tự động di chuyển các khung giờ đã đặt nếu phát sinh lịch mới, đồng thời gửi thông báo để người dùng dễ dàng kiểm soát thay đổi.
- Tích hợp trực tiếp: Hoạt động trực tiếp trên Google Calendar hoặc Outlook mà không cần thay đổi hệ thống lịch hiện có.
Hạn chế:
- Không thay thế được các công cụ quản lý công việc chuyên biệt, do chỉ can thiệp vào lịch trình đã thiết lập.
- Chỉ tương thích với Google Calendar và Outlook.
- Các tính năng AI chủ yếu hoạt động dựa trên quy tắc do người dùng đặt trước, phù hợp hơn với nhóm làm việc cần đồng bộ lịch hơn là người dùng cá nhân độc lập.
Notion AI: Tính năng AI hỗ trợ quản lý ghi chú và dữ liệu cá nhân
Notion AI là một công cụ thông minh tích hợp trực tiếp trong ứng dụng Notion, giúp người dùng tối ưu hóa việc quản lý ghi chú và dữ liệu cá nhân một cách hiệu quả hơn. Với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo, Notion AI không chỉ giúp tạo ra nội dung nhanh chóng mà còn giúp tổ chức thông tin, lên kế hoạch và xử lý dữ liệu một cách thông minh, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc hàng ngày.
Tính năng nổi bật:
- Tự động tạo và tổ chức nội dung: Notion AI giúp bạn nhanh chóng xây dựng các ghi chú, danh sách công việc, kế hoạch dự án hoặc tóm tắt thông tin từ những đoạn văn bản dài mà không mất nhiều công sức.
- Hỗ trợ chỉnh sửa và nâng cao chất lượng văn bản: Công cụ có khả năng kiểm tra chính tả, ngữ pháp và điều chỉnh giọng văn phù hợp với mục đích sử dụng, giúp ghi chú của bạn luôn rõ ràng và chuyên nghiệp.
- Tính năng rút ngắn hoặc mở rộng đoạn văn: Khi cần thiết, Notion AI có thể giúp bạn làm đoạn ghi chú ngắn gọn hơn hoặc chi tiết hơn mà vẫn giữ được ý chính và sự mạch lạc.
- Giải thích và làm rõ nội dung: Người dùng có thể bôi đen từ khóa hoặc cụm từ để Notion AI giải thích chi tiết, giúp hiểu rõ hơn các thông tin phức tạp trong ghi chú.
Hạn chế:
- Độ chính xác của các đề xuất và nội dung tạo ra chưa phải lúc nào cũng hoàn hảo, đôi khi có thể không phù hợp với ngữ cảnh cụ thể của người dùng.
- Trải nghiệm sử dụng trên thiết bị di động đôi lúc gặp giật lag, đặc biệt khi làm việc với khối lượng dữ liệu lớn hoặc truy cập lâu, ảnh hưởng đến sự mượt mà và tiện lợi trong quản lý ghi chú.
Clockwise: Công cụ lập lịch, quản lý thời gian
Clockwise là một công cụ lập lịch sử dụng AI, được thiết kế đặc biệt để giúp các nhóm làm việc tối ưu hóa thời gian tập trung. Thay vì chỉ đáp ứng nhu cầu cá nhân, Clockwise tự động điều chỉnh lịch họp nội bộ của từng thành viên, nhằm tạo ra nhiều khoảng thời gian làm việc liên tục và ít bị gián đoạn hơn. Nhờ tính năng đánh dấu các cuộc họp là “linh hoạt”, công cụ có thể tự động thay đổi thời gian họp sao cho phù hợp nhất với lịch chung của cả nhóm.
Tính năng nổi bật:
- Tối ưu lịch nhóm: Tự động sắp xếp lại các cuộc họp ít quan trọng sang khung giờ ít ảnh hưởng nhất đến thời gian tập trung của nhóm.
- Gắn nhãn sự kiện: Cho phép gắn thẻ linh hoạt (flexible) cho các cuộc họp để Clockwise có thể tự điều chỉnh khi cần thiết.
- Giao diện Clockwise Planner: Hiển thị tổng quan lịch nhóm, đưa ra các đề xuất điều chỉnh nhằm giảm xung đột lịch và tạo lịch trình làm việc hợp lý hơn.
- Tích hợp lịch hiện có: Đồng bộ trực tiếp với Google Calendar và Outlook, giúp duy trì hệ thống lịch quen thuộc của người dùng.
Hạn chế:
- Không phải là công cụ lịch độc lập, người dùng vẫn cần chỉnh sửa nội dung sự kiện qua ứng dụng lịch gốc (Google Calendar hoặc Outlook).
- Clockwise Planner không cho phép chỉnh sửa trực tiếp các sự kiện ngay trong giao diện.
- Phát huy hiệu quả rõ nhất với nhóm làm việc có lịch họp dày đặc; đối với cá nhân có ít cuộc họp, giá trị sử dụng có thể không cao.
Otter.ai (OtterPilot): Trợ lý ảo ghi chú cuộc họp
Otter.ai với tính năng OtterPilot, là công cụ trợ lý ghi chú cuộc họp sử dụng AI, hỗ trợ ghi âm, chuyển lời nói thành văn bản và tóm tắt nội dung trong thời gian thực. Ứng dụng này có thể tự động tham gia các cuộc họp trực tuyến qua Zoom, Google Meet hoặc Microsoft Teams, sau đó tạo bản ghi transcript phân theo người nói.
Từ đầu năm 2024, Otter giới thiệu tính năng Meeting GenAI, cho phép người dùng tìm kiếm nội dung và nhận câu trả lời dựa trên toàn bộ lịch sử ghi chú cuộc họp. Công cụ cũng tích hợp khả năng trò chuyện sau họp thông qua tính năng Otter Chat, giúp trao đổi bổ sung dựa trên nội dung đã ghi lại.
Tính năng nổi bật:
- Ghi chú và tóm tắt tự động: OtterPilot có thể tự tham gia cuộc họp, ghi âm và chuyển đổi hội thoại thành văn bản phân chia theo người nói.
- AI Meeting GenAI: Tổng hợp nội dung sau cuộc họp và hỗ trợ truy vấn thông tin từ toàn bộ lịch sử các bản ghi đã lưu.
- Tích hợp lịch và ứng dụng họp: Khi kết nối với lịch Google/Microsoft và các nền tảng họp video, Otter sẽ tự động ghi âm các cuộc họp được lên lịch.
- Giao diện chỉnh sửa bản ghi: Hỗ trợ gắn thẻ người nói, sửa nội dung văn bản và chia sẻ với các thành viên liên quan.
- Otter Chat: Cho phép trò chuyện, phản hồi và đặt câu hỏi dựa trên nội dung ghi chú, ngay cả sau khi cuộc họp kết thúc.
Hạn chế:
- Hiện chỉ hỗ trợ nhận dạng tiếng Anh và phân biệt người nói dựa trên dấu giọng (voiceprint).
- Độ chính xác khi chuyển đổi giọng nói thành văn bản dao động khoảng 85–90%, có thể bị ảnh hưởng nếu âm thanh không rõ hoặc có từ ngữ không phổ biến.
- Không hỗ trợ ghi hình video, chỉ ghi âm và lưu lại văn bản.
AI ngày càng được áp dụng rộng rãi trong môi trường văn phòng, giúp tự động hóa các công việc như xử lý dữ liệu, soạn thảo, thiết kế và quản lý dự án, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng công việc. Vì vậy, để tận dụng tối đa lợi ích của trí tuệ nhân tạo, mỗi người cần lựa chọn công cụ AI phù hợp với đặc thù chuyên ngành và thói quen làm việc của bản thân, giúp phát huy tối đa năng suất trong công việc hằng ngày.
Nguồn: Nhã Vy