Ngày đăng: 27/04/2022 – Ngày cập nhật: 27/04/2022
Nguồn: www.matellio.com
Trong nhiều thập kỷ, các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã tương đối trì trệ trong cách họ quản lý và xử lý dữ liệu doanh nghiệp. Các hệ thống này vẫn yêu cầu mọi người nhập dữ liệu vào hệ thống. Những người này (hoặc quy trình hàng loạt) sau đó phải di chuyển dữ liệu dọc theo hệ thống để hỗ trợ một số hoạt động kinh doanh. Sau các bước xử lý này, hệ thống có thể cung cấp kết quả cho mọi người để đưa ra quyết định kinh doanh, công nhận doanh thu và trả lương cho nhân viên. Trong nhiều thập kỷ, dòng quy trình hệ thống ERP này ít thay đổi.
Tất nhiên, các hệ thống ERP đã phát triển trong những năm qua. Các hệ thống ERP hiện đại cung cấp đầu vào dễ dàng và tự động hóa, tự động hóa các quy trình kinh doanh, cảnh báo và tin nhắn trên mọi sự kiện hệ thống có thể tưởng tượng, và các công cụ báo cáo và trực quan hóa tuyệt vời. Các hệ thống ERP được phân phối qua đám mây và tất cả đều được kết thúc trong giao diện người dùng hấp dẫn trực quan mới nhất cho bất kỳ thiết bị nào bạn có thể có tiện dụng vào thời điểm đó. Thật không may, những cải tiến xử lý này đã không thay đổi bản chất cơ bản của hệ thống ERP.
Việc sử dụng AI trong ERP sẽ thay đổi hoàn toàn cách quản lý dữ liệu và quy trình kinh doanh. Các hệ thống ERP sẽ không còn đòi hỏi nỗ lực và trí thông minh của mọi người phải mã hóa đúng cách và nhập từng phút chi tiết của một giao dịch kinh doanh để hoàn thành một hoạt động. Mọi người sẽ không còn phải kiên nhẫn chờ đợi bằng màn hình máy tính để phê duyệt báo cáo chi phí của nhân viên hoặc theo dõi thiết bị nhà máy và trạng thái hàng tồn kho. Mọi người cũng sẽ không cần phải chạy hàng chục báo cáo, sau đó cắt và xúc xắc chúng lại với nhau để có được thông tin chi tiết quan trọng về việc họ có cần đặt thêm 100 widget cho các đơn đặt hàng trong tháng này hay không.
AI, với sự tiết kiệm và dễ dàng tuyệt vời, đã len lỏi vào mọi tầng lớp trong cuộc sống của bạn, bao gồm cả công việc kinh doanh. Nghiên cứu và phân tích dữ liệu để đưa ra các quyết định kinh doanh và tiếp thị thông minh là cách duy nhất để dẫn đầu thị trường hiện nay. Hơn nữa, chúng ta đang sống trong thời đại của các biện pháp chủ động, có nghĩa là chúng ta cần phải lường trước sự sụt giảm của doanh số hoặc nền kinh tế trước khi nó thực sự đến và chuẩn bị cho nó. Nghiên cứu xu hướng, đánh giá thị trường, sự hài lòng của khách hàng, tất cả đều có thể thực hiện được bằng cách sử dụng hệ thống ERP và tiêm adrenaline là AI vào máu của họ. Và hôm nay, chúng ta sẽ xem hệ thống ERP là gì và chúng có thể được hưởng lợi như thế nào từ AI.
1. Hệ thống ERP là gì?
Việc chốt lại một định nghĩa duy nhất về hệ thống ERP là rất khó. Một tìm kiếm nhanh trên internet sẽ cho bạn biết rằng mỗi blog và trang web đều có cách hiểu khác nhau về những hệ thống này là gì và chúng phải làm gì. Mặc dù điều này khiến cho việc đưa ra một định nghĩa ngắn gọn và đơn giản về hệ thống ERP trở nên khó khăn, tuy nhiên, đó là một điều tốt vì điều này cho chúng ta biết những hệ thống này có thể linh hoạt như thế nào.
Để thực sự hiểu hệ thống ERP là gì, bạn phải xem xét mô hình kinh doanh của mình. Bây giờ hãy nghĩ về tất cả các quy trình riêng lẻ và liên kết với nhau mà bạn phải thực hiện để đưa một sản phẩm từ dây chuyền sản xuất ra thị trường. Hãy nghĩ về tất cả các quy trình liên quan đến việc tiếp thị doanh nghiệp của bạn, từ việc đưa ra các chiến lược tiếp thị lấy độ tuổi làm trung tâm cho đến suy nghĩ về những câu nói dí dỏm. Bây giờ, hãy nghĩ đến tất cả các quy trình được thực hiện bởi nhóm dịch vụ khách hàng và bảo trì sản phẩm của bạn.
Tất cả những điều này có thể được gói gọn bên trong một quả trứng nhỏ gọn gàng có tên là ERP. Nhiệm vụ hàng đầu của hệ thống ERP là tích hợp tất cả các quy trình kinh doanh lại với nhau thành một hệ thống hoàn chỉnh có thể giúp bạn sắp xếp hợp lý các chức năng kinh doanh khác nhau và chia sẻ cùng một dữ liệu với mọi người ở các cấp khác nhau.
Phần trung tâm của hệ thống ERP là một cơ sở dữ liệu dùng chung mà các đơn vị kinh doanh khác nhau trong tổ chức của bạn có thể truy cập được. Điều này đảm bảo rằng mọi nhóm đều có cùng một dữ liệu và mỗi khi thực hiện thay đổi, mọi người đều biết về nó.
Mặt khác, hệ thống ERP cũng mang lại mức độ tự động hóa tốt cho doanh nghiệp. Thay vì phải tạo cơ sở dữ liệu và bảng tính riêng biệt, các nhóm có thể tải xuống dữ liệu từ một nguồn duy nhất, nguồn này sẽ luôn hiển thị phiên bản mới nhất của tập dữ liệu.
Cuối cùng, hệ thống ERP được trang bị một bảng điều khiển hiển thị tất cả các chỉ số kinh doanh chính cho nhân viên dưới dạng số lượng, biểu đồ và đồ họa để nâng cao hiểu biết của họ.
2. AI có thể giúp cải thiện hệ thống ERP như thế nào?
Chỉ riêng ERP đã có sức mạnh. Nhưng như chúng tôi đã nói trước đó, hãy kết hợp nó với AI và nó rất đáng gờm. Hãy xem cách AI có thể giúp một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp:
Sự dự đoán
Trí tuệ nhân tạo hoạt động dựa trên dữ liệu lịch sử. Nó phân tích những gì đã xảy ra và dự đoán những gì sắp xảy ra. Vì vậy, nếu kho dữ liệu của bạn đủ lớn và đủ đa dạng, AI của bạn có thể dự đoán mọi thứ khá nhiều chỉ bằng cách đọc nó và tự đào tạo.
Đối với một hệ thống ERP, điều này cực kỳ có lợi.
Bất cứ khi nào việc tắt máy xảy ra do lỗi hệ thống hoặc thiết bị, bạn sẽ mất tiền. Và nếu lỗi đủ lớn, có thể mất nhiều ngày để sửa nó trong thời gian đó bạn chảy tiền bởi – a) không thể bắt đầu sản xuất, b) phải trả sức người của bạn để chỉ ngồi một chỗ, c ) sửa lỗi thực tế, d) không sản xuất và bán sản phẩm. Vì vậy, đủ để nói rằng đây không phải là một tình huống đầy hứa hẹn và bất kỳ doanh nhân lành mạnh nào cũng muốn tránh nó. Và sự kết hợp giữa AI và ERP cho phép bạn làm điều đó.
AI có thể nghiên cứu tải trên máy của bạn, bất kỳ lỗi nào, bất kỳ sự sụt giảm nào về hiệu quả và năng suất và đưa ra cảnh báo khi lỗi sắp xảy ra hoặc đang ở giai đoạn đầu. Tại thời điểm đó, bạn có thể sửa lỗi mà không cần phải ngừng sản xuất, do đó tiết kiệm tiền và thời gian cho chính bạn. Đồng thời, AI có thể được sử dụng để nghiên cứu dữ liệu khách hàng và thị trường để dự đoán các xu hướng trong tương lai. Kiến thức này sau đó có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định tiếp thị tốt hơn.
Phân tích nâng cao
Hãy coi điểm này như một phần mở rộng của điểm trước. Như chúng ta đã nói ở điểm trước, hiệu quả của AI phụ thuộc vào dữ liệu. Sử dụng khả năng phân tích nâng cao của mình , AI có thể khai thác các loại phân tích khác nhau để phục vụ nhu cầu của bạn.
Ví dụ: sử dụng AI để khai thác dữ liệu về hành vi mua sắm của một nhóm người nhất định, giả sử là các cô gái trẻ. Bây giờ những gì AI của bạn sẽ làm là hoạt động trên nhóm dữ liệu của bạn và xem những gì khách hàng của bạn trong độ tuổi đó đang mua. Và bằng cách sử dụng dữ liệu đó, bạn có thể điều chỉnh và xây dựng các chiến lược tiếp thị của mình sẽ nhắm mục tiêu đến nhóm tuổi đó.
Theo cách tương tự, bạn có thể nhận được phân tích về thời gian mọi người ở lại một trang nhất định trên trang web của bạn, bao nhiêu người chỉ bỏ đồ vào giỏ hàng của họ và không tiến hành thanh toán, bạn có thể xem bao nhiêu người đã bỏ qua thanh toán vì nó quá phức tạp, v.v. Tất cả những điều này sẽ giúp bạn cải thiện mô hình kinh doanh, hợp lý hóa quy trình thanh toán và làm cho doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn.
Cải thiện các quy trình liên khoa
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, có những bộ phận khác nhau, hoạt động độc lập, nhưng đôi khi cũng hợp tác, đồng thời hướng tới một mục tiêu chung – kiếm nhiều lợi nhuận hơn. Vì vậy, người ta dễ nghĩ doanh nghiệp là một thực thể đơn lẻ nhưng trên thực tế nó là một tổ hợp các thực thể khác nhau, nhỏ hơn kết hợp với nhau để đạt được mục tiêu. Khi bạn xem doanh nghiệp của mình không phải là một điểm kỳ dị mà thay vào đó là một tập hợp của nhiều điểm kỳ dị nhỏ hơn, bạn nhận ra rằng cần có những điểm kỳ dị này để giao tiếp với nhau. Các bộ phận khác nhau phụ thuộc vào nhau về dữ liệu, số liệu thống kê, và thậm chí cả mục tiêu của riêng họ mà không thể đạt được cho đến khi bộ phận khác đạt được mục tiêu. Ví dụ, một nhóm tiếp thị không thể tiếp thị bất cứ thứ gì cho đến khi nhóm sản xuất kết thúc quá trình sản xuất.
Một hệ thống ERP được thúc đẩy bởi AI có thể giúp cho việc giao tiếp giữa các bộ phận và chia sẻ dữ liệu được sắp xếp hợp lý. Khi chúng dùng chung một cơ sở dữ liệu, có nghĩa là dữ liệu đó sẽ luôn được cập nhật bất cứ khi nào bạn cần. Hệ thống ERP này là một công cụ tập trung cho CRM, tiếp thị, kế toán, sản xuất, R&D và kế toán, thu hẹp khoảng cách giữa các bộ phận này, do đó làm cho hoạt động kinh doanh trơn tru hơn nhiều.
Tiếp thị thông minh
Dữ liệu tốt hơn dẫn đến một AI được đào tạo tốt hơn. Và một AI tốt hơn dẫn đến phân tích tốt hơn có thể giúp bạn điều chỉnh chiến lược tiếp thị hoàn hảo cho mọi nhân khẩu học. Điều quan trọng là làm cho nó cảm thấy cá nhân. Khách hàng ngày nay đang tìm kiếm sự kết nối với các thương hiệu mà họ liên kết. Và theo sản phẩm của bạn và cơ sở người dùng mục tiêu của nó, bạn cần phải thực hiện một chiến lược tiếp thị sẽ thu hút độ tuổi hoặc nhóm người dùng đó.
Hơn nữa, AI trong hệ thống ERP của bạn có thể gợi ý một số lĩnh vực mà bạn đang thiếu. Nó cũng có thể gợi ý một số thị trường mục tiêu mà bạn có thể thiếu, nơi bạn có thể giới thiệu sản phẩm của mình. Tiếp thị thông minh sẽ không chỉ cho phép bạn thực hiện các kế hoạch tiếp thị tốt hơn mà còn giúp bạn tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
Dịch vụ khách hàng
Cuối cùng, tất cả là về khách hàng. Cách bạn đối xử với họ trước và sau khi bán hàng quyết định xem bạn có tiếp tục kinh doanh hay không hay bạn sẽ mất họ vào tay người biết lắng nghe họ và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng phù hợp cho họ. Có đại diện dịch vụ khách hàng tại chỗ để trả lời các câu hỏi của khách hàng và khách hàng vừa lãng phí vừa phức tạp. Một lựa chọn tiên tiến và hiệu quả hơn là để các đại lý ảo giao dịch với khách hàng. Các đại lý ảo, như AI chatbots, thay mặt bạn tương tác với khách hàng và giải quyết các khiếu nại của họ hoặc trả lời các thắc mắc của họ tốt nhất có thể.
Điều này giúp a) cung cấp cho khách hàng của bạn câu trả lời và giải pháp tức thì cho vấn đề của họ, b) phân tích truy vấn hoặc phản hồi của khách hàng để cải thiện quy trình kinh doanh của bạn. Nếu cùng một loại truy vấn được thực hiện bởi nhiều khách hàng thì điều đó có nghĩa là có điều gì đó không ổn với sản phẩm của bạn hoặc cách bạn tiếp thị sản phẩm đó.
Sửa chữa quy trình sản xuất
Khi bạn đang điều hành một doanh nghiệp và có nhiều bánh răng quay cùng một lúc, bạn bắt buộc phải hết sức cảnh giác với bất kỳ loại chất thải nào. Hiệu quả là tên của trò chơi. Và bằng cách sử dụng hệ thống AI và ERP cùng nhau, bạn có thể tìm ra quy trình sản xuất và kinh doanh nào đang hoạt động không phát huy hết tiềm năng và cách bạn có thể thay đổi điều đó.
Như chúng ta đã thảo luận ở điểm đầu tiên, AI trong hệ thống ERP sẽ cho phép bạn tránh những thảm họa bằng cách thực hiện hành động sớm. Đồng thời, họ cũng sẽ cho bạn biết dây chuyền sản xuất hoặc máy móc nào đang tiêu tốn quá nhiều năng lượng, máy móc nào cần chỉnh sửa và khi nào cần nâng cấp. Ngoài ra, họ có thể giúp bạn trong việc phân bổ nguồn nhân lực của bạn một cách đồng đều. Họ có thể chia nhỏ số giờ lao động chính xác cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ, do đó bạn cũng lên kế hoạch trước.
3. Năm trường hợp sử dụng hàng đầu của AI trong ERP
Năm trường hợp sử dụng hàng đầu của AI trong hệ thống ERP đã được nêu dưới đây:
1. Quản lý bán hàng
Thuật toán của AI có thể giúp các doanh nghiệp điều chỉnh các kế hoạch tiếp thị được nhắm mục tiêu nhiều hơn để thúc đẩy doanh số bán hàng nhiều nhất. AI có thể phân tích một tập dữ liệu để tìm ra hành vi của khách hàng và thói quen mua sắm của họ mà các nhà tiếp thị có thể sử dụng để mang lại nhiều doanh thu hơn cho công ty của họ.
2. Nhân sự
Với sự trợ giúp của AI, các nhà nhân sự đang tuyển dụng nhân viên một cách thông minh hơn bao giờ hết. Thuật toán của AI sẽ vượt qua tất cả các ứng viên và chỉ chuyển tiếp cho bạn danh sách những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu của bạn. Bằng cách này, một nhân sự đang tiết kiệm rất nhiều thời gian do không phải tham gia hàng trăm cuộc phỏng vấn chỉ để điền vào một vị trí trong công ty. Ngoài ra, AI có thể giúp nhân sự theo dõi hiệu suất của nhân viên để tạo ra tỷ lệ giữ chân tốt hơn. Ngoài ra, việc giới thiệu và đào tạo nhân viên cũng có thể được đảm nhận bởi hệ thống ERP dựa trên AI.
3. Quản lý tài chính
Kế toán đang trở nên thông minh hơn với sự trợ giúp của AI. AI, đầu tiên và quan trọng nhất, có thể đảm nhận các tác vụ lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu theo cách thủ công. Đồng thời, nó có thể tạo hóa đơn, báo cáo thu nhập, cho bạn biết xu hướng, v.v. Nó cũng có thể làm quen với các cá nhân tài chính khác nhau trong công ty và đáp ứng nhu cầu của họ riêng biệt.
4. Quản lý hàng tồn kho
Bạn luôn phải đón đầu nhu cầu của mình. Việc sản xuất không bao giờ được dừng lại và bạn không bao giờ được hết hàng. Nhưng nếu bạn đang bán hàng trăm thứ, bạn cần có một hệ thống thông minh để lưu giữ nhật ký hàng hóa của mình và cho bạn biết khi nào cần tăng cường sản xuất và khi nào nên giảm tốc độ một chút.
5. Dịch vụ khách hàng
Các chatbot AI và đại lý ảo có thể giúp khách hàng của bạn nhận được câu trả lời ngay lập tức cho các truy vấn của họ. Bạn càng đào tạo tốt các AI của mình, chúng sẽ càng hữu ích hơn đối với khách hàng của bạn. Ngoài ra, AI có thể được sử dụng để nghiên cứu các vấn đề của khách hàng và bạn có thể khắc phục chúng trong nền.