Kinh nghiệm sắp xếp hồ sơ kế toán

Ngày đăng: 09/03/2021 – Ngày cập nhật: 30/11/2021

Sắp xếp hồ sơ chứng từ rất quan trọng trong việc lưu trữ chứng từ và đặc biệt nhất là làm sao cho thuận tiện khi cơ quan thuế xuống kiểm tra. Bài viết chia sẻ cùng các bạn cách sắp xếp hồ sơ kế toán như sau :

1. Hồ sơ khai thuế năm

• Báo cáo tài chính;
• Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp;
• Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân.

Quý

• Tờ khai thuế Thu nhập doanh nghiệp tạm tính;
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn;
• Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân.

Tháng

Tờ khai thuế giá trị gia tăng;

Hóa đơn

Nếu là hóa đơn đặt in cần có:

• Hợp đồng in hóa đơn (Kèm biên bản hủy kẽm,biên bản giao nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng,…);
• Thông báo phát hành hóa đơn.

Các hồ sơ khác

• Giấy phép đăng ký kinh doanh;
• Tờ khai thuế môn bài;
• Phụ lục II-1 về đăng ký tài khoản ngân hàng;
• Giấy nộp tiền và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước.

2. Sổ kế toán

• Sổ nhật ký chung;
• Sổ nhật ký thu tiền;
• Sổ nhật ký chi tiền;
• Sổ nhật ký mua hàng;
• Sổ nhật ký bán hàng;
• Sổ cái tài khoản: Tất cả các tài khoản phát sinh;
• Sổ chi tiết tài khoản;
• Sổ quỹ tiền mặt;
• Sổ tiền gửi ngân hàng (Chi tiết từng ngân hàng);
• Bảng trích khấu hao tài sản cố định;
• Thẻ tài sản cố định;
• Bảng phân bổ công cụ dụng cụ;
• Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa;
• Thẻ kho;
• Sổ chi tiết công nợ phải thu;
• Sổ chi tiết công nợ phải trả;
• Biên bản đối chiếu công nợ đến hết năm tài chính;
• Sổ chi tiết tiền vay.
• Các sổ khác theo yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp.

3. Chứng từ kế toán

Chứng từ gốc mua vào (hóa đơn mua vào từ 20 triệu trở lên kẹp với ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt), bán ra xếp theo thứ tự kê khai của tờ khai thuế GTGT.

Ngoài ra hóa đơn mua vào, bán ra phô tô để kẹp với các chứng từ khác:

• Phiếu thu: kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT, cuống séc rút tiền Tài khoản ngân hàng và các chứng từ liên quan khác,…
• Phiếu chi: kẹp với hóa đơn mua vào, giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng, đề nghị tạm ứng và các chứng từ liên quan khác;
• Phiếu nhập kho (Hàng hóa): Kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa;
• Phiếu xuất kho (Hàng hóa): Kẹp với hóa đơn bán ra liên 3;
• Phiếu kế toán khác;
• Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN;
• Sổ phụ tài khoản ngân hàng.

(Tất cả các phiếu đều được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn).

4. Hồ sơ lao động tiền lương

• Hồ sơ của người lao động;
• Hợp đồng lao động;
• Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương,…
• Bảng chấm công;
• Bảng thanh toán tiền lương;
• Đăng ký giảm trừ gia cảnh;
• Bảng cam kết 02/CK-TNCN nếu có hợp đồng lao động dưới 1 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN;
• Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN;
• Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động;
• Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền bảo hiểm.

5. Hợp đồng mua bán

• Hợp đồng mua vào;
• Hợp đồng bán ra;
• Tờ khai hải quan (Nếu có hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu);
• Hồ sơ dự toán quyết toán công trình kèm theo bản phô tô các chi phí liên quan (Nếu là doanh nghiệp xây dựng);
• Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
• Tùy theo thực tế của mỗi doanh nghiệp mà có thêm các hồ sơ chứng từ khác.