Ngày đăng: 02/11/2021 – Ngày cập nhật: 06/11/2021
Nguồn: sokrio.com, 25-11-2020
Giả sử bạn muốn thành lập doanh nghiệp với kênh bán hàng bán lẻ lớn; tuy nhiên, trước sự thất vọng của bạn, bạn nhận thấy rằng kênh bán hàng của bạn không hoạt động như mong đợi và thiếu hiệu quả.
Vấn đề lớn nhất là bạn không thể tìm ra nguyên nhân khiến kênh bán hàng của mình giảm hiệu quả. Chi phí chung của bạn đang tăng cao và ROI (tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư) đang thấp hơn từng ngày. Vậy giải pháp nào là sự tối ưu cho doanh nghiệp của bạn?
Để giải quyết các thách thức liên quan đến kênh bán lẻ / kênh phân phối của bạn, bạn cần có hệ thống quản lý bán hàng phân phối hoặc phần mềm hệ thống quản lý kênh bán lẻ. Hệ thống quản lý phân phối (DMS) quản lý và giám sát toàn bộ mạng lưới bán hàng phân phối, bao gồm giám sát hoạt động của nhóm bán hàng tại hiện trường, thu thập đơn đặt hàng, quản lý giao hàng, quản lý hàng tồn kho và thu tiền thanh toán. Bạn có thể tối đa hóa lợi nhuận của mình bằng cách sử dụng một hệ thống như vậy để lập kế hoạch và quản lý toàn bộ kênh bán hàng bán lẻ / phân phối của mình.
1. Hệ thống quản lý phân phối là gì?
Hệ thống quản lý phân phối là một trong những chức năng chính của Hệ thống Tự động hóa Lực lượng Bán hàng. Tự động hóa lực lượng bán hàng (SFA) áp dụng cho hệ thống phần mềm để kiểm soát bán hàng và quản lý chiến lược kinh doanh của bạn. Hệ thống tự động hóa lực lượng bán hàng được chia thành hai chức năng chính
- DMS (Hệ thống quản lý phân phối): Phục vụ cho nhu cầu quản lý kênh phân phối / bán lẻ
- CRM (Quản lý quan hệ khách hàng): Để đáp ứng nhu cầu quản lý kênh bán hàng trực tiếp
CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) là một hệ thống giúp quy trình bán hàng trực tiếp quản lý tất cả các giao tiếp của khách hàng trên tất cả các phân khúc và kênh từ một nền tảng duy nhất. Hệ thống CRM giúp ích cho việc kinh doanh bằng cách cung cấp các tiện ích tiếp cận khách hàng của bạn.
Mặt khác, hệ thống quản lý phân phối (DMS) là một nền tảng có thể dễ dàng quản lý từng bước toàn bộ hệ thống quản lý kênh bán lẻ của bạn. Trong thiết lập bán hàng phân phối, sản phẩm của bạn di chuyển từ kho trung tâm đến kho khu vực, đại lý đến nhà bán lẻ; DMS tự động hóa toàn bộ quá trình này. DMS cũng tự động hóa quy trình thăm quan của nhóm bán hàng để tối ưu hóa hiệu suất của họ ở tất cả các bước trong hành trình của nhóm bán hàng.
Quản lý phân phối liên quan đến các hoạt động khác nhau của quy trình chuỗi cung ứng, cụ thể là đóng gói, lưu kho, phân phối và giao hàng dọc theo toàn bộ chuỗi hậu cần. Hệ thống quản lý phân phối là một phần quan trọng của bất kỳ công ty nào liên quan đến bán lẻ; cụ thể là người bán lẻ và người bán buôn. Hệ thống DMS được thiết kế để tăng hiệu quả kinh doanh và năng suất trong kênh phân phối của bạn.
2. Tại sao bạn cần một hệ thống quản lý phân phối?
Quản lý phân phối có vai trò quan trọng đối với thành công thương mại của doanh nghiệp và sự bền vững của doanh nghiệp. Công ty càng lớn hoặc doanh nghiệp có số lượng cổ phiếu càng cao thì yêu cầu quản lý hiệu quả phương thức phân phối càng cao. Hầu hết các doanh nghiệp đang phát triển đều muốn tối ưu hóa quy trình quản lý phân phối của họ để đạt được lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh khắc nghiệt.
Hệ thống quản lý phân phối mang lại lợi thế cho tất cả các công ty quan tâm, tức là các công ty, nhà bán buôn và nhà bán lẻ. Họ không phải bận tâm đến các vấn đề như vị trí đơn đặt hàng trễ hoặc đơn hàng đầu tiên, giao hàng chậm, bao gồm cả các giao dịch bị bỏ lỡ.
3. Lợi ích hàng đầu của hệ thống quản lý phân phối
Phân phối liên quan đến các hoạt động khác nhau như đóng gói hàng tồn kho, vận chuyển, lưu kho và cung cấp cho các bên liên quan khác nhau. Nó cũng liên quan đến quản lý nguồn cung cấp, cùng với kế hoạch, kế hoạch kho hàng, vị trí cửa hàng và tích hợp thông tin bán hàng.
Dưới đây là một số lợi ích của Hệ thống quản lý phân phối:
3.1. Hệ thống quản lý phân phối thuận tiện cho khách hàng và nhà bán lẻ
Hệ thống quản lý phân phối đảm bảo rằng mọi nhà bán lẻ đều có thể mua được. Một nhà sản xuất có thể dễ dàng giúp nhà bán lẻ chọn từ nhiều tên khác nhau của các kho có sẵn một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Có một giải pháp DMS tốt có nghĩa là nhà sản xuất có thể xác định hiệu quả hơn những khoảng trống trong mức tồn kho hiện tại tại các nhà phân phối và nhà bán lẻ và thực hiện các hành động để lấp đầy những khoảng trống đó một cách chủ động.
Bằng cách sử dụng một phần mềm hệ thống quản lý phân phối tốt, một doanh nghiệp có thể cung cấp sự hài lòng đầy đủ cho các nhà bán lẻ / nhà phân phối của mình bằng cách giúp tất cả các bên dễ dàng kinh doanh. Hệ thống quản lý phân phối rất thuận tiện cho các nhà sản xuất và giúp kiểm soát đáng kể toàn bộ hệ thống kênh bán lẻ của một doanh nghiệp.
Sử dụng một giải pháp DMS tốt cũng đảm bảo rằng khách hàng không bao giờ phải ra về tay không từ các nhà bán lẻ do không còn hàng. Bằng cách sử dụng các hệ thống như vậy, nhà sản xuất có thể dễ dàng dự đoán dòng bán hàng của từng nhà bán lẻ và đưa ra các khuyến mại tùy chỉnh cho từng phân khúc khách hàng.
3.2. Quản lý đại lý dễ dàng và hiệu quả hơn
Tất cả các doanh nghiệp dựa trên cơ sở bán lẻ đều yêu cầu Hệ thống quản lý phân phối đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ. Ví dụ, các nhà phân phối trong lĩnh vực kinh doanh thực phẩm yêu cầu mã hạn sử dụng cho bất kỳ kho nào để hiểu rõ thời hạn sử dụng đối với từng sản phẩm / lô. Bằng cách sử dụng DMS, bất kỳ ai cũng có thể chỉ cần lưu trữ và kiểm tra tất cả dữ liệu được liên kết với các nhóm bán hàng, nhà bán buôn và nhà bán lẻ và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa hoạt động bán hàng của họ.
Các doanh nghiệp thấy một DMS khá đơn giản để vận hành và nó dẫn đến giảm nhân lực cần thiết, tiết kiệm thời gian và tiền bạc, cũng như giảm đáng kể chi phí hoạt động. Do đó, nó làm giảm đáng kể thời gian xử lý và chi phí quản lý. Khi năng suất tăng lên, lợi tức đầu tư (ROI) của bạn sẽ cải thiện khi chi phí quản lý kênh bán hàng của bạn giảm xuống và năng suất của nhóm bán hàng tăng lên nếu bạn có thể lập kế hoạch và triển khai DMS đúng cách trong kênh bán hàng của doanh nghiệp mình.
3.3. Quy trình giám sát hàng tồn kho dễ dàng
Một phần mềm hệ thống quản lý phân phối tốt cung cấp khả năng quản lý hàng tồn kho tự động. Một doanh nghiệp có thể giám sát hàng tồn kho tại các kho nhà phân phối khác nhau một cách đơn giản bằng cách sử dụng hệ thống này. Điều này rất có lợi vì các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý phân phối có thể nhanh chóng quyết định sản phẩm sẽ gửi đến kho nào theo nhu cầu mới nhất và kịch bản chênh lệch. Các doanh nghiệp cũng sẽ nhận được:
- Dự báo đơn hàng hoàn hảo
- Dữ liệu sản phẩm thời gian thực
- Phân tích theo hướng dữ liệu về dự báo cung và cầu
Có trong tay một hệ thống DMS tốt, hiệu quả dự báo dòng sản phẩm sẽ cao hơn nhiều và khả năng cung và cầu không phù hợp trong các nhà phân phối / đại lý sẽ giảm đi một biên độ đáng kể.
3.4. Cải thiện hiệu quả từng ngày với hệ thống quản lý phân phối
Với các nhà phân phối và bán lẻ phần mềm DMS đang được hưởng lợi từ việc giảm thời gian đặt hàng và giao hàng và minh bạch hóa các giao dịch. Việc phân phối hàng tồn kho được thực hiện hiệu quả hơn, vì có thể đặt hàng đúng số lượng mặt hàng cần thiết vào đúng thời điểm. Mang lại cho nhà phân phối và nhà bán lẻ sự thoải mái khi hợp tác kinh doanh với bạn sẽ thúc đẩy họ mua sản phẩm của bạn nhiều lần, dẫn đến doanh thu và lợi nhuận tốt hơn cho tổ chức của bạn.
Khi công ty và doanh nghiệp của bạn phát triển, với khối lượng công việc tăng thêm để quản lý kênh phân phối, bạn có thể cần thuê các nguồn lực mới để quản lý hoạt động của kênh. Tuy nhiên, phần mềm DMS có thể xử lý khối lượng công việc này một cách dễ dàng mà không cần tăng số lượng nhân viên, điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hàng ngày của hoạt động kinh doanh của bạn. Ngoài việc giảm khối lượng công việc của nhóm của bạn, hệ thống này sẽ cải thiện sự thoải mái tại nơi làm việc và cung cấp cho các thành viên trong nhóm của bạn đủ không gian để chạy cho các ưu tiên khác.
3.5.Tiết kiệm chi phí
Như đã đề cập ở phần trước, bằng cách sử dụng phần mềm quản lý phân phối tốt, đơn giản là bạn có thể tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của mình. Doanh nghiệp của bạn phải chịu rất nhiều chi phí để thuê nhân viên. Sử dụng phần mềm DMS tốt giúp bạn tiết kiệm chi phí đó bằng cách tối ưu hóa số lượng nhân viên của bạn bằng cách giảm khối lượng công việc thông qua tự động hóa quy trình.
Phần mềm quản lý phân phối có thể tiết kiệm cho tổ chức một khoản tiền mặt đáng kể bằng cách loại bỏ yêu cầu thu hút thêm nguồn lực để theo dõi doanh số bán hàng và hàng tồn kho. Hệ thống này cũng sẽ giảm bớt khối lượng công việc của con người để dự báo chính xác và lập kế hoạch hoạt động kinh doanh, giảm hơn nửa số lượng nhân viên mà nếu không sẽ yêu cầu thu hút một số nguồn nhân lực để quản lý. Do đó, một phần mềm DMS được triển khai đúng cách sẽ khắc phục được các chi phí phụ của một doanh nghiệp liên quan đến quản lý kênh bán lẻ.
3.6. Tiết kiệm thời gian
Hệ thống quản lý phân phối sẽ không chỉ tiết kiệm tiền mà còn tiết kiệm thời gian một cách hiệu quả. Hệ thống này giúp công ty của bạn không mất thời gian vào các công việc thông thường mà có thể được tự động hóa nhanh chóng như kiểm kê và kế toán. Hệ thống này cũng cho phép bạn tập trung vào các lĩnh vực khác nhau đòi hỏi nhiều giá trị hơn cho bạn.
Hệ thống quản lý phân phối có thể hợp lý hóa các phương pháp của bạn và giúp tiết kiệm thời gian của bạn. Tuy nhiên, ban lãnh đạo phải khéo léo lựa chọn giải pháp phù hợp với yêu cầu kinh doanh của họ.
3.7. Báo cáo lượt truy cập chính xác và quản lý đơn hàng
Sau khi thiết lập nhà kho và nhà phân phối tại các khu vực cần thiết, nhiệm vụ quan trọng tiếp theo là kết nối các nhà bán lẻ với các nhà phân phối và sau đó cung cấp sản phẩm cho các nhà bán lẻ. Theo quy trình phân phối tiêu chuẩn, SR (đại diện bán hàng) thu thập đơn đặt hàng từ các nhà bán lẻ và chia sẻ thông tin với các nhà phân phối. Sau đó, nhân viên giao hàng của nhà phân phối sẽ vận chuyển các sản phẩm đến cửa hàng bán lẻ.
Người bán phải đến một số cửa hàng được chỉ định để thu thập đơn đặt hàng và đạt được mục tiêu hàng ngày của mình. Tuy nhiên, vấn đề nằm ở phương pháp mà SR chọn đến các cửa hàng bán lẻ. Khá thường xuyên, các SR chọn các cửa hàng mà họ thoải mái hơn để ghé thăm bất kể cửa hàng đó có tiềm năng đặt hàng vào ngày hôm đó hay không.
Hệ thống quản lý phân phối thông minh kết hợp nhiều quy trình tự động để giám sát hoạt động của nhóm bán hàng cấp hiện trường. Nó cũng cho phép các SR thu thập đơn đặt hàng nhanh hơn nhiều so với các hệ thống dựa trên giấy và bút thông thường và báo cáo doanh số bán hàng khi đang di chuyển. Sử dụng hệ thống này cũng giúp họ tiết kiệm thời gian và khó khăn để tích lũy tất cả các dữ liệu bán hàng và báo cáo chúng thông qua việc đếm thủ công.
3.8. Tăng độ chính xác trong kinh doanh
Hệ thống quản lý phân phối được triển khai đúng cách cho phép các doanh nghiệp đặt hàng đúng cách và sau đó dự đoán các luồng đơn hàng trong tương lai từ một nhà bán lẻ, đại lý hoặc khu vực cụ thể. Dự báo chính xác này sẽ tối ưu hóa doanh thu, lợi nhuận và lợi nhuận của bạn. Sử dụng hệ thống này sẽ cho phép bạn đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu dựa trên dữ liệu bán hàng và giao hàng chính xác lên đến số lượng và phút cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn sử dụng tối ưu các nguồn lực của mình để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Hệ thống quản lý phân phối sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp của bạn. Sử dụng hệ thống này sẽ mang lại lợi ích đầy đủ và tất cả các bên liên quan bắt đầu từ nhà sản xuất, nhà phân phối đến nhà bán lẻ.
Như vậy có thể thấy, ứng dụng công nghệ hiện đại để cải thiện năng lực cạnh tranh và tăng sức mạnh cho nguồn nhân lực của Doanh nghiệp chính là giải pháp tất yếu để đón đầu xu thế 4.0. Và hệ thống quản lý phân phối DRM, quản lý khách hàng CRM, phần mềm ERP, phần mềm kế toán…. chính là những giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp bạn
Tuy nhiên, để giải pháp này có thể ứng dụng hiệu quả còn phụ thuộc vào sự điều hành và quản lý của chủ doanh nghiệp. Hãy trở thành nhà quản lý sáng suốt khi lựa chọn các tính năng phù hợp với quy trình vận hành của doanh nghiệp để có thể tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tối đa hóa lợi nhuận.