Bộ hồ sơ chứng từ thanh toán kế toán cần biết (1)

1. Chi phí chung của văn phòng

Thanh toán tiếp khách, giới thiệu sản phẩm

• Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
• Hợp đồng, Thanh lý Hợp đồng (nếu có)
• Đề xuất, dự toán chi phí (Bản gốc) do trưởng các bộ phận đề xuất, nếu nhân viên thì phải có thông qua trưởng bộ phận xác nhận đồng ý: qua điện thoại di động, bàn, bộ đàm… cho bộ phận liên quan khác
• Bảng kê chi tiết nếu thanh toán cho nhiều khoản
• Hóa đơn ăn uống tiếp khách phải có bảng kê hoặc bill thanh toán kẹp cùng hóa đơn tiếp khách.

Ghi chú: nếu hóa đơn trên trên 20.000.000 đồng bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Thanh toán hành chính

• Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy), hóa đơn đặc thù hoặc biên lai thu tiền…
• Đề xuất mua hàng (Bản gốc)
• Bảng kê chi tiết nếu thanh toán cho nhiều khoản

Ghi chú: nếu hóa đơn, chứng từ trên 20.000.000 đồng bắt buộc phải chuyển khoản thanh toán thì doanh nghiệp mới được đưa vào chi phí hợp lý kể từ ngày 01-01-2014.

Các chi phí thường phát sinh như: biên lai ủng hộ các quỹ nhà nước, phòng cháy chữa cháy, giấy tờ công chứng, chứng từ khi đi thay đổi giấy phép kinh doanh, các chứng từ khi làm thủ tục với cơ quan hành chính khác.

Thanh toán Văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh, cước điện thoại , internet……..Các chứng từ của quy trình:

• Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
• Đề nghị thanh toán của khách hàng nếu có
• Biên bản giao nhận nếu có (người giao người nhận ký rõ họ tên)
• Hợp đồng, Thanh lý hợp đồng (nếu có)
• Đề xuất mua hàng của các bộ phận yêu cầu đề xuất (Bản gốc)
• Giấy biên nhận tiền hoặc phiếu thu của khách hàng (nếu có)
• Chuyển phát nhanh phải có các bill, bảng kê chi tiết cho mỗi lần chuyển phát nhanh, do bộ phận nhân sự thực hiện đến kỳ đơn vị cung cấp dịch vụ mang chứng từ gốc đối chiếu với chứng từ với bộ phận nhân sự giữ đối chiếu hai bên nếu khớp thì tiến hành thủ tục thanh toán.

Ghi chú: nếu hóa đơn trên 20.000.000 đồng bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Kế toán kho:

• Bảng theo dõi nhập xuất tồn, phiếu Xuất Kho, phiếu Nhập Kho trong tháng (văn phòng phẩm )
• Bảng kê theo dõi chi tiết cho các bộ phận phòng ban sử dụng, các bộ phận khi nhận phải được theo dõi chi tiết ký tá bàn giao đầy đủ
• Bảng kê phân bổ chi phí các phòng,ban chưa bao gồm thuế (theo mẫu).

2. Thanh toán sửa chữa, mua mới thiết bị trong văn phòng, công cụ dụng cụ, tài sản cố định

• Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
• Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí nếu thanh toán cho nhiều khoản
• Đề xuất của phòng ban(Bản gốc)
• Có biên bản bàn giao tài sản cố định, công cụ dụng cụ giữa bên bán và bên mua (người giao người nhận ký rõ họ tên)
• Đề xuất tổng hợp của văn phòng
• Báo giá: yêu cầu từ 03 nhà cung cấp trở lên sẽ chọn nhà cung cấp có giá thấp nhất trong 03 nhà cung cấp
• Hợp đồng, Thanh lý Hợp đồng (nếu có)
• Biên bản bàn giao có xác nhận của Lãnh đạo Phòng ban (theo mẫu) nếu tài sản có giá trị lớn
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
• Bảng thanh toán tiền thuê ngoài theo Mẫu số: 07-LĐTL
• Bảng phân bổ chi phí các phòng ban chưa bao gồm thuế (Theo mẫu).

Ghi chú: nếu hóa đơn trên 20.000.000 đồng bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Tổng giá trị thanh toán nếu:

• Dưới 10 triệu cần 1 – 2 báo giá cạnh tranh.
• Từ 10 triệu đến dưới 50 triệu: phải 3 báo giá cạnh tranh, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, biên bản thanh lý hợp đồng.
• Từ 50 triệu đến trên 100 triệu : 3 báo giá, thành lập hội đồng lựa chọn đơn vi, quyết định lựa chọn, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, biên bản thanh lý hợp đồng.

3. Thanh toán các dự án đầu tư

• Thanh toán chi phí tư vấn, xây dựng và mua sắm thiết bị của dự án. Xem tại Mục IX (Quy trình thủ tục hồ sơ thanh toán Đầu tư xây dựng cơ bản) của quy trình này.
• Thanh toán chi phí khác:

   

   

  • Giấy đề nghị thanh toán ( theo mẫu 05-TT)
  • Đề xuất, Dự toán chi phí dự án đầu tư, sửa chữa (Bản gốc)
  • Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
  • Hồ sơ liên quan (Hợp đồng,Thanh lý Hợp đồng …nếu có)
  • Quyết toán khối lượng chi phí sửa chữa
  • Biên bản nghiệm thu công trình
  • Hoá đơn tài chính (Bản gốc hoặc bản copy tùy theo từng trường hợp).

Lưu ý: Ghi rõ thanh toán cho dự án nào trước khi thanh toán chuyển sang bộ phận kế toán đầu tư xây dựng cơ bản.

Nếu hóa đơn trên 20.000.000 đồng bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

4. Thanh toán quảng cáo, đăng tin tuyển dụng, đăng tín khác

• Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
• Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí nếu thanh toán cho nhiều khoản
• Giấy Đề xuất (Bản gốc)
• Báo giá của các đơn vị
• Hợp đồng, Thanh lý Hợp đồng (nếu có)
• Biên bản bàn giao (nếu là vật dụng, tài sản như banner, áp phích….) có xác nhận của Lãnh đạo Phòng Ban nhận tài sản, vật dụng
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)

Lưu ý: Trước khi thanh toán chuyển sang bộ phận kế toán công nợ kiểm tra và ký nháy
Ghi chú: nếu hóa đơn trên 20.000.000 đồng bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Sau khi được duyệt, Phòng Tài chính – Kế toán lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT), lập ủy nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ quỹ chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.

5. Thanh toán sửa chữa xe: xe cơ giới, xe con, xe khác…

• Đề xuất- nếu thay thế phụ tùng hoặc sửa chữa (Bản gốc)
• Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
• Báo giá
• Hợp đồng, Thanh lý Hợp đồng (nếu có)
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy).

Ghi chú: nếu hóa đơn trên 20.000.000 đồng bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế

• Tổng giá trị thanh toán nếu:

   

   

  • Dưới 10 triệu cần 1 – 2 báo giá cạnh tranh.
  • Từ 10 triệu đến dưới 50 triệu: phải 3 báo giá cạnh tranh, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, biên bản thanh lý hợp đồng.
  • Từ 50 triệu đến trên 100 triệu : 3 báo giá, thành lập hội đồng lựa chọn đơn vi, quyết định lựa chọn, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, biên bản thanh lý hợp đồng.

6. Thanh toán đi công tác

• Hồ sơ tạm ứng ban đầu

   

   

  • Đề xuất công tác
  • Dự toán chi cho đoàn công tác
  • Quyết định của giám đốc điều cử đi công tác
  • Lịch trình công tác
  • Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không (đối tượng được thanh toán vé máy bay)
• Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có).

   

   

  • Đơn vị bộ phận lập kế hoạch công tác: nơi đi, nơi cần đến, bao nhiêu ngày.
    Đề nghị tạm ứng tiền đi công tác: được trưởng bộ phận và ban giám đốc phê duyệt ghi đầy đủ, rõ ràng số tiền cần tạm ứng, nội dung cần tạm ứng, ngày hoàn ứng lại cho Công ty trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định.
  • Sau khi được duyệt, Phòng Tài chính – Kế toán lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT) cho người đề nghị thanh toán, thủ quỹ chi tiền, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.
• Sau khi đi công tác về thủ tục thanh toán như sau:

   

   

  • Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
  • Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
  • Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí
  • Quyết định cử đi công tác: nơi đi nơi đến, thời gian công tác
  • Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành kèm theo hoá đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở, các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường… cước hành lý (nếu có)
  • Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)

Nếu vượt khung cho phép của công tác phí thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi công tác, nếu thừa so với dự toán công tác phí thì phải hoàn nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương.

Lưu ý:

• Khi làm thanh toán chi phí đi công tác phải theo quy định của Nhà nước & Tổng cục thuế.
• Chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải có phiên dịch sang tiếng việt. Căn cứ các chứng từ trên công ty thanh quyết toán với người được cử đi công tác

Nếu sử dụng dịch phòng nghỉ khách sạn phải có booking xác nhận đặt phòng, nếu là đi máy bay phải có các chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

7. Thanh toán chi phí hoa hồng, thù lao, môi giới

• Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
• Đề xuất hoặc tài liệu liên quan đến việc trích hoa hồng, thù lao, môi giới (Hợp đồng, thanh lý hợp đồng …)
• Hợp đồng môi giới, thanh lý hợp đồng môi giới
• Giấy biên nhận tiền
• Chứng minh thư photo.

Lưu ý:

• Đối với cá nhân: Người được hưởng chi phí hoa hồng, thù lao, môi giới sẽ phải nộp thuế theo quy định của Luật thuế thu nhập cá nhân.
• Đối với doanh nghiệp, tổ chức: phải có văn bản, hợp đồng, hóa đơn tài chính, hoặc văn bản thỏa ước và được sự đồng ý của cả hai bên.