Ngày đăng: 07/12/2021 – Ngày cập nhật: 07/12/2021
Nguồn: blog.oasisky.com
Tại Việt Nam, các doanh nghiệp thường gặp thất bại khi ở bước triển khai hệ thống ERP. Vậy đâu là những sai lầm doanh nghiệp cần tránh khi triển khai hệ thống ERP và giải pháp cho doanh nghiệp khi đó là gì?
ERP tập hợp tất cả các dữ liệu cốt lõi của doanh nghiệp, nơi hình thành nên chiến lược và hoạt động của công ty. Triển khai phần mềm ERP thành công, doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được tiến độ của dự án, chất lượng dự án theo kế hoạch,… Tuy nhiên các dự án ERP lại thường thất bại khi thực tế triển khai. Vậy đâu là những sai lầm doanh nghiệp cần tránh khi triển khai hệ thống ERP và giải pháp cho doanh nghiệp khi đó là gì? Trong bài viết dưới đây, sẽ cùng phân tích các vấn đề sau.
1. Không xác định rõ ràng mục tiêu khi triển khai ERP
ERP được biết đến là tương lai quản trị doanh nghiệp khi doanh nghiệp ngày càng mở rộng và phát triển. Thay vì những phần mềm tài chính rườm rà hay hệ thống quản lý nhân sự chưa được tự động hóa,… các nhà quản lý thường bị hấp dẫn bởi các bản demo ERP “tất cả trong một”. Những bản demo sinh động trực tiếp từ các nhà cung cấp, những case thành công của rất nhiều công ty khác khiến bạn nhanh chóng đưa ra kết luận rằng một hệ thống quản trị mới là tất cả những gì bạn cần ngay lúc này.
Tuy nhiên một hệ thống ERP có rất nhiều module chức năng (kế toán, nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng, logistic,…) đều được tích hợp và đồng bộ dữ liệu. Nếu không xác định rõ ràng nhu cầu, nghiệp vụ mong muốn, doanh nghiệp triển khai ERP dễ rơi vào “quá tải” chức năng của ERP. Một bản mô tả chung chung các yêu cầu kỹ thuật cần có của hệ thống ERP sẽ khiến các nhà cung cấp khó đưa ra kế hoạch triển khai cụ thể. Có những module không cần thiết không hệ thống, ngược lại có những module lại không đáp ứng đủ các nghiệp vụ cần thiết của công ty.
Lời khuyên đưa ra trước khi bạn quyết định triển khai hệ thống mới đó là bạn nên thành lập một nhóm (agile team) nghiên cứu quy trình và xác định mức độ cần thiết của hệ thống. Hoặc bạn có thể tìm kiếm sự tư vấn độc lập đến từ các chuyên gia để đem đến cho bạn bức tranh toàn cảnh về hệ thống vận hành hiện thời và các phương án khắc phục.
2. Lập kế hoạch không đầy đủ
Không phải cứ dự án ERP nào triển khai cũng đem đến hiệu quả. Rất nhiều dự án ERP đang triển khai đã bị tạm dừng vì kế hoạch không đầy đủ. Những người lập kế hoạch không chuyên thường hoặc quá tập trung vào quy trình hiện tại hoặc quá chú ý đến tùy chỉnh chức năng mà lơ là thời gian hoặc thiếu quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh.
Một kế hoạch ERP được chuẩn bị kỹ càng phải tập hợp kế hoạch chiến lược từ cấp cao đến kế hoạch tỉ mỉ ở cấp độ thừa hành. Lãnh đạo công ty là người quyết định triển khai hệ thống nhưng nhân viên mới là người sử dụng cuối cùng. Tham khảo ý kiến và đào tạo nhân viên, không chỉ là bộ phận IT, mà còn là tất cả các bộ phận vận hành của tổ chức là bước vô cùng quan trọng. Sự tham gia toàn diện của tất cả bộ phận liên quan sẽ đảm bảo bù đắp tối đa các khiếm khuyết tồn đọng của hệ thống hiện tại. Từ đó doanh nghiệp có thể lên kế hoạch và bản mô tả sản phẩm hoàn thiện hơn, tìm ra được giải pháp ERP phù hợp nhất có thể.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên đề ra các phương án triển khai dự phòng cho những trường hợp xấu tiềm ẩn xảy ra.
3. Đánh giá sai thời gian và chi phí triển khai
Sai lầm này thường gặp khi doanh nghiệp mua các phần mềm ERP viết theo yêu cầu. Quy trình triển khai cho phần mềm ERP viết theo yêu cầu thường như sau: Nhà cung cấp phần mềm nhận bản mô tả nhu cầu – Viết phần mềm – Chuyển lại cho doanh nghiệp triển khai – Nhận feedback và sửa lại theo yêu cầu – Bàn giao bản cuối cùng.
Quá trình này thường kéo dài ít nhất 6 tháng và thời gian càng dài, chi phí đội lên càng nhiều so với dự toán ban đầu. Và nếu bạn chưa biết thì chi phí để triển khai phần mềm Erp viết theo yêu cầu tối thiểu cùng từ vài nghìn USD trở lên, chưa kể chi phí bảo trì.
Hơn nữa, với kiểu phần mềm viết theo nhu cầu như này, yêu cầu nhà cung cấp phải có trình độ chuyên môn và kỹ thuật cao trong lĩnh vực được triển khai. Cùng với đó, doanh nghiệp cũng phải có hiểu biết tương đối về phần mềm ERP, hiểu rõ quy trình hệ thống hiện tại của mình. Như thế bản phân tích ban đầu mới chính xác và triển khai được hệ thống ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp
4. Quá gấp gáp, không tuân thủ tiến độ
Các tính năng của hệ thống ERP rất phức tạp, doanh nghiệp càng có nhiều phòng ban, nghiệp vụ thì độ phức tạp càng cao. Bởi vậy từ lúc thiết kế, triển khai đến hoàn thiện đưa vào sử dụng hệ thống ERP cần một khoảng thời gian tương đối dài. Tuy nhiên nhiều người quản lý không hiểu điều này và rút ngắn thời gian triển khai dự án, mong muốn cải thiện hệ thống càng sớm càng tốt. Chính điều này đã phản công dụng tăng hiệu suất của phần mềm ERP, tiêu tốn chi phí lớn mà không thành công.
5. Lựa chọn sai nhà cung cấp
Với sự đầu tư mạnh vào truyền thông quảng cáo, các nhà cung cấp dễ dàng “ăn cắp” sự chú ý của các doanh nghiệp ngay từ những bài thông tin đầu tiên. Những cam kết hoa mỹ được đưa ra, bản porfolio toàn các điểm mạnh, vượt trội khiến bạn hoang mang và khó khăn trong chọn lựa. Vậy đâu mới là công ty cung cấp giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Khoan tìm hiểu về các nhà cung cấp lúc này. Việc đầu tiên bạn cần làm là phác thảo một bản kế hoạch triển khai ERP cho doanh nghiệp mình, hoặc ít nhất là một bản mô tả đầy đủ các nghiệp vụ và kỹ thuật mà bạn mong muốn có trong hệ thống. Sau đó lên danh sách các nhà cung cấp đang có trong thị trường và liệt kê các lĩnh vực họ triển khai ERP. Từ đó highlight các nhà cung cấp am hiểu ngành của bạn và tìm hiểu một số dự án triển khai thành công của họ. Cuối cùng so sánh và cho điểm các nhà cung cấp để đưa ra lựa chọn cuối cùng sáng suốt.
Một số yếu tố khuyên dùng để đánh giá nhà cung cấp phần mềm ERP:
- Độ uy tín của nhà cung cấp
- Số lượng khách hàng và các dự án nhà cung cấp đã triển khai
- Dịch vụ hỗ trợ, bảo trì sau khi triển khai ERP
- Chi phí triển khai phần mềm ERP
6. Không đầu tư cơ sở hạ tầng
Đối với những doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP trọn gói sẽ không mắc phải sai lầm này, còn đối với phần mềm ERP viết theo yêu cầu thì doanh nghiệp thường xuyên gặp phải. Khi doanh nghiệp lựa chọn phương án đặt server tại trụ sở công ty thì phải xác định các khoản ngân sách chi thường xuyên cho việc nâng cấp hệ thống, bảo trì máy móc,… ngoài chi phí mua phần mềm ERP.
Ngày nay, để tiết kiệm chi phí hạ tầng, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng phần mềm ERP đóng gói dựa trên nền tảng công nghệ đám mây. Các ứng dụng dựa trên nền tảng đám mây cho phép người dùng sử dụng dễ dàng, linh hoạt, khả năng mở rộng và tiết giảm tối đa chi phí tổng thể.
7. Sự thiếu hụt tài nguyên
Các thành viên tham gia đội dự án ERP thường chọn lọc từ các phòng ban. Như vậy, một thành viên trong dự án, ngoài công việc chính ban đầu còn phải phân bổ thời gian để nghiên cứu và lập kế hoạch dự án ERP. Sự phân bổ không hợp lý sẽ dẫn đến sự thiếu tập trung của nhân sự vào cả công việc nghiệp vụ và triển khai dự án. Như thế việc triển khai ERP không những không giảm nhẹ khối lượng công việc, nâng cao năng suất của công ty mà còn khiến gia tăng thời gian và áp lực công việc.
Người quản lý dự án cần phải họp với các team leader khác để lên kế hoạch phân bổ nguồn lực hợp lý. Đội thực thi triển khai dự án ERP được xây dựng ngay chính trong công ty sẽ làm giảm thiểu tối đa khả năng thất bại của dự án.
8. Tùy chỉnh quá mức
Sự cứng nhắc của doanh nghiệp trong việc điều chỉnh quy trình và đánh giá sai lầm về các quy trình tạo lợi thế cạnh tranh đã dẫn đến nhu cầu tùy chỉnh mạnh mẽ của các doanh nghiệp trong hầu hết các dự án triển khai ERP. Tùy chỉnh có thể tạo ra các hệ thống cực kỳ phức tạp và mở rộng phạm vi dự án của bạn. Điều này không có nghĩa doanh nghiệp không nên tham gia tùy chỉnh hệ thống. Tuy nhiên một hệ thống phần mềm quản lý khó có thể cover hết 100% nhu cầu thực tế của một doanh nghiệp.
9. Không có kế hoạch bảo trì
Việc triển khai hệ thống ERP không dừng lại sau khi đưa phần mềm vào ứng dụng trong vận hành. Công nghệ luôn được đổi mới và các nhu cầu luôn phát sinh. Khi lập kế hoạch triển khai dự án ERP, doanh nghiệp cần lên chiến lược bảo trì để đảm bảo hệ thống ERP luôn được cải thiện và không lỗi thời.
Các phần mềm ERP cũ có thể khiến công ty gặp rủi ro trong vấn đề bảo mật hoặc lỗ hổng trong quy trình kinh doanh. Hãy thiết lập kế hoạch rõ ràng và giao công việc giám sát dự án cho một nhóm cụ thể.