[Kinh nghiệm] Mua phần mềm kế toán

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Ngày đăng: 28/10/2020 – Ngày cập nhật: 23/07/2021

Mua phần mềm kế toán, nên bắt đầu từ đâu ? Theo mình nghĩ đây là câu hỏi rất hay. Dưới góc độ là người sử dụng và tư vấn, mình xin đưa ra 1 số vấn đề để các bạn tham khảo ( kinh nghiệm của mình thì khoảng 30 giai đoạn, mỗi giai đoạn sẽ có một Danh sách với ít nhất 10 câu hỏi phải giải quyết ) :

1. Xác định mục đích phải ứng dụng phần mềm kế toán hay ERP : Doanh nghiệp trước hết phải đưa ra được nhu cầu của mình. Đây là công việc cực kỳ khó. Một số bước cơ bản như sau :

Từng nhân viên trong các bộ phận ( kế toán hay các bộ phận khác có nhu cầu ứng dụng ) hãy liệt kê những công việc mình đang làm, mô tả mức độ phức tạp và thời gian xử lý cho từng nghiệp vụ.

Ví dụ : Viết phiếu thu thì một ngày khoảng bao nhiêu phiếu, 1 phiếu viết trong bao lâu, khi viết phiếu thì có phải liên hệ các bộ phận khác để đối chiếu hay không, có phải trình ký trước khi ban hành hay không. Phải đủ bao nhiêu chữ ký và  ai được quyền ký các phiếu này, xin chữ ký có phức tạp hay không… và còn rất nhiều các công đoạn khác tuỳ vào đặc thù của doanh nghiệp để một phiếu thu chính thức ban hành.

Doanh nghiệp có đang ứng dụng một quy trình làm việc chuẩn nào không ? Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay làm việc đều theo quán tính, xảy ra đến đâu thì xử lý đến đó. Trở về ý trên, sau khi đã xác định được nhiệm vụ của từng cá nhân thì phải họp lại, sau đó trưởng bộ phận sẽ xây dựng một sơ đồ chuẩn cho bộ phận của mình và cuối cùng trưởng các bộ phận cùng ban lãnh đạo công ty sẽ kiểm soát toàn bộ chu trình làm việc của doanh nghiệp, lược bỏ những giai đoạn thừa và trùng lắp. Đưa ra mô hình tối ưu hiện tại cho doanh nghiệp của mình.

Thông thường các nhà quản trị áp dụng mô hình 1 xuống, nhiều lên. Mặc dù như thế này sẽ rất tốn kém và mất nhiều thời gian, nhưng chỉ có dùng thuật toán vét cạn này chúng ta mới có thể tìm ra được lời giải tốt nhất mà thôi. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp tái cấu trúc lại hệ thống thông tin và có một qui trình làm việc tốt hơn. ….. và rất nhiều các công việc phải làm tiếp theo.

Cuối cùng phải dự tính trong thời gian ít nhất 12 tháng tiếp doanh nghiệp sẽ phát triển mở rộng như thế nào. Khi đó mô hình mới xây dựng có còn phù hợp hay không ( đặc biệt là việc mở thêm chi nhánh hay văn phòng đại diện ở những địa bàn khác nhau )

Công việc tưởng vậy nhưng vô cùng phức tạp, nhiều khi đụng chạm đến quyền lợi của nhiều cá nhân. Tuy nhiên với các doanh nghiệp nhỏ ( khoảng 100 nhân viên ) nếu lãnh đạo quyết tâm thì cũng chỉ trong 5 ngày làm việc là đã có một qui trình chuẩn rồi. Theo tôi nghĩ, không chỉ khi áp dụng phần mềm mới làm cái vụ này, mà nhất quyết phải làm khi doanh nghiệp có cơ hội. Rất nhiều doanh nghiệp sau khi cải tổ ( cái này gọi là tái cấu trúc doanh nghiệp dù chưa ứng dụng phần mềm, nhưng nhất quyết phải làm từng giai đoạn 1, không được nóng vội ) đã đạt được hiệu quả hơn cả mong đợi. Tuy nhiên các nhà quản trị phải đưa ra được những câu hỏi trước và sau khi tái cấu trúc ( cái này tự suy nghĩ nha, vụ này là khó nhất đó ).

Theo ngụ ý của mình, nếu bước này không thực hiện vẫn áp dụng được phần mềm. Nhưng hậu quả của nó thì chắc chắn 100% doanh nghiệp sẽ lãnh đủ còn nhà cung cấp thì vô tư, đừng chủ quan dù chỉ là phần mềm kế toán. Thực ra các doanh nghiệp nước ngoài chi phí phần mềm của họ rất rẻ, nhưng chi phí tư vấn này là rất cao ( chiếm khoảng 65% tổng thanh toán ) vì giá trị thực sự chính là ở giai đoạn này các bạn. Trong khi đó các phần mềm của Việt Nam hiện tại đa số đều bỏ qua bước này, họ chỉ bán sản phẩm cho xong rồi thôi, doanh nghiệp cần gì thì làm cái đó, hư đến đâu thì sửa, quảng cáo những điều mà không nói ra thì ai cũng biết … cái này mình sẽ tiếp tục chi tiết ở những lần sau.

>>> Xem thêm tại đây 

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Để lại bình luận