Ngày đăng: 26/02/2021 – Ngày cập nhật: 26/07/2021
5. Quy trình tuyển dụng
5.1 Sơ đồ nghiệp vụ quy trình
5.2 Diễn giải quy trình
Quy trình nghiệp vụ tuyển dụng trên FBO có 12 bước, chi tiết nội dung các bước:
| BƯỚC | NỘI DUNG BƯỚC |
| 1 | Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân viên, các bộ phận có nhu cầu thực hiện lập phiếu yêu cầu tuyển dụng để ghi nhận thông tin yêu cầu (vị trí, kỹ năng, …) và chuyển cho cấp có thẩm quyền duyệt yêu cầu. |
| 2 | Cấp có thẩm quyền thực hiện kiểm tra và duyệt phiếu yêu cầu. Nếu đồng ý chuyển thông tin cho bộ phận nhân sự và bộ phận yêu cầu tuyển dụng nhân viên chuẩn bị thông tin. Nếu không đồng ý gửi lại thông tin cùng lý do không đồng ý cho bộ phận yêu cầu tuyển dụng để xử lý thông tin (điều chỉnh yêu cầu, hủy yêu cầu, ….) |
| 3 | Sau khi nhận được thông tin duyệt yêu cầu tuyển dụng từ cấp có thẩm quyền, nhân viên nhân sự tiến hành cập nhật thông tin đợt tuyển dụng trên hệ thống. |
| 4 | Sau khi tìm kiếm được ứng viên phù hợp với yêu cầu, nhân viên nhân sự vào hệ thống để cập nhật hồ sơ ứng viên. |
| 5 | Nhân viên nhân sự sau khi tìm kiếm được ứng viên, phối hợp với bộ phận yêu cầu tuyển dụng để lên lịch kiểm tra/phỏng vấn ứng viên và ghi nhận thông tin này vào nghiệp vụ Lập lịch kiểm tra, phỏng vấn trên hệ thống. |
| 6 | Sau khi liên hệ với ứng viên, chốt được lịch kiểm tra, phỏng vấn với ứng viên và bộ phận yêu cầu tuyển dụng, nhân viên nhân sự thực hiện cập nhật lịch kiểm tra, phỏng vấn cho ứng viên trên hệ thống. |
| 7 | Sau khi có kết quả kiểm tra của ứng viên, nhân viên nhân sự thực hiện cập nhật kết quả kiểm tra vào hệ thống. |
| 8 | Sau khi có kết quả kiểm tra phỏng vấn của ứng viên, nhân viên nhân sự thực hiện cập nhật kết quả phỏng vấn vào hệ thống. |
| 9 | Dựa vào kết quả kiểm tra và kết quả phỏng vấn, bộ phận có nhu cầu tuyển dụng sẽ đưa ra thông tin ứng viên có được nhận hay không, nếu được nhận thì nhân viên nhân sự tiến hành cập nhật quyết định tuyển dụng của ứng viên trên hệ thống. |
| 10 | Thông tin từ hồ sơ ứng viên sẽ được chuyển qua Thông tin nhân viên trên hệ thống sau khi có quyết định tuyển dụng ứng viên đạt. Nhân viên nhân sự vào nghiệp vụ này để cập nhật thêm các thông tin liên quan đến ứng viên. |
| 11 | Nhân viên mới vào nhận việc ngày đầu tiên, nhân viên nhân sự tiến hành lập hợp đồng lao động (học việc, thử việc, chính thức, ….) và ghi nhận thông tin trên hệ thống. |
| 12 | Trường hợp có phụ lục hợp đồng cho nhân viên mới, nhân viên nhân sự lập phụ lục hợp đồng và ghi nhận thông tin trên hệ thống. |
6. Quy trình quản lý nhân sự
6.1 Sơ đồ nghiệp vụ quy trình
6.2 Diễn giải quy trình
Quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự trên FBO có 17 bước, chi tiết nội dung các bước:
| BƯỚC | NỘI DUNG BƯỚC |
| 1 | Sau khi cập nhật quyết định tuyển dụng ứng viên đạt trên hệ thống (xem chi tiết tại Quy trình Tuyển dụng), thông tin từ hồ sơ ứng viên sẽ được chuyển qua Thông tin nhân viên trên hệ thống. Nhân viên nhân sự vào nghiệp vụ này để cập nhật thêm các thông tin liên quan đến ứng viên. |
| 2 | Khi có nhu cầu cấp phát công cụ dụng cụ, bộ phận có nhu cầu vào hệ thống lập phiếu yêu cầu cấp phát công cụ dụng cụ và chuyển thông tin cho cấp có thẩm quyền duyệt. |
| 3 | Cấp có thẩm quyền kiểm tra và duyệt phiếu yêu cầu cấp phát công cụ dụng cụ trên hệ thống. Nếu đồng ý chuyển thông tin cho bộ phận yêu cầu làm thủ tục cấp phát công cụ dụng cụ cho nhân viên. Nếu không đồng ý gửi lại lý do không đồng ý cho bộ phận yêu cầu thực hiện kiểm tra và xử lý thông tin. |
| 4 | Khi công cụ dụng cụ được đưa cho nhân viên, nhân viên nhân sự ghi nhận thông tin vào nghiệp vụ cập nhật cấp phát công cụ dụng cụ trên hệ thống. |
| 5 | Trường hợp thu hồi, hỏng, mất, … công cụ dụng cụ, nhân viên nhân sự ghi nhận thông tin vào nghiệp vụ cập nhật giảm công cụ dụng cụ trên hệ thống để lưu thông tin. |
| 6 | Khi có nhu cầu đào tạo nhân viên, bộ phận có nhu cầu vào hệ thống lập phiếu yêu cầu đào tạo và chuyển thông tin cho cấp có thẩm quyền duyệt yêu cầu. |
| 7 | Cấp có thẩm quyền kiểm tra và duyệt phiếu yêu cầu đào tạo trên hệ thống. Nếu đồng ý chuyển thông tin cho bộ phận yêu cầu và bộ phận nhân sự làm thủ tục cho việc đào tạo nhân viên. Nếu không đồng ý gửi lại lý do không đồng ý cho bộ phận yêu cầu thực hiện kiểm tra và xử lý thông tin (điều chỉnh, hủy bỏ, …). |
| 8 | Sau khi yêu cầu đào tạo được duyệt, nhân viên nhân sự phối hợp cùng với bộ phận yêu cầu lên thông tin khóa học và cập nhật thông tin khóa học vào hệ thống |
| 9 | Sau khi nhân viên tham gia khóa học đào tạo, kết quả tham gia khóa học của nhân viên đã có, nhân viên nhân sự thực hiện cập nhật kết quả lên hệ thống để lưu thông tin. |
| 10 | Hàng tháng, hàng quý tùy theo yêu cầu của các bộ phận, nhân viên sẽ vào hệ thống để đánh giá thực hiện công việc của bản thân dựa theo các tiêu chí cụ thể của từng bộ phận, phòng ban tại nghiệp vụ Cập nhật đánh giá thực hiện công việc. Cấp quản lý sau khi nhân viên tự đánh giá thực hiện công việc, vào hệ thống để cập nhật thông tin đánh giá của mình về nhân viên tại nghiệp vụ Cập nhật đánh giá thực hiện công việc. |
| 11 |
Nhân viên nhân sự nhập thông tin danh sách nhân viên tham gia bảo hiểm trên hệ thống tại nghiệp vụ Cập nhật danh sách lao động tham gia bảo hiểm để lưu thông tin. Sau khi lưu thông tin danh sách nhân viên tham gia bảo hiểm, nhân viên nhân sự tiến hành in Tờ khai tham gia BHXH, BHYT cùng với báo cáo Danh sách lao động tham gia bảo hiểm trên hệ thống để gửi cho cơ quan bảo hiểm xã hội hoàn tất thủ tục khai báo nhân viên tham gia bảo hiểm của công ty. |
| 12 | Sau khi nhân viên hoàn tất thủ tục khai báo nhân viên tham gia bảo hiểm của công ty cho cơ quan bảo hiểm xã hội, nhân viên nhân sự vào nghiệp vụ Cập nhật quá trình tham gia BHXH để thực hiện ghi nhận thông tin tham gia bảo hiểm, tỷ lệ đóng bảo hiểm, … lên hệ thống để lưu thông tin và lấy dữ liệu cho việc tính bảo hiểm cho nhân viên. |
| 13 | Sau khi cập nhật xong thông tin quá trình tham gia BHXH trên hệ thống, nhân viên nhân sự tiếp tục thực hiện ghi nhận thông tin bảo hiểm, công đoàn lên hệ thống để lấy dữ liệu cho việc tính bảo hiểm cho nhân viên. |
| 14 | Đối với trường hợp nhân viên nghỉ chế độ, khi thực hiện thanh toán theo chế độ, nhân viên nhân sự vào hệ thống để ghi nhận thông tin danh sách nhân viên thanh toán theo chế độ. |
| 15 | Trong quá trình làm việc tại công ty, nhân viên được khen thưởng, nhân viên nhân sự ghi nhận thông tin này vào nghiệp vụ Thông tin nhân viên, mục Khen thưởng trên hệ thống. |
| 16 | Trong quá trình làm việc tại công ty, nhân viên bị kỷ luật, nhân viên nhân sự ghi nhận thông tin này vào nghiệp vụ Thông tin nhân viên, mục Kỷ luật trên hệ thống. |
| 17 | Trong quá trình làm việc tại công ty, nhân viên có chuyển vị trí công việc, chuyển sang bộ phận khác, ngừng việc hoặc nhân viên nghỉ việc, nhân viên nhân sự ghi nhận các thông tin này vào nghiệp vụ Thông tin nhân viên, mục Quá trình làm việc trên hệ thống để theo dõi thông tin nhân viên. |
7. Quy trình chấm công – tính lương
7.1 Sơ đồ nghiệp vụ quy trình
7.2 Diễn giải quy trình
Quy trình Chấm công – Tính lương trên FBO có 22 bước, chi tiết nội dung các bước:
| BƯỚC | NỘI DUNG BƯỚC |
| Từ thông tin nhân viên (xem chi tiết ở Quy trình Quản lý nhân sự), nhân viên chấm công thực hiện cập nhật thông tin chấm công cho nhân viên trên hệ thống (số thẻ chấm công, ca làm việc chính, công ngầm định, …). | |
| Sau khi cập nhật xong thông tin chấm công cho nhân viên, nhân viên chấm công tiến hành đăng ký ca cho nhân viên trên hệ thống, để khi tính công hệ thống biết được nhân viên làm việc ca nào và thuộc công nào. | |
| Trường hợp nhân viên có tăng ca, nhân viên chấm công vào nghiệp vụ Đăng ký tăng ca cho nhân viên trên hệ thống để cập nhật thông tin này. | |
| Từ thông tin được khai báo trong Thông tin nhân viên (số điện thoại, người quản lý), khi nhân viên có phát sinh nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương, thực hiện xin nghỉ phép qua tin nhắn, hệ thống sẽ gửi đến số điện thoại người quản lý của nhân viên xin nghỉ phép để duyệt thông tin. | |
| Người quản lý khi nhận được tin nhắn xin nghỉ phép của nhân viên từ hệ thống, thực hiện duyệt nghỉ phép của nhân viên. Khi nhận được tin nhắn từ quản lý, hệ thống sẽ gửi lại cho nhân viên kết quả và thông báo cho quản lý đã xác nhận. | |
| Hàng tuần hoặc cuối tháng, nhân viên chấm công vào nghiệp vụ Xem thông tin phép đã duyệt trên hệ thống để thực hiện kết chuyển thông tin nghỉ phép của nhân viên sang nghiệp vụ Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt. | |
|
Sau khi kết chuyển thông tin nghỉ phép của nhân viên từ nghiệp vụ Xem thông tin nghỉ phép đã duyệt, nhân viên chấm công có thể vào nghiệp vụ Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ, vắng mặt để xem thông tin. Trường hợp không sử dụng thông tin xin nghỉ phép qua tin nhắn, nhân viên chấm công cần vào nghiệp vụ cập nhật nhân viên nghỉ, vắng mặt trong hệ thống để nhập thông tin những nhân viên nghỉ, vắng mặt đã được duyệt. |
|
| Hàng tuần hoặc cuối tháng, nhân viên chấm công vào nghiệp vụ lấy số liệu chấm công trong hệ thống để lấy dữ liệu từ máy chấm công vào hệ thống hoặc nhập dữ liệu (import) công của nhân viên bằng tệp excel mẫu vào hệ thống. | |
| Đối với nhân viên nghỉ theo chế độ nhưng phải đi làm thì mới được hưởng, nhân viên chấm công vào nghiệp vụ Cập nhật thông tin nhân viên nghỉ theo chế độ để nhập thông tin này. | |
| Đối với nhân viên không cần phải chấm công nhưng vẫn tính công bình thường, nhân viên chấm công vào hệ thống nhập thông tin tại nghiệp vụ Cập nhật thông tin nhân viên không cần chấm công để ghi nhận thông tin | |
|
Cuối tháng, nhân viên chấm công vào hệ thống, chọn nghiệp vụ Tính công để hệ thống tự động tính công trong tháng cho nhân viên. Nhân viên chấm công có thể kiểm tra thông tin ở báo cáo Bảng chấm công. Sau khi tính công xong, hệ thống sẽ xuất thông tin đi trễ về sớm, nhân viên chấm công xem hoặc in báo cáo để kiểm tra thông tin trước khi tính lương. |
|
| Nhân viên tính lương thực hiện cập nhật thông tin lương hàng tháng cho nhân viên trên hệ thống để làm cơ sở cho việc tính lương. | |
| Những khoản phụ cấp mà nhân viên được hưởng, nhân viên tính lương cũng thực hiện nhập vào hệ thống ở nghiệp vụ Cập nhật thông tin phụ cấp. | |
| Khi có phát sinh tạm ứng lương từ nhân viên, nhân viên tính lương nhập thông tin vào nghiệp vụ Cập nhật tạm ứng trên phần mềm. | |
| Trong tháng, có phát sinh nghiệp vụ thưởng, phạt làm tăng hoặc giảm tiền lương của nhân viên, nhân viên tính lương sẽ thực hiện nhập thông tin vào hệ thống ở nghiệp vụ Cập nhật thông tin thưởng, phạt. | |
| Trong tháng, có phát sinh thu nhập khác hoặc giảm trừ khác làm tăng hoặc giảm tiền lương của nhân viên, nhân viên tính lương sẽ thực hiện nhập thông tin vào hệ thống ở nghiệp vụ Cập nhật thông tin thu nhập, giảm trừ. | |
| Đối với trường hợp tính lương theo sản phẩm, nhân viên tính lương vào hệ thống nhập số lượng sản phẩm của nhân viên hoặc theo bộ phận để làm căn cứ cho việc tính lương. | |
| Cuối tháng, nhân viên tính lương vào hệ thống để thực hiện tính lương cho nhân viên ở nghiệp vụ Tính lương, hệ thống sẽ tự động tính lương dựa trên thông tin bảo hiểm, tính công, lương, phụ cấp, tạm ứng, thưởng/phạt và các khoản thu nhập, giảm trừ khác. Nhân viên tính lương có thể kiểm tra thông tin qua bảng lương. | |
| Để thực hiện tính thu nhập cá nhân (TNCN) cho nhân viên, nhân viên chấm công cần vào hệ thống thực hiện nghiệp vụ Cập nhật thông tin thuế TNCN cho nhân viên để lưu thông tin và làm cơ sở cho việc tính thuế TNCN. | |
| Sau khi tính lương xong và cập nhật thông tin tính thuế TNCN cho nhân viên, nhân viên tính lương thực hiện tính thuế TNCN cho nhân viên trên hệ thống để ra số tiền khấu trừ thuế TNCN hàng tháng của nhân viên. | |
| Sau khi chốt lương phải trả cho nhân viên (lương, tạm ứng, thuế TNCN), nhân viên chấm công chọn bút toán kết chuyển lương để kết chuyển thông tin sang sổ cái. | |
| Cuối năm, nhân viên tính lương thực hiện quyết toán thuế TNCN cho nhân viên trên hệ thống, thông tin sẽ được cập nhật lên Tờ khai quyết toán thuế TNCN và Bảng kê thuế TNCN. |
Tác giả: Vũ Thị Huyền – Chuyên viên tư vấn – Công ty FAST
>>> Xem thêm: Tổng quan về phần mềm ERP Fast Business Online