Ngày đăng: 09/01/2021 – Ngày cập nhật: 27/07/2021
Không có quy định bắt buộc về cách sắp xếp chứng từ kế toán, mỗi đơn vị tùy theo tình hình cụ thể để có cách sắp xếp sao cho dễ bảo quản, dễ tìm để phục vụ cho công tác quản lý nội bộ cũng như giải trình với các cơ quan chức năng: cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm, quản lý thị trường… Có thể sắp xếp theo từng bộ chứng từ hoặc từng loại chứng từ riêng biệt. Cách sắp xếp theo từng loại chứng từ riêng biệt như sau:
1. Hồ sơ khai thuế
Hồ sơ khai thuế năm: đóng thành 1 bộ
- Báo cáo tài chính
- Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Hồ sơ khai thuế tháng/quý
- Tờ khai thuế GTGT
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Tờ khai thuế thu nhập cá nhân.
2. Hóa đơn
Hóa đơn đầu vào: xếp theo từng kỳ kê khai thuế tương ứng với bảng kê mua vào kỳ đó
- Đối với những hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên: photo Uỷ nhiệm chi kẹp cùng để tiện theo dõi công nợ và giải trình
- Đối với tờ khai hải quan nhập khẩu kẹp cùng chứng từ nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Hóa đơn đầu ra: Sắp xếp theo từng kỳ khai thuế tương ứng với bảng kê bán ra kỳ đó.
3. Phiếu thu, phiếu chi
Phiếu thu: xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn
- Nếu nhiều: xếp theo tháng
- Nếu ít: xếp theo quý.
Phiếu chi: tương tự như phiếu thu.
4. Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
Phiếu nhập kho: xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn
- Nếu nhiều: xếp theo tháng
- Nếu ít: xếp theo quý.
Phiếu xuất kho: tương tự như phiếu nhập (Có thể kẹp cùng hóa đơn photo đầu vào, đầu ra tương ứng).
5. Chứng từ ngân hàng
Xếp theo sao kê ngân hàng tháng hoặc quý: Uỷ nhiệm chi, giấy nộp tiền, báo nợ, báo có, xếp phía sau theo thứ tự trên sao kê.
6. Hồ sơ tài sản cố định, công cụ dụng cụ
- Tài sản cố định: Thẻ tài sản cố định, hóa đơn photo, hợp đồng photo, hồ sơ hình thành tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định, bảng trích khấu hao tài sản cố định.
- Công cụ dụng cụ: hóa đơn photo, hồ sơ hình thành công cụ dụng cụ, bảng phân bổ công cụ dụng cụ.
7. Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng mua vào, hợp đồng bán ra
- Xếp theo từng khách hàng, nhà cung cấp
- Trong từng khách hàng, nhà cung cấp lại xếp theo thứ tự thời gian
- Trong mỗi bộ hợp đồng đầy đủ: Hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu, báo giá, tờ khai hải quan photo (nếu liên quan đến xuất nhập khẩu) và hóa đơn photo, chứng từ thanh toán photo.
8. Hồ sơ lao động
- Hồ sơ từng lao động
- Hợp đồng lao động, đơn xin nghỉ việc, quyết định cho nghỉ việc
- Quyết định bổ nhiệm, tăng lương
- Thông báo bảo hiểm
- Hồ sơ tăng, giảm lao động
- Thang bảng lương.
9. Hồ sơ lương và thuế thu nhập cá nhân của người lao động
- Bảng lương
- Bảng chấm công
- Đăng ký giảm trừ gia cảnh
- Cam kết 02/CK-TNCN
- Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Đăng ký mã số thuế cá nhân.
10. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
- Giấy đăng ký kinh doanh
- Mẫu con dấu
- Tờ khai thuế môn bài
- Mở tài khoản ngân hàng
- Đăng ký tài khoản ngân hàng với Sở Kế hoạch Đầu tư
- Thông báo phát hành hóa đơn
- Mẫu hóa đơn.
11. Hồ sơ làm việc với các cơ quan chức năng
- Quyết định thanh kiểm tra của cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm
- Quyết định xử phạt hành chính
- Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước liên quan.
12. Hồ sơ khác
Một số hồ sơ khác ít phát sinh có thể lưu chung vào 01 file.
Nguồn: sưu tầm